审批流设计指南

12 评论 2.4万 浏览 369 收藏 16 分钟

编辑导语:审批流这一形式常见于中后台,有助于团队进行规范管理,提升业务的处理效率,降低错误发生的概率。那么,你知道审批流页面应该如何设计吗?本篇文章里,作者对审批流设计的内涵、设计策略、注意事项等方面做了总结,不妨来看一下。

受众:「初阶产品经理」、「产品体验设计师」、「交互设计师」。

目标:帮助文章受众系统化了解「什么是审批流」、「如何盘点审批流」、「如何设计审批页面」。

以此,在基于合规化的前提下,制定信息传达准确、流程操作高效、节点可预知、历史可回溯的审批系统。

审批流设计指南

文章概览

全文共5大章节,阅读全文大概需要10分钟。

审批流设计指南

一、认识审批流

1. 认识审批流

审批流,是一种工作流,常见于中后台系统,其本质是待审信息的流动方式及决策过程。

即申请者(人或系统)提供待审信息,交由相关审批人进行传递及处理,期间,每个审批者会基于自己的岗位职责与权限分工对待审信息进行核对(检查/确认…)、判断(通过/驳回/转交/挂起…)及协商(反馈意见…),直至抵达最高决策层进行取舍。

审批流设计指南

2. 为什么要创建审批流

合规化:帮助管理者规范团队的运转流程、防范决策失误;引导申请者遵循正确的流程规范,避免违规操作。

3. 审批流的构成要素

审批流设计指南

  • 谁发起审批(申请者):不仅仅指某个用户,也可能是系统或是第三方服务商。
  • 谁来审批(审批者):可能是某个审批群组或是特定的审批人,受限于权限与分工。
  • 按什么规则审批(审批规则):不同权限与分工的审批者按一个或多个审批条件进行审批。
  • 审批什么(待审信息):申请者基于不同的申请事项,按要求提供的信息。
  • 各角色可以干嘛(操作动作):可以是审批操作(通过、驳回…),也可以是流程操作(转交、撤回…)。
  • 怎么告诉各角色(通知方式):即通知申请者、审批者的渠道(短信、电话、邮件、平台消息提醒…)。

4. 好的审批流要满足什么条件

审批流设计指南

  • 信息传达准确:能有效并准确传达审批流的相关信息。
  • 流程操作高效:能提升组织内部的运转效率。
  • 节点可预知:能帮助各角色提前了解审批流程。
  • 历史可回溯:对已结束的审批单据能随时回溯。

二、盘点审批流程

设计一个信息传达准确、流程操作高效、节点可预知、历史可回溯的审批流,需要对其构成要素进行全面的盘点。

盘点的目的是为了快速理解审批流的业务逻辑,结合用户诉求挖掘产品机会点,明确产品优化方向。

盘点的步骤涵盖以下 3 步:

审批流设计指南

  1. 归纳角色类型:洞察审批流的用户特性,提取有效的角色分类维度。
  2. 理清任务流程:梳理角色场景任务,明确什么人在什么场景下能做什么事。
  3. 挖掘产品机会点、功能点:穷举每个角色的诉求、痛点,挖掘产品机会点,转化产品机会点为功能点,明确产品优化方向。

1. 归纳角色类型

在一个闭环的审批流中,每个用户基于自己的岗位职责和权限分工需要完成不同的任务,用户的角色可抽象为两大类:申请者和审批者。

1) 申请者:不仅仅指某个用户,也可能是系统或是第三方服务商,因此需要我们明确申请者的来源及组成方式。

审批流设计指南

2) 审批者:可能是某个审批群组或是特定的审批人,受限于岗位职责和权限分工,因此需要我们明确审批者之间的关系,对审批者做进一步角色的分类。

按审批等级进行角色分类:

审批流设计指南

按岗位职责进行角色分:

审批流设计指南

本步骤产出物:角色列表。

审批流设计指南

2. 理清任务流程

在完成角色类型的归纳后,为了知道什么人(Person)在什么场景下(Context)能做什么任务(Task),可以采用PCT法来理清审批流的角色场景任务。

审批流设计指南

在实际工作中,我们可以配合泳道图完成角色场景任务的梳理。从角色使用产品完成某一个任务为目标,来梳理用户角色(人)在特定环境(场景)下依赖产品的部分功能(工具)完成目标任务的整个任务周期(任务),包括线下和线上。

本步骤产出物:角色场景任务泳道图。

审批流设计指南

3. 挖掘产品机会点、功能点

最后,基于用户诉求及痛点,绘制用户旅程地图,挖掘产品机会点;转化产品机会点为功能点,罗列产品功能列表,明确产品优化方向,完成审批流流程的盘点。

1) 使用用户旅程地图,基于用户诉求及痛点,挖掘产品机会点。

  • 记录每个阶段的用户体验;
  • 穷举每个角色在不同任务目标下的诉求及痛点;
  • 脑爆解决方案;
  • 挖掘产品机会点。

本阶段产出物:各角色用户旅程地图。

审批流设计指南

2) 转化产品机会点为功能点,明确产品优化方向,输出产品功能列表。

  • 归纳产品机会点;
  • 转化为产品功能点;
  • 基于战略方向及技术实现难度,明确产品优化方向。

本阶段产出物:产品功能列表。

审批流设计指南

三、如何「设计」审批流页面

在盘点完流程后,接下来则进入到审批流页面的具体设计中。设计的目标是为了提升审批流的用户体验,让流程更好用。

设计的步骤涵盖以下 3 步:

审批流设计指南

  1. 搭建信息架构:基于审批流中每个角色的关注点搭建信息架构,理清权限范畴。
  2. 优化审批流程:明确合适的流程颗粒度,精简非必要步骤,优化核心任务流程。
  3. 组装通用页面:定义页面可拼装的元素,按每个角色对不同事项的关注度,组装通用页面。

1. 搭建信息架构

基于审批流中每个角色的「关注点」搭建信息架构;采用基于角色的权限模型(RBAC0),理清每个角色的权限范畴。帮助用户快速「找到」自己要进行的审批任务。

1) 基于每个角色的关注点,搭建信息架构。

  • 将审批流中每个角色的关注点进行排列组合(此环节可邀请用户进行卡片分类,用于理解用户习惯及心智模型);
  • 决策组合方案,合并功能点(基于用户诉求及产品诉求决策组合方案,按组合纬度合并功能点);
  • 搭建信息架构,明确导航层级。

Tips:一般情况,申请者更关注“我的申请”信息;审批者更关注“我的待审”信息。

本阶段产出物:信息架构推导脑图。

审批流设计指南

2) 控制每个角色操作及数据的维度,理清权限范畴,输出角色权限列表。

  • 罗列各信息架构下操作及数据的维度;
  • 按角色进行权限控制。

本阶段产出物:角色权限列表。

审批流设计指南

2. 优化审批流程

随后,结合前期梳理的「用户目标」和「产品机会点」,明确合适的流程颗粒度,精简非必要步骤,优化核心任务流程。帮助用户便捷「操作」自己要进行的审批任务。

1) 精简非必要步骤,优化核心任务流程

  • 明确用户目标和任务周期(已在前期 “如何「盘点」审批流流程”第二步完成);
  • 结合产品机会点,明确合适的流程颗粒度,均衡作业顺序(实践发现一个操作动作尽可能对应一个独立页面,流程颗粒度为最佳);
  • 精简非必要步骤,重构业务逻辑,优化核心任务流程。

2) 流程优化方式一:通过重组信息层级优化任务流程。

审批流设计指南

tips:一般情况,在上一步搭建信息架构的过程中,基于用户的关注点,会指导我们对任务的前后路径进行“预优化”,而不仅仅是到了这一步才开始着手启动。

3) 流程优化方式二:通过重组业务逻辑优化任务流程。

审批流设计指南

本步骤产出物:已优化的核心任务流程。

3. 组装通用页面

最后,以优化后的核心任务流程为指引,基于原子设计理念,定义页面可拼装的元素,按每个角色对不同事项的关注度排布通用页面,帮助用户准确「获取」审批流的有效信息,完成审批流页面的设计。

审批流设计指南

通过信息收集、功能区归纳,功能模块规范,按每个角色对不同事项的关注层级,排布通用页面,构建科学规范的设计系统。

审批流设计指南

tips:在审批页面设计中,除开确保基础审批信息的传达外,还需要关注流程信息的有效传递,帮助各角色提前了解审批环节,清晰知道当前审批进度。

审批流设计指南

本步骤产出物:审批流通用页面。

四、其他关注事项

1. 连接消息通知

另外,在设计审批页面的过程中,为了闭环线上、线下信息之间的有效传达,还需要关注消息通知的传递方式。结合用户已形成的消息获取习惯,连接任务与任务之间的信息,帮助用户及时「接收」审批流的消息通知。

1) 平台内消息通知:覆盖更全面的消息类型,提供多种消息存储方式。

2) 平台外消息通知:结合用户习惯,基于已有载体进行消息的扩散。本步骤产出物:消息通知方式及页面

审批流设计指南

备注:如何进行消息通知系统设计,可参考文章《消息通知系统设计》。

五、总结

本文较为系统的从「认识审批流」、「盘点审批流程」以及「设计审批流页面」这三个部分,初步阐述了在基于合规化的前提下,如何制定信息传达准确、流程操作高效、节点可预知、历史可回溯的审批系统及其相关的设计方法。

结合具体的案例,希望能帮助到初阶产品经理、产品体验设计师、交互设计师,在基于各自业务场景及用户诉求下,完成审批流的重组及具体页面设计。

 

作者:腾讯CDC,微信公众号:腾讯CDC体验设计

本文由 @腾讯CDC体验设计 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。

题图来自 Unsplash,基于CC0协议。

给作者打赏,鼓励TA抓紧创作!
1人打赏
更多精彩内容,请关注人人都是产品经理微信公众号或下载App
评论
评论请登录
  1. 牛爆了…

    来自浙江 回复
  2. 优秀。点赞。

    来自北京 回复
  3. 我想知道楼主的文章中画图的软件是什么

    来自北京 回复
  4. 太厉害

    回复
  5. 大神请教个问题,审批流中,订单申请提交后未审核前可进行撤销,撤销后方可删除,为什么不可直接删除。

    来自天津 回复
  6. 太牛逼了,从来没想过审批流还能分析得这么详细。
    大佬,有些小问题需要提问一下,实际工作中项目排期是否允许这么做?领导给多长时间做这个?这个分析流程是否属于企业定下来的标准,所有产出都需要按这个标准做?🙏🏻🙏🏻🙏🏻

    来自广东 回复
  7. 分析透彻!!!

    来自广东 回复
  8. 学到了。其中“各角色用户旅程地图”简直太棒了…

    来自湖北 回复
  9. 可以的,学到了,刚刚好在做一个审批设计就刷到了

    来自安徽 回复
  10. 厉害,值得学习

    回复
  11. 牛啊

    回复
  12. 值得收藏,清晰系统化,提升业务的处理效率,降低错误发生的概率

    来自安徽 回复