通用合同管理系统设计方案(三)

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编辑导读:合同从拟稿到签订、管理再到最终执行,分别对应前面三篇的合同审批流程、合同的线上管理和合同的报表设计以及本篇的合同变更和管控。本篇主要介绍合同的变更和合同的管控,作为合同管理系列的完结。

一、合同变更

在聊合同变更之前,我们先要清楚地知道:实际上并不存在合同变更。变更是将原有的变更为其他的,一份合同签订以后,要么执行完,要么中止合同,不存在变更一说,即对原有合同进行调整。

但是存在变更合同,即通过新的合同来对原有合同内容做补充说明,而这些补充说明内容实际上是一份新的合同,这个变更合同叫法很多,有子合同、补充协议等等。在该文中我们全部就先叫补充协议。

合同没有变更一说,但是我们的合同管理库中的合同内容可以变更,即因为补充协议的产生,原有合同内容的部分内容会有变更,如主体、约定的内容、合同金额等等。

1. 金额调减

合同签订完,在执行的过程中,因为某些原因导致需要调整合同的金额,如原合同金额为100W,我们签订完补充协议后,需要将合同金额调整到80W,这个附加协议对合同金额的影响就是原合同金额调减。

2. 金额调增

和金额调减相反,原合同金额100W,补充协议规定,需要将合同金额调整到120W,改补充协议对合同金额的影响则为金额调增。

3. 其他调整

补充协议的签订也有可能只是明确了合同中部分不明确或者需要进一步明确的内容,而不影响原合同金额,我们归集到其他调整中。

这里需要说明的是:一份补充协议中其他调整和金额的调增或者调减可能是成对出现的,即出现其他调整+金额调减或者是其他调整+金额调增,额,好像一句废话,但又不是废话,购买合同中,有可能出现调增或者调减同时出现的情况,我们基于原合同金额对比即可。

当一个合同附加协议出现以后,原有合同内容会发生一些变更,我们需要同步去调整合同管理系统中登记的内容(合同附件不允许变更),这里有两种情况需要考虑。

1)补充协议和原合同都生效

这种情况比较常见,补充协议签订以后,原有合同继续生效,毕竟补充协议是基于原合同的。

2)补充协议导致原合同失效

这种就比较特殊了,补充协议签订以后,原有合同全部失效,这里就比较麻烦了,因为正常情况下,补充协议基于原合同,原合同失效、补充协议也失效,但是如果补充协议不生效,原合同怎么会失效。

这里我们不展开讨论了,下面我们基于合同管控在细说。

二、合同管控

合同管控和合同管理有区别,合同的管控是基于合同管理,连管理都没有,根本没办法谈管控,当然合同管控是需要和项目或者其他内容结合起来,我们这里不做展开,后续的文档中我们会将这一块的内筒结合进去。

合同管控必须是系统+人为两种并行,不能完全交由系统来控制,毕竟合同签订有固定金额和非固定金额两种(当然有些合同根本不涉及钱,那么就当成固定金额吧,金额为0,这里我们主要讲固定金额的合同管控,非固定金额的我们简单了解即可。

1. 合同状态

合同一定要控制状态,失效的合同不应该被操作,执行完成的合同不应该被操作……

2. 合同金额管控

在合同签订的时候,双方是会明确合同的金额和收付款类型,这里的管控分成:签订时,金额分级审批、执行时收付款金额不能大于合同签订金额。

签订时分级审批:当合同的金额大于某金额的时候,我们的审核应该更加严格。

执行时,收付款金额不能大于合同金额:对于付款合同来说,我们需要控制的是:申请付款不能大于合同未付款金额,总不能100W的合同,申请付款120W吧;对于收款合同来说,我们需要控制的是:申请开票金额不能大于合同未开票金额,总不能100W的合同,开120W的票吧,当然如果100W的合同收了120W,那赚大发了。

3. 合同期数控制

合同收付款的时候,固定金额基本会有对应的期数,可能一期,可能好几期,在合同期数控制的时候,需要考虑是否超时和申请付款应该按照期数来进行(不然合同的收付款计划将形同摆设)。

是否超时:合同的应收应付时间确定以后,我们应该严格的执行,出现异常情况的时候,我们就要考虑是否审批的时候,预计收付款日期填写是否合理,业务是否出现异常。

按照期数执行:为了方便,我们可能会只管总金额,不考虑按照期数来,但是为了合同管理能更好地执行,建议按照期数来控制,即第一期没有付完,就不应该付第二期,当然可以合并两期或者多期。

4. 条款控制

合同签订的时候,收付款都是有条件的,条款的控制,主要目的是反推业务执行情况,这一块情况比较复杂,每一个企业的情况都不尽相同,只做一个简单的举例:如合同约定,系统上线付第二期款,到时间了,合同钱没有付出去,这个时候我们就要考虑是否是因为项目执行出现了问题。

5. 非固定金额的合同人为控制

对于协议类的合同,我们纳入到系统管控中的话,也不是不行,只是会比较麻烦,所以建议人为管控。如:合同签订的时候,协议类的,不应该要求申请人填写合同的总金额,合同的收付款期数……这样会让申请人很难受,同时会导致需要不断的人为调整合同的金额,更合同管控带来不便。

三、合同变更&合同管控

合同变更如何调整合同管理系统中的线上数据,其实跟我们的管控策略相关,如果我们管控对象都是原合同,那么我们就需要根据补充协议来调整原有合同线上登记的内容,如合同的金额,合同条款等等;如果我们将补充协议当成新的合同,那么就可以不用考虑调整原有合同内容,当成两个合同来管理即可。

调整VS不调整:

调整的情况下管控比较方便,补充协议真就只作为补充协议。将补充协议作为附加内容,关联到原合同中(只要在原合同中能查到有补充协议就可以了)。

不调整的情况下,控制比较麻烦,就比如合同的金额调减,对于补充协议来说,合同金额肯定是正的,只是有一句话告诉你要把原有合同金额减少,付款、收款都难以控制。

个人建议将合同的补充协议就作为补充协议,不做管理,根据补充协议调整原有合同管理系统中的信息,让附加协议能被找到即可。

四、结束语

合同的的变更不存在,但是我们可以根据补充协议的内容变更合同管理系统中记录的内筒。合同管控很重要,合同审批、执行等都要依托于合同管控。没有合同管理则管控难落地,没有合同管控,合同管理形同虚设。在合同管理系统中,需要同时考虑管理和管控。

整个合同管理相关内容基本完结,在实际中,我们会遇到很多情况,希望合同管理系列文档能为大家在设计合同管理系统时提供一定的建议,后续我们接着讲关于项目管理、资产管理等内容。

 

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