电商后台产品经理——采购中心

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采购中心,是电商后台的另一大组成部分,它的核心功能包括供应商管理、采购订单管理、采购商品管理。

电商后台中采购中心是电商公司管理采购的模块,包含供应商管理、采购订单管理、采购商品管理。

在该模块中,采购订单是采购中心的核心模块;而其他如供应商的管理、采购商品的管理,都始终围绕着订单管理为中心进行。

本文将围绕电商后台中采购中心的供应商管理、采购订单管理、采购商品管理三个模块进行讲解。

在设计电商后台尤其需考虑公司的组织架构,考虑公司的个部门之间的业务流转,在设计后台尤其需要结合公司自身的组织架构和自身的业务需求,尽量精简业务流程,降低部门之间的沟通成本,提升组织的运转效率。

例如在采购这一任务流中,它可能涉及采购部的采购单生成、供应商的选择、市场部或商品部的采购商品选择、财务部的采购单审核、采购定金及尾款的付款等。

在涉及自营的后台时业务相对简单,业务流并不复杂;但涉及到平台型电商后台时业务流和逻辑则更加复杂。因此在设计平台之初对公司的组织架构,自身的业务流的理解相当重要。

这里需要说明的是:在一些电商公司里组织架构的不同,采购部可能只负责采购订单的管理,供应商的管理可能由招商部或者商务部去管理,因此供应商的管理是否独立于采购中心之外由公司的组织架构和自身的业务流程决定。本文所讲的供应商管理不做分拆。

本文将从功能架构和业务流程两个方面去拆解采购中心这一模块。

一、功能架构

在详解采购中心时,我们首先用脑图拆解一下采购中心的核心功能。

1. 发起采购

发起采购,是采购部发起采购订单的入口。这里区分为主动发起和被动发起。本文只讲主动发起采购订单。被动发起采购订单这里先埋个伏笔。

这里需要思考的一点是,采购订单的发起依据是什么?采购量是多大?

一个公司的资金在一段时间内总是固定的,选择一件商品采购后就意味着要放弃一部分其他商品的采购量,因此发起采购订单时是看哪些数据做得决策这里是需要深入思考的问题。

2. 采购订单审核

采购订单审核,这里的功能同样需要看公司的组织架构、看公司的规模、看采购的业务流程。

为了避免采购订单出错,采购订单生成后需要先有本部门的上级人员去审核,审核完毕后才会推送给财务部门去预付款。

3. 财务审核付款

采购订单审核通过后需要交给财务部门付款。付款之后,采购订单正式生效。至于在付款环节,付款比例是多少,是先付定金还是全款,定金比例是多少需要与供应商在签订合同之时确认。

4. 采购订单状态跟踪

采购订单跟踪是从采购订单生成到商品质检入库财务支付尾款完成的一系列订单状态的管理。

5. 录入供应商

在招商部谈好供应商之后,采购部则需要把供应商的信息录入系统,包含供应商基本信息,比如供应商负责人信息、支付账户信息、合同信息等等。

6. 价格管理

在供应商价格发生相应变化时,采购系统则需要作出相应更新,在价格作出更新之前,需要对价格的变更做相应审批,具体流程应该结合自身实际业务场景,这里不做细分。

7. 合同管理

合同管理主要是管理合同的业务模块,因为线下签订的合同可能是纸质的合同,这时就需要将合同文本拍照上传至管理系统,以便及时查阅。

8. 绩效管理

绩效管理主要是针对供应商的供货速度、供货质量、供货价格、配送服务等做基本的考评,以便更好的服务采购决策。

9. 采购商品管理

采购商品管理主要是指对采购回的商品进行跟踪包含商品的质检、入库等。

二、功能设计

在设计采购模块时,我们首先可以先看下采购的主要流程如下图:

采购中心的这一模块灵活性很大,之所以这么说,是因为该模块涉及到与供应链的信息同步管理,公司自身的采购工作流的差异都可能影响采购模块的功能设计。

上图中的是一般公司采购的主要任务任务流程,其中每一步都可以在此基础上结合公司自身业务去做拓展。

1. 了解采购需求

在了解采购需求这一环节中,我们可以对采购行为进行归类,按照规模和频次去划分我们可以划分为一般采购和活动采购。

一般采购主要针对于日常的缺货补货,出现频次较高,采购的种类较少,要求的供应周期相对较短,采购的数量与活动采购相比相对较少。

活动采购指在电商的大促如双十一大促期间的货物采购。活动采购相比于一般采购采购的频次较低,采购的种类,采购的数量较多,选择的供应商较多。

这里的采购需求分为两种情况:

一种是采购员发现商品中的库存快到达安全库存临界值,将影响库商品的供应而主动发起的采购行为。

另一种则是库存中心的商品到达所设定的安全库存临界值,所触发的库存警报所被动采取的采购行为。

2. 发起采购

在了解清楚采购的需求之后,即可填写采购单,在填写采购单时至于是否需要询价则可以根据自身的业务情况去酌情选择。

若是需要采购的商品已有供应商协议价,则直接填写采购申请单提交审核即可。

若是没有供应商协议价,则需要进行线下询价将采购单价录入到系统(这里供应商变更采购单价的话,同样需要审核并且上传变更价格的协议书到供应商管理模块)。

3. 采购询价

采购询价一般会通过线下进行,在系统没有协议价或者合同价到期之后则需要通过线下询价,然后更新至供应商管理模块。

4. 生成采购单

在了解完采购需求,提交采购审核之后则会根据不同的供应商去合并采购单。

在生成采购时,一天同一供应商可能存在多个货品的采购,同时一个货品可能选择不同的供应商,因此在生成采购单给供应商之前我们需要对采购订单进行分拆合并,将同一供应商的采购订单进行合并以方便采购结算。

这里需要思考的是,一笔采购订单中一件商品可能同时发货给不同地区的不同仓库,因此在设计采购订单的合并与拆分时应结合自身业务逻辑去考虑。

采购订单生成完毕后则需要提交至财务部门进行结账付款。

5. 到货结算

在生成采购订单之后,在库存中心则相应生成带入库订单,当货物到货时质检入库即可。

这里需要考虑的是质检不合格品,残次品的处理入库处理,在入库时需要如实将实际到货或者实际合格货物的数量入库。

这时供应商的质检合格率及到货周期则自动在系统中计算生成,以便于日后的采购决策。

到货质检入库合格之后财务则需要根据采购单结算采购款项,这里需要提到的是,采购的结算方式是需要根据供应商合作协议去操作。因此系统的设计需要考虑多种业务场景去合理设计。

 

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
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  1. 太抽象了

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  2. ;-)

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