跨境电商海外仓(6):WMS的唯一码管理功能设计

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编辑导语:在前几篇文章中,作者分别为我们总结了WMS的入库功能设计、出库功能设计、库存功能设计、盘点功能设计和退货(RMA)功能设计的方法。在今天这篇文章中,作者继续为我们分析了唯一码管理的功能设计方法,快来收藏学习吧。

唯一码管理是指货品在仓库的进销存过程中,需要记录每件货品单独的唯一编码(SN/IMEI/溯源码等),与相应的工单关联,以便于打通一些增值业务。

例如:指定唯一码出库,售后退件关联出库订单,商品溯源追查供应商等。

跨境电商海外仓:WMS的唯一码管理功能设计

iPhone12的包装盒背面

本文来跟大家聊一下我在设计跨境海外仓WMS中的唯一码管理功能的过程中,一些心得体会和遇到的难点与踩过的坑。

唯一码管理功能不算太复杂,但是实施成本比较高,收益可能并不太显著,所以并非所有的仓库都有此功能,算是WMS的一项可选的增值服务。

如果是全品类仓,因为涉及到的产品五花八门,业务场景复杂多变,所以系统要支持的功能就很丰富,常见WMS的代表为富勒、Infor、京东、菜鸟等。

而如果是单品类仓或者业务比较垂直的仓库,涉及到的产品种类单一,业务场景也比较单一,所以系统所支持的功能就少了一些,主要体现在一些自研的小型WMS或者是海外仓WMS中,例如:跨境领域常见的日本海豚仓、飞鸟仓、易仓、谷仓等。

WMS唯一码管理的用途和意义一般有以下几种:

  1. 方便售后,对于一些高价值类的货物,用户发起售后之后,可以用唯一码来判断货物的销售渠道(是从平台A还是平台B),避免以次充好,诈骗商家;
  2. 防止串货,有一些货物会有限定的销售区域,不同的唯一码对应的可销售的区域不同,用来限制经销商在不同区域乱出货,扰乱市场(国内的OPPO和VIVO就有这样的制度);
  3. 异常追溯,当某些货物出现异常或者问题的时候,通过唯一码来确认工厂生产的批次或对应的采购渠道等,方便定位问题,追查异常。

一般来说,海外仓记录唯一码主要是用于售后服务跟踪,防止以次充好,欺诈售后。

例如:从eBay买了一个有问题的14天机,然后从Amazon买一个新机器,再将有问题的14天机器退回Amazon,要求退款。如果Amazon没有办法证明此手机是从FBA仓库发出的,那么可能说不清到底是发的机器有问题还是用户在欺诈商家。

跨境电商海外仓:WMS的唯一码管理功能设计

跨境电商欺诈

跨境电商卖家被欺诈的新闻挺多的,因为卖家自己远在海外不能亲力亲为,同时又不得不遵守平台的制度和当地法律法规,所以如果被恶意用户盯上,很多销售纠纷自己都会吃亏。

一、唯一码管理流程

跨境电商海外仓:WMS的唯一码管理功能设计

唯一码管理流程图示

唯一码管理一般分为以下几个大流程:

  1. 创建货品的时候开启唯一码管理,且在WMS中配置唯一码的校验策略(也可以将策略配置会放在前端OMS中);
  2. 在WMS入库收货的时候,判断货品是否开启了唯一码管理且需要入库扫描。如果是,则需要清单数量时候逐个扫描货品上的唯一码,扫描的时候再根据校验策略进行判断;
  3. 在订单出库复核的时候,判断货品是否开启了唯一码管理且需要出库扫描。如果是,则需要逐个扫描订单中的货品上的唯一码,扫描的时候再根据校验策略进行判断;
  4. 在订单发起退件的时候,仓库收到了退件单,在扫描货品的时候也需要根据货品的唯一码管理策略来判断是否需要扫描唯一码。如果需要扫描,再与出库订单的关联唯一码进行匹配,判断唯一码是否正确。

海外仓的唯一码管理一般不会做到按唯一码出库这种粒度,因为普通的唯一码管理成本已经算高,如果要精确到指定唯一码出库:一方面需要对上游系统打通;另外一方面也对仓库的管理要求很高,成本特别高。

所以一般的唯一码管理的粒度就是做到出入库记录唯一码,到时候退货的时候可以用唯一码关联对应上原出库订单即可。

二、唯一码管理的几个特殊点

从本质上来讲,唯一码管理就是在货品SKU的粒度上,再对货品进一步细化,逐个记录唯一码,所以只需要在入库和出库环节分别记录并对应上即可。

但是由于实际的业务场景的变化,有些操作并不能如理想环境中那般行得通,从我的实际经历来看,一般有以下几个特殊点需要特别注意:

1. 特殊点一:各个仓库的策略不同

一般来说海外仓系统都是会分布多个站点,布局在不同的国家或者地区,这就导致了有很多操作需要因地制宜做定制化。

例如有些地区的仓库,人工费用极高,如果是要在入库的时候逐个扫描PCS数,那么费用就很贵。

客户不太愿意承受这么高的报价,但是又想要用唯一码管理的功能。所以业务方就会希望系统能在这方面开个口子,做一些灵活性的调整,所以就导致各个仓库的策略就会有所不同。

例如同一个客户的货物,在A仓可能需要入库扫描,出库也扫描;但是在B仓,因为费用的问题,入库不扫描,只是出库扫描;或者在C仓扫描的时候只是记录唯一码,而在D仓的时候则需要校验严格的格式。

在设计系统流程、方案的时候,一定要考虑仓库不同带来的策略不同这个点,做到提前心里有数。

2. 特殊点二:产品类型不同扫描方式也不同

一般来说不同的仓库所存储的品类也会有很大的不同,但是如果需要唯一码管理的产品肯定是有相同的特性,如一品一码,即一个产品一个唯一码。

这就意味着入库的时候需要逐个扫描,对于海外仓库来说,人工成本是需要特别关注,精打细算的。如果逐个扫描,那么收货时间就会很长,需要花费特别久的时间。

但是客户又希望能做到扫描唯一码,需要这些数据用来做售后服务。

于是业务方就想出了与逐PCS扫描所不同的扫描方式,批量扫描。例如3C类产品(手机),一箱一共有10PCS或者20PCS,如果打板到仓,那么逐件扫描,则需要拆板,拆箱,费时费力。

解决方案是,工厂出厂的时候可以将一整箱的唯一码做成一个二维码,然后张贴在外箱上。在收货的时候可以逐箱清点,扫描的时候也可以直接扫描外箱的二维码,一次带出整箱所有的唯一码,效率翻番。

标准化的产品可以做成外箱二维码,完成批量扫描,效率提升很多;而非标准化的产品则需要拆箱,逐个扫描,效率低下,要尽量避免。

3. 特殊点三:唯一码的格式千奇百怪

需要唯一码管理的产品,一般产品本身会带有出厂时预设好的IMEI或SN码(Serial No.) ,但是因为有些产品的包装盒在设计之初,没有考虑到仓库实际作业的场景,导致背面有多个条码,很容易扫描错误。

例如下图中的魅族的手机包装盒背面,有5个可扫描的条码,除了右侧的EAN码(69码)比较容易扫描之外,剩下的4个码,排列在一起,很容易扫描错误。

跨境电商海外仓:WMS的唯一码管理功能设计

图片来源于网络

如果唯一码的扫描策略没有开启校验格式和长度,那么扫描错了系统也不会报错,可能扫描的码并不是唯一的,后续再想要追查数据就比较难了。

所以为了避免类似问题,同时也防止仓库作业的时候出错,一般会开启对唯一码的格式校验的策略,而格式校验规则取决于客户的唯一码格式。有些客户是用IMEI,有些客户是自己自定义的SN,还有一些可能是奇奇怪怪的码。

针对上述情况,我们在唯一码管理上改了好几次版,最后采用了下图的这种校验策略的配置。

优势是可以精确化配置到单独的SKU,支持多种场景;劣势就是配置比较繁琐,得要提前维护好相应的策略,后续的作业才能顺畅。

跨境电商海外仓:WMS的唯一码管理功能设计

唯一码策略配置

三、难点与踩坑点

跨境电商海外仓:WMS的唯一码管理功能设计

1. 提升效率的同时要减少错误率

海外仓人工费用普遍居高,所以在每个环节都希望能降本增效。逐个PCS扫描唯一码,基本上不太现实,在现有报价的情况下,仓库基本上是不会同意做此操作的。

针对一些标准化的客户,仓库能接受扫描外箱的唯一码,达到批量扫描采集数据的目的。而针对一些非标准化的客户,我们最后采用策略是关闭【入库扫描】,使用人工后置的Excel表导入的方式来完成快速收货。

相当于收货的时候把需要唯一码管理的货品当成普货,然后完成数量上的快速清点入库,最后再让业务人员向客户索取唯一码数据,手动用Excel导入这些数据。

2. 唯一码管理的策略开与关

一般来说,如果开启了唯一码管理,那么后期客户不需要对唯一码管理了,则可以关闭唯一码管理,把某些SKU当成普货来处理。

但是如果关闭了唯一码管理之后,再次开启的时候,则需要考虑做相应的限制了。

在库的一些产品可能因为之前关闭了唯一码管理,所以没有扫描记录唯一码,而如果又开启了唯一码管理,则出库扫描的时候,触发【唯一码在库校验】则会报错。

开启后又关闭,关闭后又开启,很容易导致数据错乱,建议提前做好限制,避免后续雪球越滚越大。

3. 唯一码校验策略配置繁琐

如果所有的仓库对某个SKU的管理策略都是一样的,那么这条管理策略可以放在OMS上来维护,然后同步给所有的仓库端。但是如果不同的仓库对同一个SKU的管理策略不一样,那么这条管理策略就只能分别存放在不同的仓库端WMS里面了。

这意味着,用户开启了唯一码管理策略之后,如果不同的仓库有不同的策略,还需要联系相关业务人员单独在不同的WMS中配置不同的策略。

从实际的作业情况来看,很多时候业务人员会忘记提前配置好WMS的唯一码策略,导致仓库作业的时候报错后才发现。为了避免此类问题频繁发生,建议前期尽量标准化货品审核流程,新品引入流程等,多培训相关的业务人员,做好走查表,避免遗漏。

4. 退件入库的处理流程会比较繁琐

如果不是唯一码管理的产品,在退件收货的时候,只需要核对SKU正确,数量正确即可。

如果是唯一码管理的产品,在退件的流程上会比较繁琐,因为需要逐个扫描唯一码,然后判断唯一码与出库订单的关联关系。需要SKU正确,唯一码正确,数量正确。

如果有唯一码不正确的情况下,还需要考虑部分正确的是否可以先上架还是要等到所有的异常都被审核处理了之后再上架。

这一系列操作都会导致退件的处理流程被切割得很琐碎,再加上海外仓还有时差、语言、文化等方面的制约,导致退件的处理成本居高不下。

很多电商卖家对售后的成本无可奈何,为了保持品牌口碑,维持用户体验,会选择以换代修或者有问题的产品干脆直接再重新补发一个。

四、总结

虽然唯一码管理的核心逻辑和本质需求并不复杂,但是海外仓WMS的唯一码管理和国内全品类电商的唯一码管理还是有很多不同的地方,这些不同的地方大多数都是因为业务形态和实际作业生产情况等因素而产生的。

本文只是抛砖引玉,讲得不算太深,更多的是以自己业务实战和接触到的海外仓现状做了一些总结和复盘。

唯一码管理虽然没有特别高深的逻辑,但是做起来也还是有一定的复杂度,容易踩坑。踩坑的点,主要体现在兼容不同的客户需求和多个仓库间的操作需求,同时还要保证系统的灵活性和可拓展性。

海外仓WMS的需求特点就是需要兼容三方的利益,仓库方,公司方和客户方,甚至有时候还需要兼容供应商或代理商的利益。

在多方的压力之下,产品方案的设计很难保证十全十美,更多的是体现出某种决策的偏好,例如是偏向用户,还是偏向仓库或者是偏向公司。

当出现决策偏好之后,也就意味着要做好心理准备「得罪」某些相关方。

此刻,属于产品经理的难题也已经悄悄来临!加油吧,产品人!

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#专栏作家#

vitamin,微信公众号:皮酱叨逼叨。人人都是产品经理专栏作家,公众号运营小白,初中级B端产品一枚(一年开发经验+三年产品经验)。主导过在线教育类产品,目前是跨境电商供应链仓储物流产品一枚,欢迎勾搭,一同学习。

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  1. 写得很好,赞。逻辑清晰,而且从很多地方能够看出作者是一个善于思考的人,可能也仅仅是做的过程遇到的一些坑的经验,哈哈

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    1. 哈哈 感谢认可,确实是很多都是坑,总结了很多经验和教训,分享出来怕大家也踩了

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