新手产品经理高效沟通体系的搭建

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编辑导读:产品经理作为沟通性极强的职业,需要通过他人来实现自己的目标并实施战略。如何说服别人,让所有人理解你的意思并参与合作?本文作者对此分享了自己的一些经验,希望对你有帮助。

高效沟通,只有模型,没有圣经。

产品经理应该如何高效沟通?回答这个问题之前,我们必须明白,为什么产品经理比其他岗位都要强调这个软素质——沟通能力。

绝大多数产品经理在矩阵式组织中履行其职责,即必须通过他人来实现自己的目标并实施战略。他们不断与没有直接管理权限的其他组织部门合作,他们必须运用各种说服技能及外交手段来推动业务的发展。

实际上,在日常工作中最让PM们头痛的往往就是沟通问题。经常是一个小需求,却要花大功夫来解释。用户是否买账还尚不得知,让所有人准确理解你的意思,已经身心俱疲了。

这种情况,我认为应该脱离具体的业务场景,有意识去建构一套自己的沟通协调体系。不管去A的是研发还是运营,是上级还是下级,具体的沟通场景是什么,都能通过这套体系来落地你的沟通目标,减少因为沟通不畅导致项目delay,甚至带来人际关系上的矛盾。上理论:

一、科学交流系统模式

前苏联情报学家米哈伊诺夫根据美国社会学家门泽尔提出的“正式过程”和“非正式过程”交流 论,整理得出了“科学交流系统模式”。 他将科学交流的过程归纳为九项基本活动,并分类概括为正式过程和非正式过程。其中,正式过程借助于科学文献进行交流,而非正式过程是由科学家本人通过个人接触进行的科学交流过程。

将科学交流的语境迁移到我们产品工作的语境,就得到了这一套产品工作交流系统模式。

1. 非正式过程

个人接触是我们日常工作中最常用的沟通方式,包括当面对话、即兴板书、SNS、视频电话等,具有灵活性、即时性、开放性等优点。还需要注意的是,大部分个人接触拥有较大的信道容量(即信息传输速率所能达到的上限),以及较低的可追溯性(沟通完成后还原沟通场景与内容的难易程度),有无效沟通的风险。沟通技巧在此就尤为重要。

根据香农-韦弗传播模型,我们可以将人际沟通简单拆解成三个部分:

  1. “我”将想表达的信息编码,然后表达出去。
  2. “你”将表达内容解码,然后获知信息。
  3. “噪声”在中间可能产生某些不利影响。

于是我们在进行沟通时,至少可以拆分成这三部分来思考:

  1. 明确自己要沟通哪些东西(信息),要怎样将它解释给对方听(编码)。在这中间要用到精准定义,如果对方是研发,需要用到一些技术语言;如果对方是运营,则要结合现在的业务安排。所谓“见人说人话,见鬼说鬼话”。
  2. 为了保证对方能尽量准确快速地理解自己的意思(解码),除了长期合作的默契外,提前告知沟通的主题和目的,共享背景材料等准备工作也同样重要。此外,在沟通结束后再次确认,确保对方较好地接收到了(信息)。
  3. 预估沟通过程中可能会出现哪些(噪声)影响沟通质量,环境是否安静、网络是否畅通,新同事对业务背景了解是否充分,多个部门一起拉会如何降低理解成本等。
  4. 在沟通完成后及时做好记录,关键沟通可录音/录屏,防止遗忘或模糊不清。
  5. 如果你是“被沟通”的角色, 将上述内容反过来理解即可。

2. 正式过程

正式过程是项目推进的关键环节,信道容量有限,只讨论重点内容;具有较强的可追溯性,会留下相关文档。例如项目会议,一般有固定成员参加,会提前通知会议主题和目的,有专人负责会议记录。项目文档,一般是专人管理、共同书写。这类沟通方式已经有了为保证效率存在的规范,你需要思考的就是,如何让自己在此类沟通中获益更多。

  1. 优先级意识,重点关注你主要负责的板块,同时能把握整个项目进度,至少要知道你的同事们都在做什么。(有些面试官很喜欢问,你所在的部门组织架构是怎样的,你们如何分工。)
  2. 横向整合会议记录。大部分的会议记录都会按照“0719例会”的方式来书写,却鲜见以项目或工作维度为列,时间为行整理会议记录的。这样能更直观地了解到项目的周进度,毕竟你要关注的不是本次会议我们做了多少事,而是就项目本身做了多少事。
  3. 记录各版本的需求文档。PRD书写方法的教程已经有太多,对你而言,保留每个版本的PRD,能更直观看到项目成长的过程,就像高中总要做一本错题集一样,结构化储存好各版本的文档能让你更好地认清自己的位置,从而快速提升。

总结一下,确定你的下一次沟通属于哪种类型,然后采取相应的策略。

二、权力-利益模型

科学交流模型着眼于沟通行为本身,将沟通双方简单地视为信息传受双方。但现实生活中,人与人的沟通协作少不了人情世故、权力制衡,因此本文补充了基于项目中人与人的相对关系,来判断沟通策略的权力-利益模型。

我们可以把与项目相关的所有人员都纳入下面的权力-利益矩阵中。

第一象限是对项目权力大、利益大的相关者,如双方领导,是我们重点关注的对象。对待他们我们要及时汇报、重点维护,以赢得信赖和支持。

第二象限是对项目权利小、利益大的相关者,如销售、运营和客户,是我们可靠的盟军。他们依赖我们的产出提升工作业绩或效率,与他们保持通气,也更有利于我们获得支持。

第三象限是对项目权利小、利益小的相关者,如行政、运维等部门,是我们花费最小精力沟通的对象。但需注意,不要让他们影响项目进度。我曾有过因为和项目组工位相隔太远,影响协作的问题,这时候需要积极和行政沟通协调,解决工位的问题。

第四象限是对项目权利大、利益小的相关者,如人力、财务、法务等职能部门。我们要使其保持满意。由于这些部门实质上很难因为项目获得额外收益,我们更要彻底消除其顾虑,用阶段性产出来让其满意。

三、总结

本文从沟通行为本身和沟通对象两个角度介绍了科学交流模型和权力-利益模型,新手产品经理们可以将这2个模型结合起来,构建自己的沟通体系。不局限于具体的业务场景,亦没有通行的沟通策略,而是需要对不同人、不同形式的沟通,采取不同的策略,从而最大化沟通效率。

 

本文由 @学产品的小学生 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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