职场人成为时间管理大师,只差一个AI智能体

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对于职场人而言,有效的时间管理有助于提升我们的时间使用效率,还能帮助我们实现工作与生活的平衡。而现在,我们已经可以借助AI的力量,来帮助达成这个目标了。

前言

你好,我是张文靖。

谈到时间管理,记得上次它成为热门话题还是因为那位姓罗的时间管理大师。

一晃眼,四年就这样过去了。

那么,对于我们普通人来说,时间管理是否也同样重要呢?

答案是不言而喻的。

作为职场人,工作和生活的节奏很快,很多时候因为工作繁忙而忽视了家庭和生活。

尽管我们每个人每天拥有的时间都是相同的24小时,但通过巧妙地规划这些时间,我们可以在有限的时间里创造无限的价值。

因此,掌握时间管理技巧,不仅能够提升我们的时间使用效率,还能帮助我们实现工作与生活的和谐共处,养成良好的习惯,最终实现我们的人生目标。

很多人可能觉得时间管理是很麻烦,自己没时间、没精力可能还没必要。

但有没有想过,我们可以借助AI的力量来管理时间呢?

AI,作为人类之外最了解人类的存在,经过一系列的训练,它甚至可能比你自己还要了解你。

在体验了众多的AI工具和大模型过程中,发现Agent智能体这类AI工具最匹配这种场景。(例如AlphaGo,是围棋圈最好的智能体)

那智能体是什么?

智能体=LLM+规划能力+记忆力+外部工具。

依靠底层的大模型,加上短期和长期的记忆力,最后通过三方方便使用的外部工具进行人机交互。

Agent看了很多种,包括KIMI、字节的豆包、智谱清言这些智能体,最后发现落地的比较好的是钉钉。

因为钉钉本身就是办公软件,天然有更丰富的场景,然后通过Agent+场景结合的方式,给我的体验感是最好的。

结合智能体的智能与我的时间管理方法,结果让我眼前一亮;

它解决了我在时间管理上的许多难题,总能在关键时刻为我安排好时间。

有时候,我甚至觉得它比我自己还要了解我(ORZ…)

今天和你聊聊:如何高效管理时间,以及如何巧妙利用AI打造专属的时间管理助手。

时间管理真的挺费时间

我们如果自己去做时间管理,真的挺费精力的。

先不说,是否谁都有必要进行时间管理,光是去做时间规划和分配就要做很久,更别说执行和复盘了。

为什么这么说?那就要展开聊聊如何做时间管理了。

时间管理,真的只是管理时间吗?

其实并不是,管理时间只是一种手段,时间管理主要是:能力管理、精力管理、最后才是管理时间

精力管理的核心是时间块。

比如把时间拆分30分钟、1小时、2小时的时间块。

把每天的时间拆分成比较固定的若干个单元进行使用。

2小时时间块做需要长时间专注的事情;

1小时的时间块需要一定时间专注的,但尽量1小时内可以完成的;

30分钟做一些碎片化工作。

时间块,可以让AI助理学习,让他帮我们按照这个逻辑帮我们拆分。

管理时间核心是什么。其实就是聚焦当下。

在任何时候,都知道自己当前的时间应该干什么。

我通常会给自己一个这样的面板,拆分时间块,并确定每日的待办。

这个完全可交给AI助理来做,让他们帮我们生成。

能力管理的核心就是,找到规律。

每个人的工作,本质上讲都是有规律遵循的;

通过模式识别,找到他的规律变成标准,然后固化,最后精进。

就相当于产品经理刚学了一个模型或者方法,在第一次用的时候很慢,需要不断实践才能消化。

当用了第二次、第三次很熟练了逐渐标准化以后,速度会非常快。

这是因为,我们找到了规律,能力也有所提升。

没有变成标准前怎么办呢?

那些不能标准完成的工作,要留够Buffer,留够缓冲时间。

这样至少自己的时间安排不会被某个任务打乱。

那么,问题来了。

怎么找到规律,怎么分配时间,怎么预测每个任务的时间就是个难题了。

另外,时间管理流程很长,以我为例,我迭代了两年的时间管理SOP如下图:

尽管我已经用这种方式执行了2年,但是这个流程中,还是有花费我大量时间去梳理的事情:

  1. 根据每月目标,拆解到每周,制定每周的任务待办清单(每周120分钟)
  2. 将每周的任务待办同步到日程表中,并且确定每个任务的具体时间。(每周60分钟)
  3. 记录和总结每周实际完成情况(30分钟)
  4. 每周复盘并调整未来任务的计划时间(30分钟)

这些问题在以前,我都是通过自己的感觉去预测时间;然后吭哧吭哧自己去规划和排期。

时间上来说,一个月下来,就是600分钟(一次月度计划拆解120分钟+四周的计划和复盘2x(60+30+30)分钟)。

今天我才发现,原来我以前一个月光做时间管理的熵增竟然用了10个小时!!

最近研究Agent以后,通过AI来帮我预测,又快又准。

当我发现钉钉AI助理,能直接在钉钉内进行AI生成内容后,我开始尝试用提示词为自己构建一个“私人定制时间管理助理”。

来生成我下图这些“花里胡哨”的各种表和总结复盘。

开始使用钉钉的AI助理后,我统计的我的时间管理所用时间,从每月大概花600分钟,到现在合计不到100分钟,效率提高了至少6倍,而且效果比我自己整理的好的太多。

没用过AI的同学可能会觉得:

AI很难喂知识吧?

提示词很难做吧?

配置参数是不是很复杂?

AI的反馈内容是不是不够好……

从我的体验来看,效果能打,完全能够满足我日常工作和生活的需求。

而且搭建一个钉钉的AI助理没那么复杂,从配置、调校到最后的使用,前后就用10几分钟,3个步骤就搞定~

10分钟快速搭建AI助理,一劳永逸

第一步:从实际痛点倒推AI的工作目标

首先明确AI助理的工作目标:就是根据我的时间管理痛点去提升我的管理效率。

花费时间关键点:

1. 根据每月目标,拆解到每周,制定每周的任务待办清单(每周120分钟)

目标1:能够自动帮我规划每周待办

2. 同步到日程表中,并且确定每个任务的具体时间。(每周60分钟)

目标2:能够预测我每个任务计划完成的时间

3. 记录和总结每周实际完成情况(30分钟)

目标3:能够帮我进行复盘总结,给我一些客观的建议。

4. 每周复盘并预估未来任务的计划时间(30分钟)

目标4:对任务的预估没办法做到很精准,没有外部的辅助优化机制。

甚至希望AI告诉我哪些任务完成时间太长,需要进行针对性去培训学习

所以,AI助理的工作任务与目标是:

  • 协助我完成月度任务的分解,生成每周的任务计划;
  • 确定我每周的任务排期,整理出需要同步到每日待办的文本内容;
  • 根据历史数据,预测我每个任务计划完成的时间;
  • 协助我完成每周复盘、每月复盘,为我提供合理的建议;

如果觉得这个步骤麻烦,可以直接用钉钉AI助理市场找【帮你写角色设定】AI助理,让他帮你完成或者进一步优化你的提示词,直到满意为止。

最后整理出了现在我用的这份提示词:

第二步:配置钉钉AI助理

配置钉钉AI助理时,最关键的步骤就是精心设定角色提示词。

在第一步中,我们已经准备好了这些提示词。

现在,我们只需将这些提示词复制并粘贴到角色设定即可。

配置的同时,可以在界面的右侧实时测试AI助理的反馈结果。

这种即时反馈机制,让你能够直观地看到AI助理返回的信息是否符合你的预期。

根据AI助理的反馈,即时调整提示词,直到它的表现完全符合你的要求。

通过这样的个性化配置,你的AI助理将能够更好地理解你的需求。

比如:我将我的月度计划,发给AI助理。

让他通过以下格式生成给我:

AI助理会自动生成接下来一个月中,我每周的计划。

最让我惊喜的是:AI还能识别任务性质!!

提醒我某些事件不用分配小时数!

能识别到这里真是万万没想到的!

并且AI助理根据我的要求,为我预测的各个任务的计划开始时间和结束时间~

有的朋友可能会好奇,AI助理的时间预测到底准不准?

准确性很大程度上取决于我们如何去塑造和训练它。

只要你有心让AI准,它就有变得准。

我们要一个私人的时间管理助手,能私人定制的AI助手,才是你的AI助手。

怎么私人定制呢?

用的就是Agent的长期记忆,上传知识文件,让大模型学习。

在钉钉里面也有这个功能,在配置AI助理时,可以上传知识文件,AI会自动学习文件中的内容,让他更懂你。

比如说,我将我做了2年的时间管理数据喂给他,让他基于此去预测我未来的任务的时间。

2年前的事情我们人类有时候记得不清楚,但是AI记得可是明明白白!

通过预测的结果来看,还是比较满意的!

第三步:打造你的AI助理矩阵

试想一下,如果规划你的时间安排有一个助理,那么在管理时间上,需不需要更多助理呢?

答案是肯定的。我就给自己添置了一个专门的复盘助理。

正因为钉钉 AI 助理支持钉钉知识库、在线文档、本地文档,这些长效记忆知识的方式。

所以我把我所有的个人习惯都“喂”给了这个助理,包括我对每个任务的定义、我对某些任务的个人理解、通常情况下的空余时间等等。

除此之外,我还把历史任务的完成情况告诉了它,它会学习并进行分析,然后在未来的任务规划中预测出更合理的计划时间。

所以,这么一啪拉过程资料,都投喂给AI助理,你就让他学吧。

后面有新的数据,继续补充给他,让他成为我的一个不断进化的智能伙伴,帮助我从过去的经验中学习,为我做更私人定制的个人复盘。

最后我们看看,让复盘助理指定时间段复盘时间的效果:

告诉我以后制定某项任务的时候,怎么合理安排时间:

很多时候,我都没考虑到的东西,AI都帮我考虑到了……

我还有个习惯,每周会把一周的待办同步到日程中。

这里我又加了一个日程助理,同步你的待办,只需要告诉他你要做什么,一周的日程面板很快能生成出来。

不得不说,钉钉通过他的内生生态,再配合AI,很能打。

总结

在我这两年不断地优化自己时间管理的方法,尽管有了一套SOP,但每个月在做时间管理这件事,至少是需要花费600分钟的。

而AI的出现,做一些简单的调校、训练,一个月累计用不到100分钟,提升了至少6倍的效率。

让时间管理的门槛变得更低了。

通过钉钉AI助理做了时间管理助理、个人复盘助手、日程助手,让他们帮我完成了:

  • undefined 月度计划拆解
  • undefined 每周任务待办
  • undefined 每周复盘
  • undefined 预测待办安排的时间

通过这些AI助理,你不再是一个人,而是一个团队。

当我了解智能体的时候,我第一时间想到的就是这个时间管理的Agent。

每一个Agent都是基于强大的底层模型构建而成,它们能够理解环境、进行合理的规划与预测。

这些智能体还能够通过知识库的方式,拥有类似人类的长期记忆能力。

这种长期记忆与智能体本身的短期记忆相结合,形成了一种高效且友好的交互方式。

人与信息的交互方式,是随着时代在一点一点地改变的。

我们回过头去看历代信息连接者,从古代的媒婆、荐头到近现代的报纸、出版社、电话局,再到互联网初期的导航网站、搜索网站信息流,再到现在的抖音小红书这类自媒体生态。

放眼未来,我们能看到的是,到了AI时代,智能体可能又会像25年前互联网掀到来的时候一样,掀起一波信息革命。

最后,AI的门槛已经很低了,像钉钉AI助理这种工具更是如此。

如果说25年前,互联网人需要的是网感,那么此刻,更重要的是智能感。

希望大家能使用智能体、试用智能体、制作智能体。

智能体用好了是很好的辅助工具,就像我的这些助理一样。

通过接触智能体,逐渐适应智能体的交互方式来提高prompt能力。

这就好像当年多用互联网的人,更快速地想到了自己行业和互联网的结合。

如果你不想被时代抛弃,现在多用智能体,更容易思考智能体各种落地方式。

如果说AI是一种魔法,未来的人类会分为两种:魔法师和麻瓜。

Prompt就是咒语,像钉钉AI助手这类智能体就是魔法棒。

如果你想成为魔法师,开始体验Agent智能体,相信你和我一样能有更多场景的思考。

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