预算部门受不了,大呼要撤掉外包团队!

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编辑导读:IT外包是当下行业内的一种普遍现象,可以帮助企业缓解短时间的人力压力,很多企业也专门从事外包服务。但是外包团队也是很大一笔财务支出,如何用好外包,做好外包呢?本文作者对此进行了分析,与你分享。

上半年项目比较多,人力一下子吃紧不少,左右挪腾也补上项目的人力窟窿。在老板的授意下,开始启用了软件外包,对于一些不太重要的,不依赖平台和产品的小项目,采用的是项目外包的方式,对于依赖平台和产品的项目,需要和内部团队紧密协同的项目,还有需要客户现场驻场的项目,则采用了人力外包的方式。资源问题解决了,项目推进相对比较顺利,一切都挺美好。

但每当付款的时候,外包费用的确不是一个小数字,项目还没回款,这费用刷刷的出,预算部门有点受不了,能不能压低人天单价,去掉加班条款,甚至要撤掉外包团队之声不绝于耳。甚至有人出主意说既然外包人天单价比内部员工高不少,不如放开招聘编制、放宽权限尽快招人。

IT外包是当下行业内的一种普遍现象,很多企业也专门从事外包服务,但如何用好外包,如何做好外包,老谭在工作中有一些思考,一起聊聊这个话题。

一、什么是IT外包?

IT外包可以分为IT人才外包IT项目外包两大类:

什么是IT人才外包?

IT人才外包可以理解IT人才的租赁。

什么是IT项目外包?

IT项目外包就是将一个IT项目整体外包给一家专业的相关IT外包服务公司,我们经常说的软件开发外包就属于IT项目外包。

IT人才外包和IT项目外包有什么区别?

  • IT人才外包的主体是技术人员,IT项目外包的主体是项目;
  • IT人才外包的驻场技术人员人员可能要到甲方指定场所长期办公,IT项目外包的话,技术开发人员则留在软件外包公司本部工作;
  • IT人才外包的相关驻场技术人员受甲方管理,甲方根据项目进程,而IT项目外包甲方无需进行人员管理,只看系统开发的最终结果;
  • IT人才外包的话,甲方能够更好地把控项目的开发进程,IT项目外包的话则不能把控,但能随时跟进了解进程,并且不需要花费太多精力和人力在技术人员的运管上面。

二、为什么要使用IT外包?

传统企业做信息化项目采用IT外包很容易理解,因为自己没有研发能力,自己招人研发也不现实,要承担时间的风险,管理的风险,所以本着专业的人做专业的事,选择IT外包是必然的选择。但是作为科技公司,自己有研发能力,有高水平的研发人员,也有成熟的IT管理经验,为什么要选择外包呢?况且相比公司自己的员工的工资,IT外包的成本相对来说是很高的,下图是我截取了一个青岛地区的人力外包某报价单,按照这个单价来算的话,平均是自己员工的1.5倍以上,有些岗位甚至到了两倍。

如果我们只是单单的算这一笔的明账,这个外包能不用就不要用,成本太高了!但这个账能这么算吗?我们不仅要看到显性成本,我们还要看到公司运营中那些不为人关注却时刻发生的隐性成本。

首先,明确一个公司的人力资源和业务需求并非完美匹配的!

上图展示了我们的业务需求和公司现有人力资源的关系,很多时候我们的业务并非稳定的,充满了变化。这种变化就导致了,有时候项目一下子拥过来,而人力资源却无法按照需求快速补充,造成需求大于供给的情况(如B、D区域);也有时候,因为某些原因业务减少(比如疫情),而公司又不可能跟着马上裁员,这就导致了人力过剩的问题(如A、C区域)。业务的不确定性和资源的稳定性形成不对称的矛盾,如何在业务需求大于资源供给时能够保证业务正常进行,那就只能启用外包,否则就只能减少业务。

其次,完全通过自主招人进行业务满足是不现实的!

  1. 等项目来了再去招聘,往往来不及,会耽误项目的进度;
  2. 新招人员存在适应性和符合性的风险,万一无法满足,这就存在重新换人的时间成本,且该风险并未解除;
  3. 新招人员到位后,即使经过前期严格的面试,进入到具体的工作中仍需要大量的培训,特别对于年轻的初入职场的新人来说,这个过程的时间成本,以及帮带老员工的精力成本,其实也是不小的牺牲。
  4. 项目结束后,进入业务低谷期时,出现人力过剩后人员处置又是一件麻烦的事情。

第三,延长项目交付时间以及减少业务量以匹配当前资源是不明智的!

当我们资源不充足的时候,我们往往选择延长项目的进度(客户允许的情况下),这种情况如果在项目不充足的时候还没有太大问题,但是如果项目充足而采用延长时间的方式,也就意味着你所能承接的项目变少了,用省下来的外包的成本去抵消业务机会并非明智,因为你拒绝的机会越多,机会越就远离你。通过外包解决资源问题,增加业务总量,获得的收益如果远远大于你的外包成本,何乐而不为呢?

第四,核心业务的资源输出给新项目,省下的是钱,输掉的可能是核心竞争力!

笔者之前写过几篇文章来介绍项目和产品的关系,比如《项目沉淀产品,要认清几个误区》,《TO B产品从0到1:从项目中走出来》,也谈到过资源分配的问题。产品研发的资源一般是基于预算来控制的,它有长期的稳定的目标期望。而项目的资源是由业务机会来决定的,注定项目的资源是不稳定的,当项目资源紧缺时,我们往往会牺牲产品研发的资源来进行支持,如下图所示,项目交付得到满足,产生了一定收益,但是相对的产品研发的资源由于被减少,产品的产出势必减少,研发周期延长,这时候就产生了巨大的隐性成本–时间成本。推迟了产品发布的时间,错失了前期的市场机遇,我们都知道卖产品的毛利要远远高于项目的毛利,为了一次项目的输出,错失了抢占市场的先机,这何尝不是一种损失,只是这个损失并非显性的,所以让我们容易忽视。

项目带产品是产品发展的一条很好的途径,但是在这个过程中,影响产品进程的是我们对于资源的分配,如果一味的,没有取舍的抽调产品研发资源,就很容易导致产品研发资源的不稳定,产品的规划无法正常进行,如果项目对于产品研发有助力还好,如果是关系不大,就纯是资源输出了。最终导致前方销售抱怨没有产品可卖,后端研发抱怨没有资源可用,项目交付抱怨销售乱接项目,形成这样一个恶性循环。时间长了,我们为项目省下了成本,但有可能最终影响的是核心竞争力的打造。

所以基于以上几点,我们在发展的过程中不要因为外包太贵而一味弃之不用,而是要善于使用外包来解决我们资源不平衡的问题,甚至助力自身快速发展。那么,我们如何更合理的使用外包呢?

  • 核心业务能不用外包就不用外包,相反非核心业务能用外包就尽量外包;
  • 能项目外包的,就不要用人力外包,省心省力,把精力聚焦到更核心的业务上;
  • 需求不明确的,验证性的项目尽量不要外包,而需求明确的非核心项目只要不亏钱坚决外包;
  • 基于产品的项目,在客户现场驻场的项目,有可能成为产品的项目等,更适合采用人力外包;
  • 非核心业务的项目,没有产品价值的项目,纯定制前端的项目等,一定要使用项目外包。

当然,我们在使用IT外包的时候,也谨防IT外包的一些坑,避免为了解决短期资源问题而带来更长远的问题。

  • 公司口碑不好。在选择外包公司时,先要了解这个公司的口碑,这是一个很关键的环节。我们最好是实地、深入地进行调查,这样才能保证公司基础信息的靠谱度,而不是完全听由外包公司说什么就是什么。毕竟软件对于互联网公司来说是一个重要的资产,因此必须谨慎谨慎再谨慎,千万不能马虎大意,否则投入到扯皮的精力太多。
  • 公司实力不行。外包公司的实力不行,很容易烂尾,即使勉强交付,后续的维护也会带来很大的问题。考察一家公司的技术实力,需要从成立时间、团队规模、技术规范、成功案例方面进行考察。
  • 外包员工临时招聘。笔者在寻找外包的时候,优先放弃的就是这类公司,他们没有固定的人员,一旦接收到需求后,临时招聘,通过后立即办理入职,虽然是通过甲方面试,但是后续风险很大,一旦发现人员不合适,都无人可换。
  • 没有擅长领域。IT外包涉及的分支比较多,一家外包公司不可能在全部行业全部分支都擅长,但在某个分支或者行业里肯定有个拿手项,比如1家公司擅长物联网开发,1家擅长电商,这时我们就要评估公司的需求与哪家外包公司的擅长领域匹配度更高。找专业的人做专业的事是我们选择外包不可忽略的原则。
  • 容易忽视的合同条款。影响项目交付效果和成本的因素不仅仅只有报价,需求范围的定义,需求变更的条款,验收的条件、售后服务等,对于人力外包还要关注加班条款、差旅条款、责任归属条款等。

所以,利用外包是一个可以很好补充公司资源的一项举措,有时候专注自身业务,让专业的人做专业的事,让公司运转的更有效率。当然,外包必然带来不小的成本,就需要企业管理人员很好的平衡业务发展和资源投入的关系。

#专栏作家#

菜根老谭,微信公众号:CGLT_TAN,人人都是产品经理专栏作家。经历程序员、技术Leader、产品经理、研发Leader等多种岗位。现负责某科技公司整体产品研发,擅长企业IT架构及互联网产品架构。

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题图来自Pexels,基于CC0协议

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  1. 外包始终是他人的,尽管在初期可以给你很大的帮助,但如果想要发展,自己的人才储备和内容制作还是要握在自己的手中

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