关于操作记录的思考,我总结了这些

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导读:操作记录无论是在工具性产品或 B 端产品设计中都是很常见的。在各类产品中都有涉及这个模块,便于追溯用户历史操作行为。在产品多样化的今天,操作记录使用于什么样的产品?在设计时需要注意哪些事项?本文对此做了思考。

操作记录在系统中,将用户操作前后系统数据发生变化的行为,以及某些重要或敏感信息的浏览行为进行记录。在面向不同的用户群体时,比如:面向管理员和面向用户,操作记录的信息内容会不同,在本文中,以面向管理员的操作记录为主进行探讨。

面向管理员的操作记录:需要记录操作者的名字以及操作时间与操作对象和操作事件,知道这个是“谁”操作的,以及用户的操作,新增、编辑、删除的行为记录,如有重要信息,则信息的查看记录也应进行记录。

每个操作记录的信息都可以归入以下三个类别(系统功能相关的操作成功的信息、错误信息、操作失败信息)错误信息:表示一些重大的错误,失败的进程,系统故障等,比如 504 报错、500 报错

操作成功信息:除查询以外的,可以使系统数据操作前后发生变化的行为信息,以及重要信息的浏览记录

操作失败信息:使用系统功能操作过程中,未成功的信息

目的:快速定位问题,及时解决。

在操作系统的时候,只知道当下我们眼前的这个问题解决了,然而我们并不知道这个操作背后的会不会有其他的潜在问题。

对系统而言,每个模块及功能都不是独立存在的,操作的变化会引起一系列相关业务/数据 发生相应的变化。针对 A 的操作,可能会影响 B,但是需要结合其他的条件,才会出现情况的发生。

因此,对于间接发生的问题而言,事故发生的时候,时间往往是滞后的。这个时候通过操作记录查找引起这个事故的源头问题,进而设计解决方案从根本上进行解决。

例如:在某 B端系统中,由于某管理员在品类管理中,将某品类 A 进行设置为禁用,那么业务员在填写单据时, 就无法再选择品类 A 进行关联了。在权限分配时,发现 A 品类无法进行选择,分配给某用户。在操作记录中,经过查看,发现这个品类已经被禁用了,所以权限分配的时候也

没有办法选择到。

一、如何设计操作记录?

从以下 2 个方面进行思考:

1. 什么样的行为可以触发操作记录?2. 操作记录主要记录什么?

1. 什么样的行为可以触发操作记录?

在系统中,根据用户使用产品的行为来设置触发操作记录的条件。在 B 端产品中,用户对系统中的数据进行添加、编辑、删除这些行为时,需要进行操作记录。新增带来的问题,即用户在新增数据过程中因为疏于检查、思考不严谨造成的业务数据与实际情况不符的问题。

记录数据的新增的目的是,当系统出现问题时,可通过查看该数据是在什么时间新增的,在操作记录中快速定位问题,另一方面也是对用户行为的监督,减少问题的发生。

例如:采购业务员在系统录入采购数据时,预算金额 30000000 元,录成了 300000 元,疏于检查就提交了采购单据,在后续执行过程中发现财务部门的资金没有到位。通过创单日期,在操作记录的查找到对应单据的创建者,询问当时的具体情况。

后续解决方案:

1.用户在填写单据后,点击提交后,提示用户认真检查;

2.预算金额中用户填写的数字增加分位符:300,000,000 元;

3.预算金额中允许中文填写:3 千万元

记录数据编辑的目的是,数据添加后,单据的相关人员在后续的执行与操作过程中会对该数据进行编辑,使数据在时间的推移过程中不断的发生变化,当现存数据与实际业务存在偏差时,需要查看该数据什么时间被谁修改,找到对应的操作人员,询问修改的原因及当时的场景,对业务进行处理。

记录数据删除的目的是,当有重要的数据被人为误操作删除时,通过操作记录可以快速查找删除的单据进行恢复。

系统中问题的产生来源于系统数据的变动,即用户的操作;没有操作行为时,系统本身是不会产生问题的,故需要将引发系统数据变化的操作行为作为触发条件并进行记录。

用户的操作“新增、编辑、删除”与操作结果“添加一条新的数据、数据编辑前后的值不一样、删除一条数据”这些行为是符合条件的,并且是具体的,可控的。对系统而言,判断条件是明确的。用户在对系统中的数据进行添加、编辑、删除这些行为时,需要对用户操作行为进行记录。

2. 操作记录主要记录什么?

对于不同的产品而言,产品的操作记录记录的内容是不一样的。但总结起来为:谁在什么时 间做了什么事情。大致可以分为 3 个内容:操作时间、操作对象、操作事件。

记录用户操作行为的时间、事件、以及操作对象。便于追溯用户的行为记录,遇到问题,可 以快速通过操作者、时间、事件进行定位、以及追溯问题产生的背景,查明原因。

操作时间:记录用户操作行为的发生时间,即系统中数据发生变化的时间。能够帮助用户在出现问题时根据操作时间,缩小查找范围,快速定位。

操作对象:记录“谁”在系统上进行了操作,即引起系统数据发生变化的操作者。能够在出现问题时,快速找到数据的操作者,进一步了解数据的具体信息。

操作事件:记录用户做了什么操作,包括具体的操作动作(新增、编辑、删除等)以及被操作对象(某条单据中具体更改的某些字段或者操作)。查看引起问题具体的字段或者数值,对问题进行深究。

举个例子

在充电桩业务后台管理中,对用户操作前后系统数据发生变化的行为进行记录。如:在 2020 年 11 月 9 日的上午 10 点,小董在费率管理中修改充电费率。

当住户在锦绣花园小区的充电桩充电时,发现原本 5 元可以充满,现在需要支付 7 元才能给电动自行车充满电,通过用户意见反馈,反馈了这一问题。管理员通过用户反馈判断可能与小区充电桩设置的充电费率有关,通过问题发生的时间,以及用户所在的小区,在操作记录快速找到了关于该小区费率相关的操作记录。与案发时间最近的一次修改记录中,通过查看详情中费率值的修改:由“每小时 0.5 元”修改为“每小时 0.7 元”确定了问题的产生原因。进而,向该问题的操作者小董,了解修改费率的原因,是该区域的代理商重新与小区物业签订了费率。

二、结语

综上所述,可以看到操作记录的本质是当系统出现问题时,可以快速定位问题;帮助用户回溯事件背景,找出缘由;在一定程度上也对用户操作的行为起一定的监管作用,使其在操作过程中更加谨慎。

故在设计系统操作记录过程中,应以“记录什么”为重点,进行思考,设计符合当前业务场景的操作记录模块。

 

本文由 @鲸鱼 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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