OA系统中的共性流程要不要共用?

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本文总结了共用共性流程的几点考虑,并给出了可判定为共用共性流程的几点情况。

1. 为什么要考虑共用问题?

前言:作者理解的共性是指有相似的内容,不是逻辑相似就是前端页面相似。可以完全不改直接共用,也可以合并流程,优化现有流程后共用。

现在的OA系统基本都有流程引擎,创建流程简单快捷,往往新创建流程比改流程快的得多。那创建流程如此快,为何还考虑共用问题?

1.1 用户操作重复、繁琐

几乎每家公司都有OA系统,并且OA面向公司所有员工,使用频率很高,如果多个流程的界面和操作都相差无几,会给员工造成重复的错觉,若共用,不仅简化员工操作,也减少学习成本和培训成本。

1.2 数据单一、无利用价值

人员规模大的公司,部门多,流程也多,各部门间的信息不畅通,可能A有的流程,B也有类似的,但他们互相不知道。虽说创建流程很快,但PM得合理规划产品,需站在整合者的角度给需求方一定参考建议,减少冗余单一数据。

1.3 使用频率低、影响页面布局

系统使用时间越长,流程就越多,有些流程设计简单且使用频率很低。为了页面美观和办公效率也需要不断精简、优化流程。

2. 如何判断能否共用呢?

举个工作中遇到的例子:

两个工作内容和职责很相似的技术部门,都做提成自动结算。A部门已经完成,在试用阶段了,但B部门因为和A类似所以就希望直接融合在A里。以此为例,来说说我是如何分析是否需要共用的。

首先,从表面上判断流程是否能共用,是否是同样的需求,共用的部分多否

案例里AB部门都明确做提成结算,虽后台涉及的数据源有不同,但前端页面内容90%相似,可以考虑共用。

其次,从技术上判断开发能不能做,技术能否实现,估算共用和独立的开发难度及开发时间。若差异较大,根据投入产出比计算,看是否值得投入多余的开发成本来实现共用。

案例里独立比共用的时间节约一半,上线时间没强制要求,所以,可独立可共用。

再次,从利弊上分析共用后是否真正带来便利,是增加/减少工作量,增加哪些人的工作,减少哪些人的工作,根据使用人数及使用频率判断是否需要共用。

案例里AB共用,减少了有交叉项目提成人员的申请时间,但增加了审核人员的工作,有交叉项目的人员比审核人员多,但交叉项目的使用频率比审核人员低。

遇到这种情况,若共用,应该让受影响的双方知晓,根据双方协商意见再确定是否共用。

如案例里的AB部门,受益的是普通员工,但变得复杂的是管理者,虽说普通员工占比比管理者多,但管理者的话语权更高。所以,这只能把利弊告诉双方,让双方沟通清楚后再做确切决定,避免上线后因双方分歧导致换方案。

最后,最重要的要看共用是否影响后期延展,是否有其他隐性需求(比如业务需求或者管理需求),很多时候这都成为决定因素。

案例里B部门是从A部门里独立出来的,虽然B部门经常协调做A部门工作,但两个部门的业务发展方向不一致,在管理上各成体系,后期发展难免不同,那个性化的需求也在所难免。

综上,这两个流程没有共用,原因是共用的开发时间长了一倍,并且影响审核效率和审核结果,后期有个性化需求,所以独立分开。以上是关于有共性的流程是否共用的个人见解!

 

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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  1. 没看懂,如果不同部门,流程类似,那流程图里面做部门判断分支就可以,流程走向一样就能共用模块。

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    1. 流程走向是一部分,可流程里的内容是另一部分。如果后期共用的部门提出了不同的个性化需求,导致改动大或者受制框架之类的,那还是很棘手,所以还要考虑是否影响延展性。

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