B端产品经理如何打造智能人事系统？这篇深度解析从基础人事到假勤管理的完整方案，揭秘如何通过数据迁移策略、全生命周期管理、智能排班等技术手段，实现HR效率50%以上的提升。文章更包含可直接复用的运营策略与上线效果评估框架，是B端产品设计的实战手册。

计划《B端产品经理面经》系列共5篇，包括方法论及实践，也会提供相应模版供参考。

本篇文章是《B端产品经理面经》系列-编外篇01《智能人事需求文档》，后续还会有

编外篇02《智能人事方案文档》

编外篇03《竞品分析SuccessFactor》

编外篇04《竞品分析北森》

编外篇05《竞品分析飞书Office》

以上文章皆本人多年经验积累，如有疏漏，欢迎批评指正。

本文是《B端产品经理面经07-智能人事方案文档（上）》的下篇。

二、详细方案

2. 基础人事

2.1 业务概述

基础人事是人力资源管理系统的核心，是所有HR数据的源头和核心流程的枢纽，它确保了组织架构的清晰、员工信息的准确和人事流程的合规与高效

2.2 用户痛点

2.3 详细方案

【组织管理】

组织架构图

• 可清晰的展示组织架构树，显示组织层级，组织正式员工人数，兼职人数；
• 支持分角色，分岗位设置组织允许查看范围，无权限员工看不到组织树，防止机密数据泄漏。

组织人数显示

可管理设置部门名称和部门负责人设置、部门基本信息修改、部门及部门人员排序等。

组织批量管理

• 可管理设置部门名称和部门负责人设置、部门基本信息修改、部门及部门人员排序等。
• 可将部门升级为组织或业务单元，业务单元是指独立经营单元
• 将部门标识为业务单元，在某些业务审批流程中（比如新员工入职流程或财务报销流程），需要选择部门，可设置仅允许员工选择业务单元，而不是可选全部组织。

【花名册】

电子花名册

点击员工列表，可以查看员工档案，包括员工个人信息、工作信息、及6大模块沉淀的信息包括项目绩效、薪酬等。

• 自定义字段扩展： 除系统预置字段外，支持企业根据自身管理需求，自定义添加各种类型的员工信息字段，灵活性极高。
• 电子附件管理： 支持上传与管理员工各类电子档案附件，如身份证扫描件、学历证书、劳动合同、离职证明等，并与员工档案关联，方便随时查阅。

花名册可操作权限

员工对员工花名册的可操作权限分为可见权限和可编辑权限。部分字段需要给员工修改权限比如紧急联系人，部分字段员工仅可见比如直接主管，部分字段需要对员工隐藏。

关键事项提醒关键事项提醒

关键事件提醒：自动监控并提前提醒关键事件，如员工生日、合同到期、试用期到期、证件到期等，帮助HR主动规避风险。

搜索

可根据姓名、部门、职位等花名册信息进行快速检索。

关键事件提醒：自动监控并提前提醒关键事件，如员工生日、合同到期、试用期到期、证件到期等，帮助HR主动规避风险。

搜索

可根据姓名、部门、职位等花名册信息进行快速检索。

【入转调离】

管理员工信息，特别是工作信息通过事件来驱动信息变更的，最主要的几个事件就是“入转调离”，实现入转调离的方式有两种，一种是手动在组织架构中调整，一种是通过流程驱动自动实现系统数据变更。

具备一定规模的企业，首选通过OA流程驱动的方式更新员工工作信息。

流程

OA流程管理后台，我们内置了一系列智能人事流程，包括入职审批、修改个人档案信息、转正、调岗、离职交接、离职等，提升企业HR操作效率。

流程表单设计集成了“智能人事”互联控件。

OA审批和人事功能是通过“互联控件”这个来实现的。，流程设计时引用人事互联控件后，员工提单时可展示员工个人信息，通过后数据除了更新流程数据库外也会更新人事档案相关数据。

入职管理

• 支持由HR手动入职或流程审批入职。
• 有新成员需要添加进团队，可以通过入职申请表、人事花名册、或单独在管理端添加等方式添加人员进入企业。
• 可操作人员排序，批量导入导出，人员信息修改等。
• 可维护人员直接主管，部门负责人等信息。
• 通过调岗、转岗、离职申请等，可更新人员职位信息。

转岗/调岗管理

试用期员工，在试用到期后，会自动转正，也支持HR手动操作转正员工。

离职管理

离职员工在正式离职前，需完成离职交接及离职手续办理。离职交接设计到系统中待办流程、文件、管理权限（若有）的交接。

人事数据报表

人事数据报表可以更直观的呈现人力资源系统中数据的流动。实际上不同公司HR的报表都有特定的格式和逻辑，这由不同企业的业务特性决定。

在Saas数据分析中，一般会预置系统报表用于通用场景数据呈现。如果有较为强烈个性化的数据分析需求，需要对接第三方报表系统做数据挖掘与呈现。在此，我们仅介绍人事场景中预置的报表。

报表构建思路如下图

在智能人事-报表-人事报表中，可以看到四类报表。

1. 在职员工：支持以花名册中某一字段作为维度展示。
2. 员工异动：支持以周或月维度展示部门或公司内人员的变动折线图情况，主要包括入职、离职、调入、调出情况。
3. 入职员工：周期内所有入职人员分析，支持数据穿透。
4. 离职员工：周期内所有离职人员分析，支持数据穿透。

2.4 运营策略

1）历史数据平滑迁移与初始化策略

为新客户提供一站式、低门槛的历史组织人员数据导入服务，确保系统能从第一天起就拥有完整、准确的基础数据，这是客户成功的第一步。

如何做：

• 提供标准化迁移工具： 产品支持“数据初始化”功能，提供精心设计的Excel模板。模板内含数据校验规则和填写说明，客户HR下载填写后，系统可自动识别并导入。
• 提供付费技术支持： 对于数据量大、情况复杂（如需要从多个旧系统整合）的大客户，提供付费的数据迁移服务包，由专业技术人员通过脚本或技术手段完成迁移。

效果如何：

• 客户侧： 大幅降低上线门槛和初期工作量，缩短项目周期，建立对产品专业性的第一印象。
• 我方侧： 提高客户上线成功率，减少因数据问题导致的早期客户投诉，并创造增值服务收入。

2）更便捷的信息收集与入职引导策略

将被动的信息填写，转变为主动的、场景化的信息收集流程，在新员工入职这一关键节点，提升效率和体验。

如何做：

• 自动化入职指引： 员工入职后，系统自动生成一个唯一的二维码或链接。通过短信，OA待办方式发送给员工。扫码即可填写个人档案、上传证件照、银行卡等关键信息。自动触发“入职任务清单”，分阶段推送给新员工、HR和用人经理。例如，推送给员工的“阅读员工手册”、“完善紧急联系人”；推送给HR的“开通邮箱”、“制作工牌”。
• 信息变更提醒： 系统定期（如每年）提醒员工通过自助平台更新个人信息，确保花名册数据的时效性。

效果如何：

• 客户侧： HR事务性工作量减少30%以上，新员工入职体验更顺畅，员工信息完整度显著提升。
• 我方侧： 提升产品的“易用性”口碑，驱动客户使用员工自助功能，增加用户粘性。

3）企业员工全生命周期管理策略

将传统繁琐的“入转调离”动作，串联成自动化、标准化的流程，将HR从被动的流程执行者，转变为主动的流程监控与优化者。

如何做：

• 系统预置入转调离模版：提供标准化的入转调离流程模板。例如，“标准入职流程”可配置为：HR发起 -> 自动创建员工档案 -> 自动发送入职指引给员工 -> 自动创建IT账号申请任务 -> 自动生成合同签署任务 -> 自动添加到组织架构。模板中已内置符合法规的审批节点和必要环节，客户可在此基础上微调。
• 智能提醒与预警机制：监控关键时间节点。如：员工试用期结束前7天，自动提醒其直线经理发起转正流程等。

效果如何：

• 客户侧：人事操作的合规性与一致性，HR彻底摆脱繁琐的流程跟进，聚焦于更高价值的工作。
• 我方侧：深度嵌入客户核心管理流程，极大地提高了产品的替换成本，这是产品从“好用”到“离不开”的关键一步。

2.5 上线效果

1）对客户的价值体现

• 效率提升： HR部门处理基础人事事务的工时显著降低，入转调离流程处理时长缩短50%以上。
• 体验优化： 员工和管理者通过自助服务，办事更便捷，满意度提升；新员工入职体验的专业化，有助于提升雇主品牌形象。
• 数据资产化： 建立了统一、准确、动态的员工信息数据库，为企业后续的人才盘点、人力成本分析等决策奠定了坚实基础。

2）对SaaS产品的价值体现

• 上线成功率提升：客户在开通人事产品后，成功完成初始化数据导入并开始正常使用的比例大大提升。
• 增强产品粘性与留存率： 使用基础人事模块的客户，其次年续约率应显著高于未使用或未深度使用的客户。
• 向上销售转化率：通过基础人事模块的使用，客户发现了更多管理需求，从而转化为购买更高级别套餐或模块的比例。

3. 勤假管理

3.1 业务概述

假勤管理模块是企业人力资源管理的核心。它集多样化考勤、智能排班、全流程假勤申请与审批于一体。它能准确计算工时和假期，保证薪酬准确。管理者可以看到实时数据，员工可以用手机自助服务。这提高了效率和合规性。

3.2 用户痛点

3.3 详细方案

【考勤管理】

1）考勤排班

多样化班次设定：支持设置各种复杂班次，如早晚班、弹性班次、跨天班次、三班倒等，并可设定不同班次的打卡时间段、休息时长。

智能排班：支持按个人、按部门进行排班。提供排班模板功能，可快速复制周度或月度排班表，大幅减轻门店/车间排班工作量。

排班发布与查询：排班确认后，可一键发布。员工可通过APP或Web端随时查看自己的排班安排。

打卡地点限制：可设置允许打卡的地理围栏或指定Wi-Fi，防止代打卡，确保考勤真实性。

拍照打卡： 可要求员工在打卡时上传实时照片，进一步加强考勤管控。

2）假勤审批

• 与假期模块联动： 员工提交的请假、加班、调休申请，审批通过后自动同步至考勤统计结果，无需人工二次处理。
• 高级考勤方案：支持企业自定义加班方案、补卡方案、外出方案、出差方案等。

3）考勤统计

• 考勤报表自动生成： 每月/每考勤周期，系统可一键生成个人和部门的考勤汇总表，详细列出正常、迟到、早退、旷工、加班、请假等时长和次数.
• 多维度统计： 支持按部门、按职位、按时间段等多维度进行考勤数据统计分析，为管理决策提供支持。
• 数据对接薪酬： 考勤统计结果（如加班时长、应出勤天数）可自动推送至薪酬模块，作为算薪依据，确保数据准确无误。

4）员工自助

• 多方式打卡支持： 支持APP打卡（GPS定位、Wi-Fi打卡）、指纹/人脸识别机打卡等多种方式，适应不同办公场景。
• 考勤规则查看： 员工可在手机端查看自己的加班考勤规则明细；
• 考勤汇总表查看：员工可自行查看自己的加班考勤数据及汇总表。

5）异常处理

异常自动识别： 系统自动比对打卡记录与排班表，智能识别迟到、早退、旷工、缺卡等异常情况。

【假期管理】

1）假期管理

• 多种假期类型支持： 系统预置年假、调休、病假、事假、婚假、产假等法定假期，并支持企业自定义增设其他福利假期。
• 假期额度自动计算： 可根据员工的司龄、职级、入职日期等条件，自动计算并发放各类假期额度。支持按天、按小时等不同周期发放。
• 假期结转与扣减规则： 可灵活设置年假等假期的结转规则（如最多结转多少天至下一年）和清零规则（如当年未休完的假期何时失效）。

2）假期查询

员工可在移动端自行查询自己的假期余额及到期时间，比如年假，调休假等。

【考勤报表】

在智能考勤-报表中，可以看到考勤相关数据报表。

• 查询每日统计与月度汇总报表：支持以「部门」、「人员」和「时间」维度查询，时间查询最大跨度为31；可选择查询结果「包含离职人员」信息。
• 查询打卡流水报表：管理员可查看用户每日打卡流水明细，报表加载0-24点内打卡记录；可选择查询结果「包含离职人员」信息。
• 导出考勤报表：管理员可对报表进行导出操作，系统将通过异步方式加载导出，并将结果推送至下载任务中心，若用户需要导出时间跨度大于31天的考勤数据，可选择「自定义导出」方式，自定义导出支持设置最大跨度为12个月的导出时长范围。

3.4 运营策略

1）场景化智能排班与效率提升策略

针对“制造业调班频繁”、“排班困难”等具体行业痛点，优化产品支持“智能排班规则”和“批量排班”能力打包成行业解决方案，帮助实现“分钟级排班”，优化产品体验管理操作更便捷。

如何做：

• 可视化排班工具：提供拖拽式的界面，批量排班方案：支持大小周/单休/导入等多个批量排班方案，增效提速，排班不再繁琐；智能排班规则：预设班次默认排班规则，新入人员按此智能完成排班；排班操作体验佳：支持横轴竖轴批量排班、拖动排班，支持移动端排班。
• 产品功能培训：针对企业系统管理员定期举行线上培训。通过实际案例，手把手教学如何使用“横轴竖轴批量排班”、“拖动排班”等高效操作，并分享如何利用排班数据优化人力成本的技巧。

效果如何：

• 客户侧：制造业、零售等排班复杂型客户的排班效率提升50%以上，人力配置更合理，加班成本得到有效控制。
• SaaS侧：在垂直行业建立起“专业、懂行”的口碑，形成标杆案例，便于开拓同类客户。

异常处理与员工自助闭环策略

3.5 上线效果

1）对客户的价值体现

• 效率提升： HR部门处理假勤事务的工时显著降低，异常打卡签到处理效率大大提升。
• 体验优化： 员工和管理者通过自助服务，办事更便捷，满意度提升；管理员排班效率提升 80%，排班合规率达 100%（杜绝超时加班、工时不合规等问题）。
• 数据资产化： 彻底解决因假勤数据不准导致的薪酬纠纷和管理信任危机。HR从“数据搬运工”升级为“数据分析师”，能快速响应管理层对特殊维度的统计需求，提升自身价值。

2）对SaaS产品的价值体现

• 客户流失率显著下降：因考勤模块体验差而流失的客户数量应趋近于零，并成为吸引新客户和老客户增购的核心驱动力。
• 支持成本降低：与考勤相关的客户支持工单量，尤其是关于“数据不准”、“逻辑错误”的工单，应下降70%以上。
• 市场竞争力：在竞品对比中，考勤模块的评分和选型胜率显著提高，尤其是在中大型和制造业客户中。