线上协作办公,这几点小细节你一定要注意!

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在互联网日益发展的今天,线上协同办公已经成为了一种趋势,那么怎么样才能够提高线上协同办公的效率,有效地避免一些细节问题。作者结合自己的经验,总结了几点我们需要在协同办公中需要注意的细节,希望对你有所帮助。

在线上办公尤为普遍的今天,线上协作是一个非常常见的协作形式;我自己也很倾向于这样的办公模式。但是,这种办公形式非常依赖沟通,在我的日常工作中,经常会遇到需要与其他人沟通/协作的场景;

于是,今天就想跟大家聊聊一些我觉得在线上多人协作的过程中应该注意的点,顺便借此机会梳理记录自己的思考。

01 及时同步反馈,能更好地推进工作进度

线上协作由于不能面对面沟通,异步沟通就成了最常规的交流方式了,微信文字聊天、文档协作评论、邮件都是最常见的异步交流方式。对我这种有轻度社恐的人来说,这种交流方式无疑是极佳的沟通方式。

当然,也因为这样的方式无法同步沟通,双方的主动同步反馈基于显得尤为重要了

截取自一些日常对话

在线上团队协作中,无论我们遇到什么问题,最好都能及时跟其他人说明一下情况,方便其他人针对这一突发状况做出调整或者有一个心理预期,防止项目推进的过程中出现较大的问题断层。当然,我自己在这方面上也踩过很多雷区,有试过想着要怎么回复不小心就「意念回复」了,导致计划总是赶不上变化。

「不好意思,忘回了」是我之前最常说的一句话。

后来,我开始习惯使用微信的「标为未读」功能;当我没想到要怎么回或者没时间回的时候,我都会用这个功能来提醒自己——可以先不回,但不能不回。

将还没来得及处理的消息「标为未读」

后来果真少了许多「不小心忘回信息」的现象了。

02 该语音还是文字?这个要因人因事而异

微信办公是线上办公最经常出现的办公方式,那么我们在跟对方沟通的时候,应该用文字还是语音呢?亦或是直接电话沟通呢?这个我觉得应该要具体情况具体分析。

截取自我的个人说明书

上面是我在个人说明书上写到的内容:

  • 平时最好用文字交流
  • 非常重要的事情可以线上语音或面对面沟通

说实话,我是很不喜欢被打断语音轰炸的,也不喜欢被毫无预兆的电话铃声吓到;

所以推己及彼,如果我有向对方发语音或电话需求的话,我会提前跟对方说一(除非时间真的很紧急)。

当然,如果是很熟很熟的朋友之间的交流就另当别论了。

03 提前写好大纲,沟通时要条理清晰

高效交流的前提,是结构化。

如果你觉得总是很难把想说的事情直接说明白,我建议你在沟通前提前写个思维导图。列个内容大纲,然后照着大纲上写的顺序一步一步说出来。

不论是文字、语音还是视频会议,都可以用这种方式先把想说的内容梳理一遍,让表达更清晰、有条理。

04 写在最后

来简单总结一下今天聊到的线上协作要注意的3点:

  1. 及时同步反馈能更好地推进工作进度
  2. 该语音还是文字?这个要因人因事而异
  3. 提前写好大纲,沟通时要条理清晰

最后,你有线上协作的经历吗?在这个过程中有没有遇到什么值得分享的要点呢?快来和我分享一下吧!

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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  1. 我们部门曾经测试过一个办法,就是部门小组内都在一个腾讯会议里面,大家都静音,如果需要沟通就接触静音就好。这样两个人之间的业务也能被同步到其他部门同事。

    来自广东 回复