产品经理进阶计划|产品经理能力规范之沟通规范

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作为一个产品经理,无论自上而下(自下而上)式沟通还是平行式沟通,不会沟通的产品经理注定是弱势的一方。无论你是准备“被怼”还是“怼别人”,这篇文章也许你该好好看看。

沟通的价值:好好说话的重要性不言而喻,沟通是通往人与人之间最重要的桥梁,如果桥梁断了,无法沟通和传达时,那意味,世界陷入混乱的秩序。

产品经理沟通规范架构图

产品经理沟通体系构成要素

1. 沟通范围

产品经理不但需要与内部-公司团队沟通协作,有时也需要对外,与用户与客户常打交道。这里讲着重讲述与公司内部团队沟通,毕竟产品经理的主要精力依然需要放在公司内部。

2. 沟通场景

产品经理最常见的沟通场景有:与领导沟通汇报工作;需求评审;与UI、开发、运营各个团队之间的跨部门沟通。

3. 沟通类型

  • 自上而下式沟通:作为产品负责人时与产品助理的沟通;
  • 自下而上式沟通:作为产品经理与领导老板等沟通;
  • 平行式沟通:与开发运营市场等跨部门之间的沟通。

4. 沟通方式

  • 口头沟通:口头沟通也分会议正式类沟通和面对面式沟通;
  • 文档沟通:需求文档、测试用例文档、产品说明书等;
  • 邮件沟通:通常用于严肃、正式规范性的场合。

产品经理沟通规范

1. 什么是产品经理沟通规范?

沟通的核心价值在于传达内容,让对方知道他需要知道的事情,并且协助完成。沟通的内容和对象,决定你的沟通方式。

作为一个产品经理,天天写PRD?为什么要写?产品经理为什么要天天发邮件邀约那个这个开评审会?大公司为什么开个会还要写邮件去申请会议室?

什么场合用什么样的沟通方式,这就是规范。

写PRD的本质目的是为了传达,而PRD只是其中的一种方式。可以不叫PRD,也可以不写PRD,可以只在原型旁做个标注。但这件事情还是要去做,不管是以什么方式。

写PRD的本质目的是为了让参与项目的人更好地了解项目内容,口头表达带给人的记忆太短暂,重要而又核心的东西,没有办法一直记在大脑里,所以需要写PRD。可以时常更新,时常翻阅。这,也是沟通规范的一种表现形式。

2. 沟通规范与方法论

(1)口头沟通

说话具备条理性、逻辑性,有条不紊地沟通表达;口头沟通时需注意情绪控制,表达内容需要注意态度和话术;口头沟通需要讲究技巧和方法论,假使刚开始没有方向,不知道用什么方法与别人沟通时,可以采用“三个一”。找一个方法论,就列一个,再针对该方法论刻意练习。

高阶沟通方法论有:

非暴力沟通:非暴力沟通涵盖四个流程:观察 – 感受 – 需要 – 请求。

观察沟通对象的行为或情绪,当与开发沟通需求时,对方的行为表现如何,是马上拒绝还是面露难色。不需要表达情绪和想法,要表达感受,不要用“我觉得、我认为”,这是想法不是感受。

告诉对方这个功能的重用程度,为什么需要这个功能,最后请求对方帮忙协助。这不是妥协,不是忍让,而是运用非暴力沟通方式达到解决目的的方法论,既要柔软也要坚硬。

结构化表达:与领导或下属沟通方案时,最核心的是讲重点。先讲重点,再讲需要对方如何协助,最后总结。无论是会议沟通还是汇报工作,运用结构化表达,避免被提出“讲重点”。

刻意练习沟通方法论,让口头沟通规范化。

(2)文件沟通

文件沟通常用场景是给到项目相关人员,目的不同。但核心规范要素是:简炼、突出核心观点、挑重点、避免重复啰嗦。

一份规范的PRD,需要具备完整文档框架。涵盖:修订历史、项目背景、文件目录、项目架构图、项目流程图、图文结合式功能描述、用户界面、数据埋点。

产品经理在写PRD时,内容量过多时,会遗漏部分功能描述。可以使用MECE原则,做到互相穷尽,相互独立。每一个功能点、用户界面,都不被忽略不计。

MECE的原则是讲究完整性和独立性,使用MECE原则时,找到问题所在以及其切入点,作为产品经理常用工具或思维非思维导图分析莫属。

测试用例文档:测试用例文档的目的是为了核实最后的上线产品是否与需求一致,即测试用例文档要做到交互一致,详细穷尽。也可使用MECE原则,互相穷尽,相互独立,找到每一个功能从而拓展开来。

(3)邮件沟通

邮件沟通目的无非有:提供信息、需要决策、需要信息。一份正式合格邮件必备要素:邮件主题、邮件正文、邮件格式、邮件措辞、邮件敬语。

写好一封邮件,主题一定要一眼就能明确,邮件的重点是什么?需要对方做什么?为了方便查询,还可以加上具体日期。

邮件正文的第一句话一定是结论或目的,再接下来解释过程或经过。正文一定要条理清晰,多使用1,2,3,结构化的表达;邮件的格式一定是符合公司内部常用格式;邮件措辞根据对象使用敬语;邮件结尾一定要让别人知道你是谁,知道邮件发送的具体日期。

在邮件沟通上,依然可以使用“结构化”表达方式,依照总分总。条理清晰化,第一句话就知道核心重点和目的到底是什么。

3. 做一个具备沟通规范的产品经理

市场上有这样的言论:开发和产品互相diss是正常的,常有的事情。经常见到产品自黑,被开发、测试、UI轮番diss,很多人就误以为行情就是如此。但,社会从来没有一层不变。

作为一个产品经理,一个算是白领级别的劳动者,时刻保持素养是理所应当的事情,而沟通是素养的入门课。

做一个具备沟通规范的产品经理,至少需要做到:沟通前,明确沟通目的(目标),沟通的内容是什么,具体用时多少,以及沟通对象是谁。

运用5W2H分析法,理清自己的沟通思路。

  1. Why:为什么这么做?理由是什么?
  2. What:做什么?
  3. Where:在哪里做?从什么地方开始?
  4. When:什么时间开始?什么时候结束?
  5. Who:谁来做?谁来承担责任?
  6. How:怎么做?方案是什么?
  7. How much:做到什么程度?质量如何?费用产出如何?

只有自己知道要做什么,才知道如何告诉别人你的想法。在思路混乱的情况,是无法有效沟通的。

  • 沟通前,即需确认沟通方式是什么,如何有效沟通,不仅需要思考沟通内容,更需要考虑时间、地点和场景;
  • 沟通中,已明确具体的沟通方式、沟通场景和时间地点等考虑因素,具体场景和方式见上文。这里再补充说明以下口头沟通规范:在沟通过程中,避免自嗨,避免以自我为中心。

具体见以上“非暴力沟通”,面对他人质疑时或提问时,要承认问题、给出原因、给出解决方案,而不是选择争辩。

  • 沟通后,沟通后立马投入行动,以及最重要的事情 —— 反馈,我们常说做一件事情要有始有终,沟通也一样,沟通是为了达成目的和结果。

而最后的结果也势必要让相关人员知悉,“反馈”就显得尤其重要。

以什么样的方式反馈呢?

重要的事情,最好使用规范性的邮件正式告知相关人员,或者以会议的方式沟通产出进度和结果。不是很重要的事情,可以非正式工作场合闲聊告知。

  • 复盘:一项完整的工作流程都有始有终,形成闭环,沟通的流程规范也如此。将每一次沟通都当成是一次项目对待,做好每一次重大沟通事项的复盘,反复积累与沉淀,形成自己的沟通规范。

总结

你知道的我不知道,这就是没有做好沟通。产品经理在进行沟通时,出现了这种情况,许多事情就偏离了轨道,南辕北辙。定义沟通规范,推动你的沟通规范,沟通规范的本质依然是围绕解决问题为目的。

 

作者:大童小逸,身处并购行业,一个爱钱又爱学习的产品汪。公众号:大童小逸。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
欢迎留言讨论~!
  1. 时刻注重素养!说的太好了!

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    1. 作为产品经理理应如此

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  2. 提供了很好的方法论,期待更好的作品

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    1. 一起加油啦~

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  3. 如果这是百分百原创,那么作者是个会思考的作者,值得学习

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    1. 是原创,谢谢肯定。 :lol:

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  4. 棒棒哒

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    1. :oops: 谢谢allen的支持

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