电商系统之合同管理

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上一篇个人补充学习了一下应收款项与预付的财务知识,前几篇也总结了在应收对账、质保金与预付款的管理内容,接下来应该介绍应付部分,但我总觉得缺少点什么,思考了一下终于觉得应该在总结应付流程前,先说一下合同管理部分,希望对大家有帮助,如果大家觉得简单可以直接略过,谢谢!

合同分类

合同主要分为采购类合同、销售类合同、其他合同。

采购合同和销售合同分别与采购订单和销售订单建立对应关系,通过采购订单和销售订单的管理可以有效的监督采购合同及销售合同的执行情况。

在我接触的电商系统中采购合同管理核心,也是采购部与财务特别重视的,因为这部分与应付管理关联密切;对于销售合同一般对应大客户模块,是应收管理中的一部分。

在前面的应收管理中对于大客户的赊销仅仅简单提了一下,后续关于大客户的赊销会单独介绍。

1. 采购类合同

采购合同又分为几种即经销合同、代销合同、联营合同,这几种属于自营的范畴。

  1. 【经销】:是指零售商从供应商如购买货品,根据采购货品的价格与供应商进行结算,商品售价权是公司确定;
  2. 【代销】:是指零售商接受供应商的委托,代理销售商品并按照所代销商品的销售数量和成本或结算价向供应商进行结算,商品售价格是公司确定;
  3. 【联营】:是指零售商接受供应商的委托,代理销售商品并按照所代销商品的销售数量和销售金额向供应商进行结算,同时收取佣金收入,商品定价权是供应商确定或双方协定。

2. 平台商家合同

还有一种合同是平台商家合同,这个与采购类的联营合同有些相似,但是对于平台商品,零售商只是提供平台及相关的审核机制(保证商品符合国家售卖标准,不侵犯购买用户的利益),像天猫、京东等大平台非自营的都属于平台商家。

3. 销售合同

在电商中对于采购类与平台商家合同相对来说是主要的,在分销企业中则销售合同是主要的;

这里涉及到建立销售合同,然后根据合同的行项目生成销售订单,合同收款等等(我曾经在一家分销企业中参与并维护OracleERP),这里对于合同的控制要求极为严格,有兴趣的可以找找相关资料看看。

合同管理流程

节点说明:

  1. 合同录入后经过审批后正常执行,此时无论是采购合同还是销售合同都按合同规定的条款进行;
  2. 合同审批:审核合同基本条款、补充协议等信息,审核通过后的合同开始执行;
  3. 合同执行:在此期间可以进行采购进货、销售出库(面向大宗客户是需要销售合同的);
  4. 合同预警:当合同将到期时要有提醒机制,以便给业务部门或财务部门提供相关的处理时间(如采购的风险控制、销售的控制以及应收应付的结算等);
  5. 合同变更:此部分是合同执行过程中比较重要的一个环节;尤其随着业务变化有时需要变更合同。这里变更就需要有合同的变更协议,在系统设计过程中此部分也是非常复杂的;
  6. 合同终止:当合同到期终止后,是续签还是停止合作。

续签则需要重新建立新合同,在系统设计中应该根据合同模板复制原合同的相关信息,根据新的业务情况进行修正后产生新的合同编号。

终止合作,需要进行的工作包括有供应商清算、销售客户的应收款清算;对于类似于商家平台类合同,还需要及时下架商家的商品停止售卖;此部分在系统设计中如果做的尽善尽美也是比较复杂的。

合同信息组成

合同中最重要的部分即合同信息,此部分以采购类合同进行简单说明,它包括的内容如下图:

合同主体重要信息说明:

  1. 合同生效时间:即合同开始与结束时间,录入合同时这两个时间要确定,系统中可以保存到秒,如:2019-01-01 00:00:00至2019-06-30 23:59:59;
  2. 结算方式:前面有提到,经销按采购金额结算,代销按销售成本或结算价结算,联营或平台商家类合同按销售金额的佣金扣点结算;
  3. 结算周期:应付结算中的核心字段信息;
  4. 合同账期:应付结算中的核心字段信息,即结算单生成后+账期=付款的最后期限;
  5. 质保金:质量保证金又叫保证金,在前面有介绍过质保金与返还的相关流程,这里不再赘述;
  6. 平台使用费:也可以称作信息服务费,是提供给商家或个人的平台使用及系统支持费用,这属于服务收入。在财务账务中可以一次收取一年的服务费,然后按月分摊在各个月中,在当月确认收入同时开服务类发票给商家或个人;
  7. 返点:关于返点相对比较复杂,最常见的是采用阶梯返点的方式在结算时通过抵扣货款方式进行。

补充协议:

这里的合同补充协议主要是针对合同管理流程中的“合同变更”,因为在实际的合作过程中,难免会出现合同变更,所以系统中需要支持,我的考虑如下:

  1. 补充协议必须依赖于合同主体,不能脱离合同主体的框架如补充协议的生效时间必须在合同主体的有效时间内;
  2. 变更的内容需要与业务确认,尽量不要增加系统的难度;
  3. 补充协义的审核机制应该与合同主体的审核流程相同或者更严格;
  4. 预警机制:如平台商家合同执行过程中在店庆或双节期间商家要做一些促销活动,需要调整佣金收入的佣金率等,这里录入补充协议后需要及时审核生效,到期后要及时变更为正常的佣金率。此部分需要合同能够发些站内消息、邮件、短信等给商家与公司的相关业务人员。

合同管理系统模块

最后总结,本篇介绍的合同也是比较粗的,具体在设计过程中需要结合实际业务进行细化,希望通过简单的了解,能够为我们后续设计开发合同管理模块有所帮助,感谢您的阅读!

本人水平有限,书写电商财务系统系列的目的是个人的总结,同时希望看到此文章的人能够给出建议,在此感谢!

 

作者:倔强的大萝卜;公众号:倔强的大萝卜

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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