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非常时期,聊聊办公协作产品

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疫情下的非常时期,办公协作产品成为了重要的企业经营工具。而非常时期下的特殊环境,也为观察这办公协作和远程办公协作的场景和相关产品,提供了样本。具体是怎样的呢?感兴趣的小伙伴可以继续往下读读看。

“开工是不可能开工的,这阵子不可能开工的。”

正月初十的时候,一个朋友如是说。他自己有一家小公司,几个核心员工都是湖北籍,短期内别说返京,离开湖北都很困难。

在经历一个加长版的春节假期后,复工复产成为和抗疫同等重要的话题。以科技企业为代表的大量企业,采取线上复工或者错峰现场办公,办公协作产品成为恢复生产力的必要条件。

疫情终会退散,企业经营将恢复常态。但长期来看,办公协作和远程办公协作,仍会是企业经营的重要场景。近期特殊的环境,正好为观察这一用户场景和相关产品,提供了样本。

春节期间的远程协作经历

这个春节,基于我所在的Yo!群成员成立的“支援湖北”志愿者组织,用一周时间募集和捐出近五十万元的善款和物资,对接超过110家医院。

参与者位于国内外的不同地点甚至不同时区,其中25位核心志愿者分为资源组、医院组、财务组、物流组,需要高频交流和协同工作。活动虽然较为圆满的结束,却也暴露出办公协作的一些痛点:

1. 弱工具场景下,对参与者的要求高

相信大家都体验过在微信上处理工作的无奈和艰难。微信作为一个IM通讯工具,并不是为办公而生,这种“弱工具”的场景,对参与者提出了更高的挑战。

我们这群人都是资深的互联网从业者,彼此又非常熟悉和默契,但相信大多数办公协作的团队,不具备如此高的起点,则以微信作为平台,效率和效果往往很难令人满意。

2. 沟通+共享文档+日程协同,是办公协作的三大核心场景

当下的办公协作,往往是IM+在线文档+团队日历这样的实时系统。这三大系统各自的产品成熟度,和彼此之间的耦合度,决定了办公协作的效率。

如果选用两个或者三个独立产品来分别满足三个场景,这种彼此割裂的体验非常糟糕。

3. 敏感业务的安全性问题

涉及到资金流动、物资采购和发放,仅靠微信交流,其实是有风险的。在企业的日常经营中,对财产、物资和信息交换的安全需求,使得大众的、非私有部署的平台,更加不适合敏感业务。

办公协作要注意哪些问题?

前几天,我参加了职业社区“职人社”举行的线上沙龙,主题是“如何高效地开展团队远程办公”。三位分享嘉宾分别位于新加坡、巴黎、杭州,同时也都参与了前述春节期间Yo!群的志愿活动。分享中,嘉宾提出了几个办公协作普遍存在的需求,与解决思路:

  • 信任的建立,是协作的基础。“见面三分熟”是人性使然,涉及会议和重要沟通,视频好过语音,语音好过邮件和IM。
  • 小范围讨论,大范围执行。讨论沟通的分级分层,以及形成决策后的文档传递下发,是决策和执行的保障。
  • 远程协作会丢失大量信息,如语气、语境,因此充分的信息铺垫,和恰当的传达手段,是很重要的。
  • 团队的状态、进度是需要“对齐”的,通过工具而不是口头协调日程,是“对齐”的关键。
  • 文档的版本管理、权限控制、高亮变更、批注,项目进度记录的更新、项目管理手段的线上化,是在线办公工具需要支持的。支持多人协同编辑、实时在线共享,已成为在线文档必须完美支持的功能。
  • 由于内部与外部(客户、供应商、协作方、政府机构等)的信息化水平差异,尤其涉及与传统企业的对接,文档交换和信息格式转换的效率,需要提升。

用QQ、微信“土法治大病”

大多数企业对办公协作的理解,还停留在“协作=拉群”的阶段。十多年前到现在,很多传统企业的协作,依赖于QQ和QQ群,因为其提供临时对话、群文件、群内音视频会议+文档共享,能满足许多基础的协作、会议、培训需求。2017年我所在的某科技企业,办公协作也是以QQ为主。而在微信时代,仅提供群内聊天和九人通话的微信群,用于办公协作就显得极为勉强。

与在PC上演进多年的QQ不同,微信是一个原生的移动产品,为迁就手机应用场景,砍掉了大量的冗余功能,仅保障了聊天沟通的基础体验。电脑才是典型的生产力工具,微信原生于移动的设计理念,削弱了其作为生产力工具的场景。 

越来越多的管理者和员工意识到了微信办公的低效,以及工作生活不分对两者的负面影响。

钉钉、飞书、企业微信的对比

以Slack、Notion为代表的国外产品,很难满足IM+在线文档+团队日历的一站式解决方案,且由于并非原生的中文产品,对国人友好度较差。

钉钉、企业微信和后来者飞书,就是在这种背景下崛起的。 理论上,SaaS + ISV(独立软件开发供应商)的模式,以及技术实力相当,会导致同类产品设计逐渐趋同。但现实中,三家企业的理念和战略侧重不同,最终还是使产品呈现出一定的差异化。

我本人在过去的一年,用钉钉和飞书比较多。总的来说,产品设计理念上,钉钉更关注过程,侧重管理;飞书更关注结果,强调协作。这也体现了阿里和字节跳动两家企业的不同文化。

我有个朋友,去年到今年,在两家企业先后深度使用了企业微信、钉钉、飞书三款产品。她认为,之前在使用钉钉时,主要是打卡+大文件传输的场景让她印象比较深。而飞书产品功能乍一看和钉钉差不多,但日历共享和文档协同编辑体验更流畅。 “之前一直用企业微信和钉钉,突然冒出一个飞书,期待不是很高,反而惊艳到了,觉得是个非常成熟的产品。”她说。

飞书是字节跳动为了满足自身办公需求,内部孵化的产品。并且,考虑到字节跳动本身是个国际化的公司,飞书提供对话、文档翻译和时区功能,利于跨时区跨语言协同。

产品设计方面,飞书在移动端和电脑端,都把日历和文档这两个协作的高频应用放在一级菜单,界面也比较简洁清爽。而钉钉的功能更复杂,从主界面到对话框以及二级界面,充斥大量按钮和入口,5.0又推出了对标微信朋友圈的“圈子”,意图服务外部客户,进行企业私域流量运营。

易用性方面,飞书是一站式办公套件,不同模块之间信息可以互联互通,比如在文档中直接 @ 同事,同事就可以在 IM 信息流中收到提醒。而钉钉的在线文档集成的是WPS,企业微信集成的是微文档,与IM信息流没有打通。

关于易用性还有一个细节差异。电脑上,使用钉钉从主界面到新建日程、以及使用企业微信从主界面到新建文档,一共需要打开三个窗口(包含产品本身),其余操作需要打开两个窗口。而飞书除了文档操作需要打开新的浏览器标签页(不单独占用浏览器之外的窗口),其余操作均在主界面内进行。

飞书这种自研模块之间的高耦合性优势,在其他方面也有所体现。例如,在日历中可以订阅和预约其他同事的时间安排,可一键拉会议群。群组中可以一键开启线上办公室,然后大家随时可以口头交流,模拟在办公室的场景。

在线文档方面,有Google Doc珠玉在前,三款产品选择走了不同的路线。钉钉的WPS文档和企业微信的微文档,在电脑端更强调排版能力,提供字体字号颜色等类似word的编辑器功能。而飞书的在线文档更加重视协作能力,支持插入多媒体内容、投票、任务列表等丰富内容。由于是完全的云端编辑,可以实时产生、聚合内容,官方也提供了大量模板供用户选用。

有趣的是,钉钉在学习飞书,例如表情快捷回复横向排列、IM thread(对话盖楼不丢信息)、对话翻译,在刚发布的钉钉5.0中都有体现。而飞书也在增强过程管理方面的能力,如审批、打卡等细节。

至于企业微信,在我与其他朋友的讨论中,大家普遍认为,它更侧重CRM(客户关系管理)而非协作办公平台。企业微信可以与微信协同,因为你无法强迫你的客户安装微信之外的app来与你交流,所以企业微信与微信的互通就成为一种优势,但这个优势也带来许多迷之困扰。

譬如,前段时间,企业微信开放了朋友圈和200人的外部客户微信群(前100名外部微信用户直接扫码可进入),却又施加了各种限制,需要申请和审核。作为一个企业产品,很难想象其功能开放的策略,竟然是不透明和不可预见的。

同时,企业微信一方面需要考虑保留微信的使用习惯,另一方面又需要考虑企业客户的需求,这种又要对齐又要有差异的拧巴,在功能设计上造成的挑战会长期存在。

例如,与移动端不同,企业微信的电脑端群聊不显示成员头像;而其移动端和微信一样保留一个“我”的一级功能(在企业微信场景下几乎用不到),用“工作台”替代微信的“发现”位置,将日程、文档等常用功能收纳于二级界面。

在部署企业微信后,两种微信同时使用是常态,但是,混用时因为同时操作两个信息互通、逻辑相似但又不完全相同的产品,经常会让人感到困扰。

究其原因,企业微信首先是一个防御性产品,还依赖于微信这个核心产品的拉动,在设计上和产品理念上,无法完全推翻重来。其次,企业微信更多注重的是企业的营销和客户维护需求,以及“员工离职别带走私人微信上的企业客户”,而非办公协同需求或者“效率工具”。

总之,如果你有大量的外部客户需要维护和运营,内部的协同要求较低,那么企业微信更适合你。 如果你强调企业内部管理与协同,提升企业信息化办公效率,钉钉和飞书都可以满足要求。当然,钉钉的“钉一下”可能更受到部分老板的欢迎。 如果你的企业和组织具备如下特点:

  1. 从办公协同到远程办公协同,比如国际化企业
  2. 采用小团队提高抗风险能力和平均产出
  3. 强调自下而上的效率驱动(少数优秀的人联合)而非自上而下的管理驱动,如工程师文化的企业

则字节跳动“Develop a company as a product”方法论具象化的飞书,更加适合你。

#专栏作家#

判官,微信公众号:判官老司机;人人都是产品经理专栏作家,资深产品经理,知名科技媒体作者,领英产品专家委员会成员。拥有超过14年的产品、管理、创业经验,曾就职于中电赛龙、中邮普泰、播思通讯、快手等多家业内优秀企业,现为北京帅醒科技有限公司创始人。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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