深度解析字节跳动文化:让效率起舞,全面数字化在线协同办公的最佳实践?

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编辑导语:疫情肆虐,在线办公的用户数量急剧增长,所有的线上协同办公成为了唯一的实现高效率办公的办法,而字节跳动的效率文化值得所有公司的学习。企业实现全面数字化转型,实现在线协同办公,对于现代企业来讲,是一个趋势,也是一种必然。这篇文章向我们深度解析了字节跳动的效率文化。一起来看看吧。

Bytedance,字节的业绩在起舞,字节的效率也在起舞。

当前全球疫情形势依然严峻,企业的全球扩张,疫情的升级,数万员工居家办公,产品的用户量级飞速增长,快速迭代需求推动。所有这些,都在倒逼企业,寻求一种能够线上协同办公的高效方式。

而字节跳动,仿佛正在成为协同办公的最佳实践企业。这家管理着全球几百个办公室,十万量级员工的企业,是如何做到持续的远程办公,高效稳定的协作的呢?

字节跳动的底层逻辑是:“Develop a company as a product”(像打造产品一样做公司),为了应对短时间内飞速扩张的单产品全球业务规模,字节跳动把业务扩展到全球117个国家,在26个国家有269个办公点,有员工10万人,拥有117国国籍。

能够让如此大规模的远程办公进行的非常顺畅,“飞书”工具功不可没。通过“飞书”,字节跳动把会议,文档,沟通,目标管理,甚至包括邮件和审批,集成于一身,把效率发挥到极致。

飞书,到底是什么?

“飞书”,又名“Lark”,是字节跳动从奈飞公司(Netflix)的“Context,not control(情景,而非控制)”管理理念中受到启发,创造出来的一套整合数字化工具体系和企业办公协作的平台。通过这个平台,让每个员工在理解来龙去脉的情况下,自主作出更好的判断决策,大大提升了决策的效率。

飞书的背后,其实是字节的效率文化,我给这个文化总结的定义是:效率协奏曲。

一、奏一曲效率协奏曲

1. 分享文化

在字节跳动,所有知识云文档化,工作群内的信息默认对所有群成员可见,信息的管理权属于公司知识库,打破了个人文件不愿意共享的界限。

信息的拥有者可以规定信息的阅读权和编辑权,管理者也可以决定哪些成员可以进群享受这些信息。

同时,所有信息都可以分享,但对于以副本、转发等形式的传递,系统可以跟踪发送者和传播途径。这也保证了信息发布者的权益和信息传播的安全。

为了保证初入职没有接触到业务核心信息的员工有资料可用,同时让很多信息可以二次使用,字节跳动知识库里的共享信息会随时有补充、积累和沉淀。

一方面提供Wiki资料库、工作群PIN功能等工具帮助信息沉淀,另一方面,除设有专职团队负责Wiki资料库整理外,还鼓励个体员工自发构建专题收录文档,丰富信息知识库等。

而飞书值班机器人,也可根据关键词搜索,推荐Wiki资料库内容,便于员工对信息进行二次应用转化。

唯一不足的是,对于全球办公而言,一些国外的员工,可能是更关注隐私、更注重自己的权益,所以,不太习惯使用共享文档。

当然,这样的“不习惯”,也必然在对公司文化的逐渐融入中打破,所谓“开放谦逊”的字节范,正是全员实践的企业文化。

2. 文档文化

字节跳动提倡以简洁精要的文档作为信息主要载体,作为工作汇报的文档,只要能够把事情写清楚,让看的人明白就可以。

一般的工作文档,包含这样几个部分:

  • 交代背景,阐明事件当前的背景信息,拉通阅读者的信息认知;
  • 给出目标,明确事件要达到的目的,给出明确的预期;说明思路和过程,具体介绍How和What,怎么做和做什么;
  • 明确任务拆解和相关负责人,确保事件推进任务明确,人员齐备。

文档把这几个部分写清楚就可以了,不需要做成PPT,更不需要做无谓的PPT美化。

在字节跳动,云文档有多方同步编辑的功能

如果多部门同时讨论一个议题,与会者可以针对会议材料实时反馈自己的想法,在共享屏幕上共同讨论。

而信息旁边的小绿点,也可以显示出,自己的反馈和想法是否被读,对信息反馈的效果一目了然。

此外,字节的云文档还支持表情回复、投票、点赞、问卷等多种互动功能,让实时反馈更方便更及时。

飞阅会也是字节文档文化的一部分,这种开会形式,带来的是内部取代ppt的、更扎实的文档文化。

让所有与会人员、所有部门都能平起平坐的、高效的、面向主题会议进行讨论,即使是最高级别的双月会也是如此。

3. 全流程管理

字节跳动对员工的每件事情,都能实现全流程的沟通。帮助每个个体,做好知识管理,进度管理,实现文档的线上交互。

消除了每个企业老板最痛恨的形式主义和官僚主义,打破每个人的保守主义,实现知识共享。

对员工的制度管控方面,字节倡导基于员工信任的管理,不强调制度流程,不重视“不出错”,更强调“干得好”。

善意假设员工有成熟的自驱力、能力充分、值得信任,在此基础上加大授权、减少管控。比如:从环境入手,激发“善动机”,对于新入职的员工,通过360评价、随时反馈等机制展现环境的善意。

通过Spot bonus、字节范奖、Newsletter鼓励、“秀出来”等方式,让员工产生被尊重的感受。

通过鼓励“先跑起来”、“不设天花板”、“不设边界”等文化,给员工提供充分的成长和创造空间,达成员工“自我实现的动机”。

在职位管理上,不使用职位头衔,档案中的职位级别也不公开,员工工号也会被打乱,不体现入职时间。所有员工福利一致,没有层级区别。

在目标管理上,首先强调目标的合理性,只要目标是对的,资源和能力总有办法跟上。鼓励员工“挑战不可能”,设定只有50%可能的高目标,作为行为牵引,并记录在自己的OKR中。

对于激励手段的管理,字节跳动重视实时反馈激励对员工效率提升的影响,例如,员工在飞书群中发表意见或上传完成的工作时,他人可对某条意见想法或工作成果“点赞”,领导或同事较多的点赞,会对“作者”产生激励作用,同时,有效促进同时之间工作上的交集和互动。

对员工自我实现和自我成长的管理,更多是培养员工的“自驱力”,通过“干中学”和“启发式环境”赋能团队。对于有能力做决策的“能人”,可以自主决策,并自我激活、自驱学习,领导只负责引导。

文化衍生出工具,工具反向再促进文化的落地和传播。在字节,文化和工具是双方向螺旋式上升的。

二、工具和文化,如何通过工具落地这一曲效率协奏曲

1. 我们先来看一下飞书的几个重要功能

  • 智能日历:用户不仅能够查看所有人的时间表,还可以挑选团队适合的时间来约会,约会人员可以自动生成一个飞书群。
  • OKR管理理念:任何员工可以看到任何同事的OKR,以及基本信息、汇报关系,包括张一鸣本人。
  • “云空间”服务:飞书在线协作文档,远不止是一个文档工具。其实是内部一个“在线脑暴的工具”。员工可以在飞书的云空间里编写自己的云文档、表格等,然后把这个文档丢到聊天会话里,并在绘画界面赋予群组成员编辑权限,那么,整个群组成员就可以头脑风暴,一起写文档、评论和点赞。
  • 一站式数字化服务平台:无缝将会议、文档、审批等诸多办公场景与通讯整合打通,用户可以通过中心化的信息流来处理工作,而不需要在各个工具之间来回切换。

基于飞书等工具的“数字化原生”工作方法,秉承的理念是:

  • 重内容,轻控制,提升沟通效率;
  • 信息透明且高效流转;高效而愉悦的一站式协同办公;
  • 普适性、标准化、易用性。

而这些也正是字节效率文化的体现。

2. 飞书是如何发展成当前形态的呢

字节跳动对生产工具的选取有着近乎强迫症般的执着,曾经在公司层面进行过4次全员生产工具迭代。

Skype、微信企业号、Slack、钉钉,最后才是飞书。Skype有多人通话功能,但无法解决文档传输、工作流程安排等问题。

Slack是一款国外软件,功能相对全面,但界面无法翻译成中文,让很多同事无法适应。最终,字节决定研发自己的生产工具,由此产生了“飞书”平台。

自研产品,就完全满足了这家研发型公司的文化落实需求的实现。想要更开放透明?

好的,那就把OKR上系统,让相关人一点可见;想要坦诚清晰?

没问题,那文档一键发到聊天框,轻松添加权限所有者,让沟通信息都在云文档里,避免信息差异;

想要拒绝形式主义?更简单,飞书文档直接不提供PPT格式的功能迭代了,让你美化无门。

3. 如今,效率文化已经深入字节这家企业的骨髓

(1)工具的最佳管理实践

信息效率驱动的组织进化。

相较与传统企业的多层级组织和强管理管控,以字节跳动为代表的新型科技企业,更强调扁平化管理,发挥每个员工的主观能动性,并打造信息传递的神经网络结构,让信息尽量达到多方透明,相关人员都能获取到全面的信息,从而达到效率的提升。

听起来是不是有点类似区块链的逻辑?

是的,正是这种信息的“上云化”,“共享化”,让这只效率协奏曲声乐不停。

“信息流动网”提升决策效能。

“信息流动网”力求高效创造、分享、达成共识和沉淀信息,避免PPT;

以工具协助梳理沉淀信息,优化信息的二次应用,建立分享文化,打破个人保守主义。

过去一年,字节跳动近10万员工在飞书上创建了超过2000万篇文档;

系统自动记录工作环节的原始信息,例如OKR目标、招聘面评、OA审批等。避免了“人前一套、人后一套”的向上管理成本。

(2)工具带来的重大协作方式转变与效率提升

字节跳动被戏称为“拜工具神教”。

除了飞书,字节跳动始终在乐此不疲的打造大中台及数字化业务工具,让资源能够快速地在组织内部流动,在业务的一线迅速变现为竞争力和战斗力。

在字节,公司内所有会议都转变为基于飞书文档的阅读会,也就是飞阅会。飞阅会分为会前、会中、会后三部分。

会前:

  • 预约会议:无需再反复沟通会议时间,直接通过日历发送会议邀请。一键开启群聊:一事一议,讨论聚焦。
  • 会议文档:包括文字处理能力、PDF、视频、网页、交互性的投票、群名片等等。
  • 会中:飞阅会:会议前10分钟各自默读文档并评论,直接在会议窗口内协同编辑和评论文档。评论即为议题,针对评论达成共识后即可结束会议。
  • 线上线下顺畅打通:线上预定会议室,入室即连会议设备。

会后:

会后任务落实到人:文档中可直接插入任务列表,提及对方并设置提醒时间,把会议中的每项任务落实到人。

飞书让每位员工感受到了颠覆式的“体验”。

每年为公司节约29%的沟通时间,跨部门项目效率提升24%,人工成本节约了30%(数字来自飞书官方)。

有个例子可以很好的证明这一点:

2021年的春节,抖音上线了春节红包活动“团圆家乡年”,共计发出20亿元红包。

从1月15日抖音与春晚确定合作关系,到2月11日的春节联欢晚会,20亿元的红包项目,只有27天筹备时间。

产品需要设计,代码需要编写,传播需要组织,物料需要准备,方案需要合规,研发部、产品部、市场部、法务部、运营部等部门1000多人参与到项目中来。

一切进行的有条不紊,井然有序。

这样的高效达成,有两个方面的因素。

第一,对齐OKR,团队目标清晰统一:

团队所有成员,快速更新了自己的OKR、并上下级之间对齐OKR,不仅每位成员明确了自己的工作目标,在飞书当中点开任意一位同事的头像,都可以查看了解他/她的OKR信息,降低了很多团队中沟通、协同的门槛。

第二,文档协作和沟通,团队配合畅通:

千人量级的团队协作井井有条、顺畅无间。不是文档围着人转,而是人围着文档转。

三、字节的效率文化,能否可以实践到其他的集团企业当中

工具促进了文化,文化衍生了工具。

工具和文化双方向螺旋式上升。

这是字节效率文化的特点,也是其他企业构建数字化转型时,可以借鉴的地方。

企业要完成彻底的数字化转型,不仅要从工具,更要从文化入手,再借助工具、流程制度和组织变革,共同促进数字化转型的发展和提升。

字节的效率文化,可以达成三个方面的效果:

  1. 拒绝形式主义、官僚主义:飞书的云文档和飞阅会,都通过文档化,利用这些工具,对工作目标、工作进度进行精细化管理,对公司文化字节范的管理,对绩效的360度环评,都提供了客观评价的依据。一定程度上体现了不唯上、唯真理、唯数据、唯目标的理念。
  2. 拒绝组织与个人保守主义:字节的知识线上文档化,所有权属于公司知识库,这种对知识的管理打破了不愿共享的界限,拒绝了组织和个人保守主义。
  3. 全程线上办公文化:字节处在原生的被数字化工具的包围之中,不管是数据工具、流程工具还是办公工具,员工都能享受到工具所带来的业务能力和协作效率的提升,可以实现员工全年线上办公都没问题。

而在企业中,要实现数字化工具设计,需要坚持的理念与原则是:“长远规划、分步实施”。

第一,在每个版块都逐步实行在线办公,包括沟通在线、业务在线、组织在线、生态在线、协同在线等。包括三个版块:

  1. 一切业务在线:核心业务、主体业务全部实现在线,业务流程全面自动化,用在线方式全面替代传统线下运行方式。
  2. 数据驱动:在线产生链接—链接产生数据—数据产生智能,让数据驱动成为业务运营的主线,人变成数据驱动环境下的执行者。
  3. 数字化营销:操作简单上手快,能够为客户提供良好的服务和营销体验,真正理解客户的需求,提供有效的解决方案并与之建立联系,且具备用户留存、转化能力。

第二,统一门户、统一身份、统一数据。包括两个版块:

  1. 协同工具是降本增效底座:提升组织内信息流转效率,快速达成共识。可与成熟、生态丰富的产品对接,围绕协同平台构建企业数字化系统事半功倍。
  2. 业务逻辑和组织管理模式转变:企业与用户间、企业内部的关系发生更紧密的变化,需重新梳理数据、信息与人的关系,构建企业新的业务流程和工作标准。

让文化传播,让效率起舞,企业实现全面数字化转型,实现在线协同办公,对于现代企业来讲,是一个趋势,也是一种必然。

模式也许不可以复制,但文化可以传播和借鉴。吸取字节效率文化的精髓,找到适合自己企业的工具,同时与文化结合,促进企业完成彻底的数字化转型,是现代企业完成向数字化转型非常不错的方式。

 

本文由 @D姐指北 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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  1. 大家把办公都搬到线上吧,以后别来公司上班了,家里面上班就挺方便的,能睡懒觉,没老板监管,效率还高。

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  2. 这么看来确实有了这个工具后效率会较大幅度地提升起来啊…

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  3. 工具促进了文化,文化衍生了工具。工具和文化双方向螺旋式上升。
    说的好,十分赞同。

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  4. 让文化传播,让效率起舞,数字化将是未来各个行业领域发展的必然趋势。

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  5. “模式也许不可以复制,但文化可以传播和借鉴。”这句话说得不错,点赞。

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  6. 软文

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