如何更好的工作:少发邮件多办事儿

起点学院产品经理365成长计划,2天线下闭门集训+1年在线学习,全面掌握BAT产品经理体系。了解详情

你是否曾经有过这样的感觉:好像你所有的时间都浪费在检查邮件上了?这样说有点夸张,邮件不可能占据你所有的时间,但是研究显示,我们每天28%的时间都被用在检查邮件上。这意味着,每周13个小时,每年650个小时的时间,我们都是在收件箱中度过的。

我们中绝大部分人的工作,都不是检查邮件,因此每天不断的检查邮件,会让我们从主要工作中分心,从而导致工作效率降低。例如你是一位应用开发人员,经过一个上午的调试之后,你终于找到了应用的漏洞。就在此时,伴随着邮件客户端清脆悦耳的声音,新邮件到了。你打开收件箱,用2分钟浏览了这份邮件。当你要再去解决先前的问题的时候,你突然发现自己难以集中注意力,或是彻底忘了那个漏洞在哪里。遇到这样的事情,谁会不痛苦呢?

事实上,在工作的时候需要不断的浏览和回复电子邮件,往往搞的我们在工作的时候疲惫不堪。但是其实我们完全可以不理会邮件的侵扰,让工作变得更顺畅。

电子邮件和工作效率

《纽约时报》作者Chuck Klosterman将电子邮件比做僵尸袭击——你不断的杀死前来的僵尸,但是他们却无穷无尽,更多的僵尸继续向你涌来。虽然电子邮件不会像僵尸一样吃掉你的脑子,但是它确实会让你感觉自己无法完全掌握自己的生活。研究显示:

员工每3分钟就会从当前正在做的工作中分心一次,造成员工分心的原因大多是由电子邮件引起的。

当收件箱中出现大量新邮件的时候,我们会产生失控的感觉。

很多人不敢使用电子邮件过滤器或是其他工具帮助我们管理电子邮件,因为我们害怕错过重要的电子邮件,或是怕自己被隔绝在交际圈之外。

电子邮件成为了导致我们在工作中不幸福和分心的根源。

来自芝加哥大学和微软的研究者决定找出电子邮件是如何干扰我们的日常工作的,他们监测员工的计算机使用情况、工作效率和他们正在处理的任务。

假如你正在进行一项主要的工作任务,例如撰写工作报告。就在你进行到一半的时候,突然新邮件提醒响起,你收到了一封新邮件(提醒声音本身就会转移员工的注意力,打扰思考进度)。相信所有人都曾有过这样的经历。

研究人员发现,每被电子邮件打扰一次,人们就需要花费平均9分30秒的时间,而这仅仅是处理电子邮件的时间。在处理完邮件之后,员工如果要将注意力转回到此前正在处理的任务,则需要额外花费16分钟的时间。这是很长的一段时间,如果在处理一项主要任务时,先后收到两封邮件,这意味着我们将损失30分钟的时间。要知道,一天的法定工作时间也仅仅为8小时,也就是16个30分钟。

电子邮件不仅仅会降低我们在工作时的效率,它还会增加我们的工作压力,甚至影响工作时的人际关系。

研究指出:电子邮件会降低同事之间的互动程度,让我们无法获得真正的人与人之间的互动,从而影响人际关系。

如果不让员工在工作时间使用电子邮件,这些问题能不能迎刃而解?为了解决这个疑问,研究人员组织了另一次研究。

来自加利福尼亚州大学的研究人员跟踪了13名负责处理信息的员工。这项研究会监测员工的电脑行为和压力指标,并且还会与员工进行面谈,向他们提出一系列问题。这次研究的目的旨在了解如果员工不能在上班时间使用电子邮件,他们将如何利用时间。

研究人员Mark Voida指出:“在不使用电子邮件的情况下,这些员工能够将精力更长时间的放在首要任务上。他们处理多任务的时间更少,压力也更小。”

我需要特别指出的是,在以上两次研究中,参与者均为主要工作不是处理电子邮件的员工。而在实际企业中,一些员工的主要工作就是处理电子邮件,例如行政人员和客户服务人员,因此这两个研究的结果不适用于这些员工。

这两个研究的重点是,我们需要在工作中将精力放在那些首要的工作任务上,而尽量忽略电子邮件等让我们分心、降低快乐感并降低工作效率的事情。我们在工作中的核心是,无论你从事那种工作,都应该让你的首要任务处理变得顺畅。

让工作变得顺畅

我们的工作效率高低与否,大部分取决于正在从事的任务类型,以及你在进行这项任务的时候是否有足够的动力。对我们中的大部分人来说,要想提高完成任务的动力,并且顺利完成任务,我们必须进入深度工作状态,也就是要让处理任务的过程变得顺畅起来。

Cal Newport是一位著名的作家和博主,他经常撰写一些有关深度工作的文章。他对深度工作的定义是:

“深度工作是一种非常要求认知能力的活动,它能够让我们获得有价值的工作成果,并且不断提高我们的工作能力。”

Newport认为,深度工作的好处包含以下几点:

不断提高工作效率和产出质量。

增加高质量产出的总数量。

让员工对工作获得更高的满意度。

当处理一件特别困难的事情的时候,会有一种脑袋就快要爆炸的感觉,我们都曾有过这样的体会,在这样的时候你会怎么办?一直苦思冥想直到找到解决问题的方式?你如果选择这样做,多半是因为这件工作必须马上完成,你连喘口气的时间都没有。当你用这种方式终于完成了工作之后,你的状态就会像下图一样:

在心理学上,有一个概念叫“沉浸体验(flow)”,也有人根据音译将其称为“福乐”。当人们从事一种可控而富有挑战性的活动,而且这种活动需要一定技能并受内在动机所驱使,就会产生“沉浸体验”。我们通常会在挑战和自身所拥有的技巧中找到一个平衡点。当挑战的难度超过了我们所掌握的知识和技巧时,我们就会产生焦虑感。而当难度低于我们的知识和技巧时,我们又会产生无聊感。当我们找到了这个平衡,进入了沉浸体验的时候,工作就会变得顺畅,效率也自然更高。

心理学家Martin Selgiman像我们展示了在做任何事情时都能获得沉浸体验的方法。一个杂货店的售货员给自己制定了一个挑战,那就是让每一个前来购物的顾客都能带着微笑离开。当然,他的成功率不可能是100%,这是不可能完成的任务,他的目标知识和每一个前来购物的人进行真正的交流,因为与人交流,让客户满意,是他工作中最主要的一部分。为了达到这个目标,他开始集中精力,让每一个客户感到满意,从而他也进入了沉浸体验。同理,如果我们想要在工作中获得沉浸体验,也需要将精力用在工作中的首要任务上。

如果想要在工作中获得沉浸体验,你可以试试以下三种方法,这样你就可以在每天的工作中充分利用好所有时间了:

移除障碍

、想要进入沉浸体验并不那么容易,我们身边充斥着很多阻碍。办公室中的各种打扰就是其中最主要的表现形式之一。研究指出,一个员工平均每天会受到87次干扰,例如来自同事的打扰、办公室突发事件和电子邮件等。我们无法控制别人,但是可以控制自己检查邮件的频率。哈佛大学商学院建议,我们应该刻意控制自己检查邮件的次数,可以给自己定下一条规定:在完成每天最重要的任务之前,不可以检查电子邮件。

而如果检查和回复邮件就是你每天最重要的工作任务,那你就应该设定电子邮件的优先级。将重要的邮件放在专门的一个文件夹中,按照重要程度来处理邮件,而不是接收顺序,这样你可以用一天中精力最充沛的时间来处理优先级最高的邮件。这一点其实适用于每一个人。

设定详细的目标

如果你连目标都没有,又谈何效率呢?仅仅设定一个目标还不够,你还应该设定一个详细的计划,这个计划越详细越好,时刻提醒自己的目标是什么,以及要如何实现这个目标。

你要写下目标成功的标准,以及目标失败的标准。如果你想要进入沉浸体验状态,你就必须给自己设定好标准,然后按着这个标准去执行。

记录过程

进入沉浸体验的一个重要方式,就是不断激励自己,让自己获得源源不断的动力。而要想获得动力,你就要知道自己已经完成了哪些工作,以及这些工作完成的有多好。很多人都没有记录工作过程的习惯,其实如果每当你完成了一项工作,就将其记录下来是有很大的好处的。这样,当你在看这些工作记录的时候,你就会感到:“我出色的完成了这么多困难的任务。”从而你也会获得更大的工作动力。

其实一点小小的成功,就能够为我们获得动力。你可以在开始工作前写一个待办事项,没完成一个,就将其划去,这样的行为也能够帮你管理任务进度,并且“积小胜为大胜”。

说真的,一项任务的难度越高,我们完成它时所获得的幸福感也就越高。挑战为我们提供了学习新技巧的机会,它还能让我们收获成功的果实。

当我们进入沉浸体验之后,我们就会觉得工作的时间过的越来越快。你应该不断的为自己寻求挑战,专注于自己的首要任务,不要总是分心去查看电子邮件。

文章来源:快鲤鱼

您的赞赏,是对我创作的最大鼓励。

评论( 0

登录后参与评论
加载中