100种分析思维模型之:清单思维

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本文作者介绍了分析思维模型:清单思维。清单思维能帮我们把众多复杂的任务分解成具体的步骤和行动计划,从而更好地管理和控制工作流程,在正确的时间做正确的事情,减少不确定性和混乱感,减轻工作的压力和焦虑感。

如今,我们的生活节奏正在变得越来越快,经常会面临各种繁琐的任务。

想象一下,当你早上醒来的时候,脑海中有一长串的任务正在等着你处理,你试图记住它们,但随着时间的推移,你发现有些重要的任务已经被遗忘了,而新的任务还在不断涌入,让你感到压力一路飙升。

在繁忙的生活中,如何才能保持高效和有序呢?

下面介绍 100 种分析思维模型的第 57 种:清单思维,它能帮助我们持续、正确、安全地把事情做好。

一、为什么学习清单思维?

在 2023 年高考作文中,有这么一句话:随着技术的发展,人们对时间的掌控更好,但有的人又变成了时间的奴仆。

在信息爆炸的时代,各种任务应接不暇,很多人每天忙忙碌碌,常常会感到时间不够用,工作做不完,无法完成目标,感到焦虑茫然。

借助清单思维,我们可以养成「高能要事」的习惯,让自己在高效能的时间段,优先去完成那些更重要的事情。

当我们面临复杂任务的时候,出错的概率明显增加,甚至会造成非常严重的后果。比如,医生可能会因为一时疏忽,导致病人面临生命危险。

通过将任务和目标写在清单上,我们可以有效减轻记忆的负担,从而更好地专注于当前的任务。

每个人都有可能会犯错,无论怎么提醒自己一定要小心谨慎,一些关键的步骤还是有可能会被忽略。

清单思维能帮我们把众多复杂的任务分解成具体的步骤和行动计划,从而更好地管理和控制工作流程,在正确的时间做正确的事情,减少不确定性和混乱感,减轻工作的压力和焦虑感。

二、什么是清单思维?

清单思维是一种将任务、目标、计划写在清单上的思维方式,不仅仅是简单地罗列出来,更重要的是将任务进行分类、排序和设定优先级,进而更好地跟踪、管理和完成任务。

清单思维的核心是把复杂的事务变成简洁的列表,让我们更好地理清头绪,使其易于理解和操作,降低遗漏或遗忘的风险,并把注意力引导到真正重要的任务上,防止被不重要的任务分心。

如果你误解了清单思维的真正作用,那么你将创建过多没用的清单,尤其是关注那些琐碎且不重要的事情,最终反而会阻碍提升效率。

清单不是大而全的操作手册,而是理性选择之后的思维工具,重点是要抓取关键要素,做到简洁、快速、实用,这样才能真正提高效能。

不要让清单变得僵化的教条,而要对清单不断进行改进,设定合适的截止日期,让它支持我们做出更好的决策和行动。

当时间紧急、压力比较大或注意力不集中的时候,人们特别容易忽视一些单调的例行事项,甚至故意跳过一些步骤。

借助清单思维,通过合理的规划和安排任务,我们可以更好地分配时间,集中精力去做最重要的事,并提醒我们不要忘记一些必要的步骤,以更加有效的方式完成任务。

三、怎么运用清单思维?

运用清单思维,大致可以分为 3 个步骤:

1. 收集并记录

首先,将任务、目标、计划收集并记录下来,确保不会忘记重要的事情。

你可以根据自己的喜好和使用习惯,选择用纸和笔来记录清单,也可以使用电子表格,或者用清单软件来进行记录,关键是确保清单足够简单和便于维护。

在「数据赋能系统」中,我设计了一个「清单」列表,专门用来记录一些比较重要的任务,方便对任务进行筛选、分类、优先级排序、设置周期和项目等操作,确保重要的任务得到优先处理。

100种分析思维模型之:清单思维

其中边界用来限定任务的数量,建议封闭的任务数量不超过 7 个,且优先完成封闭的任务。

通过灵活运用清单,可以从被动到主动,聚焦重要的任务,做起事来游刃有余、井井有条。

关于「数据赋能系统」的详细介绍,请在公众号「林骥」的后台发送:赋能。

如果任务比较复杂,或者是长期的目标,我们可以将其分解成小的步骤,并填写具体的行动提示,以便让任务更具有可操作性,也更容易衡量和追踪任务的进度。

对于一些比较简单的临时任务、购物清单、旅行清单等,我目前主要是使用 Microsoft To Do 软件,方便快速记录,并在电脑和手机端实时同步更新。

2. 执行与跟踪

在执行任务的过程中,定期回顾和跟踪任务的进度,了解清单中任务的进展和下一步要做的事情。

对于已完成的任务,把状态标记为「已完成」,系统会自动隐藏已完成的事件,以便更加专注地去执行剩下的待办事项,获得一种掌控感和满足感,让自己更有动力去完成更多重要的任务,逐渐接近自己的目标。

对于进行中的任务,可以备注说明当前的想法等信息,以便后续执行时参考。

3. 更新和调整

很多时候,计划赶不上变化。

随着时间的推移和任务的变化,你可能需要对清单进行更新和调整,包括:增加新的任务、重新设定任务的优先级等。

通过持续更新和调整清单,可以让你更好地适应变化,并保持高效和有序。

比如,我在「清单」列表中设置了一个写作的定时任务:

100种分析思维模型之:清单思维

按照备注说明和行动提示,安排好时间去执行,专注做好当下的每一个步骤。

在写作的过程中,我会借助 GPT 的力量,把文章主题和结构清单告诉它,让它帮我扩展文章的内容,并适当进行润色修改。

四、最后的话

在运用清单思维的过程中,我们要尽量保持清单的可行性,并且定期回顾、检查和更新清单,灵活应对变化,随时进行调整。

列清单这件事并不难,相关的工具和方法也有很多,但要想真正用好清单思维,需要你不厌其烦地再三进行检查。

检查,检查,再检查。

对于简单的问题,比如烘焙蛋糕,只要按照标准的步骤和流程,大概率就能做好。

对于复杂的问题,比如发射火箭,需要不同专业的人组成团队,通力合作才能解决。

对于极端复杂的问题,比如抚养子女,因为每个孩子都是独一无二的,而且结果有很大的不确定性,所以常常需要随机应变,适当放权。

我们既要把简单的事情做好,避免犯一些低级的错误,同时也要为随机应变留出足够的时间和空间。

清单必须坚守简单、可测、高效三大原则,从来没有一张清单能涵盖所有的情况,而且冗长的清单通常是无法高效并安全执行的。

荀子在《劝学》中说:「君子性非异也,善假于物也」。

孔子在《论语》中说:「工欲善其事,必先利其器」。

这些都说明了工具的重要性,使用好的工具,可以让你事半功倍,思维比工具更重要,如果你能用思维去驾驭工具,就能取得更好的效果。

总之,运用清单思维,通过收集并记录、执行与跟踪、更新和调整,可以让我们更好地驾驭自己的时间,养成良好的工作和生活习惯,让工作变得有条不紊,生活变得井然有序,进而提高工作效率和改善生活质量。

让我们一起养成记录清单的习惯,用清单思维改变自己,保持理性而睿智的头脑,系统地进行决策,创造更加美好的未来。

公众号:林骥,《数据化分析》作者

本文由 @林骥 原创发布于人人都是产品经理。未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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