ToB产品:如何搭建一套简洁的企业集采系统?

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不知过去多久,他缓缓睁开眼,看到案头堆积着的造销玉简(报销OA),叹了口气。这玩意儿于道心无益,做起来满心嫌恶,偏偏从双叉岭到黄风岭,一路护法的花费着实不小,实在忽略不得。

他伸手摸向案前的玉简,随手打开其中一卷,把几根算筹摆在旁边,然后……继续闭目养神,而且这次更加心安理得,因为感觉造销已经开始做了。

——马伯庸《太白金星有点烦》

预算申请繁琐、采购流程长、费用报销麻烦是每个基层职场人绕不开的头疼话题。

拿大型企业营销场景举例,银行、地产、汽车公司等分支多、各类活动多,对于行销辅助品的采购需求大,若使用小批次分散采购,无法获得对供应商价格优势。

对于toB企业来说,采购管理的精细化、场景化、数字化、合规化的需求并不是个伪需求。所以,集中采购是一个大型机构的首选降本解决方案。

一、企业、用户需求存在差异性

1. 企业角度

从企业角度来说,通用希望系统能解决:节约成本、合规运营:

  • 比价工具
  • 多次询价
  • 实时改价
  • 供应商管理
  • 数据报表管理

比价工具是采购管理系统中的一个重要组成部分,尤其对于存在大于等于2个采购源以上的企业。解决方案而言,市场上已经有成熟的采购比价系统软件,协助企业进行采购决策,企业也可以通过人工比价或者自行开发系统来实现采购比价的功能,例如新增比价页面,对接付费比价接口。

场景举例:

一款新车型的推出后的营销活动中,一家汽车直销门店需要为每次试驾的用户提供伴手礼及带品牌logo的纪念品,或车友会的现场抽奖礼物。这边不涉及个人账户付款,需要从公司采购商城下单,直接寄送至门店。

香薰品类下某款商品同一个条形码(以69开头的统一商品编码)存在5家供应商,采购系统需要支持全商城遍历最低价,并支持天猫、京东旗舰店比价,让采购员通过最低价下单。

询价、改价是为了获取最低的报价,智能化的采购系统会对商品价格进行智能化监控。若涉及到618、双十一等活动下,价格下降的场景,支持供应商修改价格。

此外,合规运营也催生了供应商管理、订单管理线上化的方向。

2. 用户角度

从采购员等用户角度来说,希望系统能解决:无需繁琐指引,用户一用就会

  • 商城式导购、下单、收货
  • 下单流程、退换货流程
  • 一站式报销

采购员是一类系统角色,但其实际用户身份可能是分支机构财务部门兼岗、门店运营人员等并不是采购专业人士。拿本人举例,有场金融机构千万用户的年度账单营销活动,搭配了抽奖环节的奖品兑现,需要从采购系统的框架采购内购买手机、充值卡等物品。系统操作复杂度高,操作指南多达30+页,还需区分N种场景,录入签报号、后续核销等,与财务沟通交涉10+轮后疲惫不堪。

所以商城式采购、直接下单、简洁报销十分有必要。另,采购场景多用于公司采购,较少使用移动端场景,该部分的使用率较低,可以适当降低优先级。

二、项目管理:只抓重点

1. 项目重点

提高机构使用率,流程高效简洁。

B端产品经理必须自己在项目前中期要有自己的重点,执行中做减法,并引导需求方思考。B端用户不像C端千人千面,但定制化需求多,企业全是重点怎么办?坚持“如无必要,勿增实体”的产品设计理念,产品经理无需增加体验类、活动类需求。

2. 解决方案

一期解决核心主流程,二期完成企业定制化需求。

一期建设主流程:

采购商城产品由采购需求端、采购管理端、供应商端组成。

采购需求端提供商品搜索、浏览、加入购物车、下单、订单审批、订单结算、退换货等功能。

采购管理端提供供应商管理、商品管理、订单管理、预算录入、审批设置等功能。

供应商端提供商品管理、订单管理等功能。

二期完成定制化:

企业定制化需求,支持灵活场景,例如代下单、虚拟商品下单(数字人、电影卡等)、支持不同用户采购与报销等。

3. 运营重点通过指标追踪

由指标体系来进行全方位追踪,追踪机构下单覆盖率、机构签收覆盖率、订单时效、用户登录点击率、订单数量、订单金额等。

三、产品设计:通用标准为主

首先从全局来看产品的设计,这是在立项之初就应该与采购业务方明确一致的,往往会由财务部门牵头。范围明确后,还有各个模块之间的优先级需要明确,建议制定里程碑计划来推进节奏。

产品功能结构图:

(来源:复盘|集采系统的设计办法)
产品管理

设计一个通用的产品管理页面,录入商品信息。

订单管理

用户下单后,会生成对应的订单信息,这块状态机的设计较为复杂,以下仅做示例。

四、如何量化B端采购系统这款产品价值?

1. 提效

  • 产品咨询阶段的效率提升:通过优化咨询流程和使用智能推荐系统,产品咨询时间从5至7天缩短至2小时。这意味着企业可以更快地做出采购决策,响应市场变化。
  • 下单流程的简化:下单时间从半日减少到5分钟,这不仅减少了人工操作的时间,也降低了因等待而错失商机的风险。
  • 收货和结算环节的加速:将收货和结算时间从5天缩短至10分钟,显著提高了资金周转速度和库存管理效率。

2. 省钱

  • 成本节约:通过维护市场价与采购价的关系,系统能够智能分析并推荐最具成本效益的采购方案,直接降低采购成本。
  • 减少库存积压:通过精准的需求预测和库存管理,减少不必要的库存积压,进一步降低库存成
  • 避免过度采购:系统可以分析历史数据和市场趋势,避免因过度采购而导致的资金占用和潜在损失。

3. 省时

  • 物流计算和订单时效:通过集成的物流信息系统,可以准确计算订单的到达时间,确保及时配送,减少等待时间。
  • 自动化流程:自动化的订单处理和审批流程减少了人工干预,节省了处理时间,提高了整体运营效率。
  • 数据分析和报告生成:系统能够快速生成采购报告和分析,帮助企业快速了解采购情况,做出更明智的决策。

四、如何寻找公司内部B端产品信念感?

B端采购平台,尤其是非采购软件类SaaS机构,必然不是最出彩的项目,首先,无法直接带来营收的增长,其次用户量级也远不如C端产品大。这是事实,如何找到做事情的价值感呢?

  • 从需求本身:采购部门不是成本中心,而是企业的利润中心之一。作为企业运营的基石,通过高效的采购策略来降低成本,是实现利润最大化的重要途径;
  • 从项目本身:从0到1搭建一个采购系统,遍历项目立项、需求规划、功能设计、测试验收、运营推广,能够对初级产品经理而言是段不错的经历,相当于做了个简化版电商平台的设计;
  • 对过程而言:做好各部门的链接能够降低线下作业率,减少操作环节,以采购与财务为点,覆盖到公司内部运营的面,能知道公司运转的逻辑。

最后,很少只有一个产品经理职业生涯会只打磨一个系统。每做一个产品,通过经验的积累和几个灵感的爆发,产品的sense只会愈加浓烈,不同B端系统背后都有其互通之处。

本文由 @AI营销先锋派 原创发布于人人都是产品经理。未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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