FMS财务管理系统:付款管理

不懂技术怎么做产品?15天在线学习,补齐产品经理必备技术知识,再也不被开发忽悠。了解一下>

前一篇介绍了财务应付管理中的结算明细报表、结算单以及税票管理几个部分,本篇将分享下财务付款相关的内容。

付款最终是要汇款或现金支付给供货商或合作商家,公司的现金流就会减少,所以是不是所有的付款申请都要付?什么时间付出才能保障公司现金流的充沛合理?这都需要财务部根据实际情况制定出合理的流程。

财务部以外的同事在报销、请款等流程提报时都会觉得财务部是公司做事最严格最不请情面的部门,没办法,职责所在,互相理解!

结算单编辑补充

在《FMS财务管理系统:应付结算》中关漏掉了结算单编辑部分,这里先补充一下。

在前面讲述结算单生成完以后,审核通过即可进行供应商或商家对账、税票方面的后续流程,这种场景是完全依赖系统的数据,即便在结算单对账过程中有问题后,财务同事会返馈给技术或产品同事进行数据处理,然后可以通过后台重新生成结算单。

财务业务同事的主要工作就是核对,如果结算单无误则严格按系统数据执行。

在实际的结账过程中,如果前面业务系统的数据错了,无法修改怎么办呢?

这对技术和财务同事都是一个不小的工作量,解决办法这里可以加强核对及提供手动勾单的方式。

1. 加强数据的核对勾稽(这里已经强调过几次核对平台的重要性)

这主要是系统研发与财务同事共同要做的工作,这部分也是结账流程应该有的,共有三部分如下图。

预结算可以提前模拟走一遍结账数据核对,提前发现问题,及时处理更正;

预警与日常数据监控,可以实时发邮件或短信等给研发同学跟踪异常,这部分不应该局限于财务自己的数据,对于前端业务系统的数据也应该与负责的相关同事沟通,进行监控,保证源头的数据正确。

2. 结算单编辑

在审核前财务同事可以编辑结算单数据,这里的编辑不是随意修改已生成的数据而且可以通过勾单的方式去除掉错误的业务单据,保证财务顺利结账(财务每月初结账时间非常紧张);

借误的业务单据可以待处理正确后在下一个结算周期体现,如下图:

付款关联模块

下面开始正式介绍付款方面的内容,按惯例还是上一个图,我们先来看看付款涉及到的相关内容有什么,因为合同一直惯穿于财务系统,所以图中没有体现。

1. 供应商管理

应付主要是针对供应商的(平台商家是代收货款有些项有所区别),在供应链SCM中如何管理好供应商是非常非常重要的。

举个例子华为芯片美国断供事件,安卓系统版权问题还没有结束,去年发生的中兴事件也是闹的沸沸扬扬。在这两起事件中华为还是比较牛逼的,已经在国内培养了一批供应商,保证生产的正常运转(我亲友公司是给华为供货的美国企业,现在比较尴尬正在极力想挽回华为这个大客户)。

在生产型企业中对供应商管控尤为重要,对于电商中我们的供应商也要严格管控,资质的审核、商品质量的把控、到货率的监控等,可以根据ABC法则来给供应商分类。

供应商分类与付款有什么关联:通过供应商分类后不同的级别付款额度不同,可以有效培养各级别的供应商,增加后续采购过程中谈判筹码。

供应商权重指标:

  1. 到货率
  2. 商品不良品占比
  3. 信用天数:合同账期-库存周转天数

供应商财务付款状态:

  • 冻结状态:财务可以根据此供应商应付余额信息与采购沟通,冻结此供应商,冻结后供应商暂停付款,同时需要输入冻结金额与原因;
  • 清户状态:如果供应商不合作,则需要清户,此时开始清户核算阶段,不能进货,可以退货。

对于供应商管理,可以查看之前的《电商系统之供应商管理》总结。

2. 应付资金预算

财务资金预算是公司管理中的一个重要部分,先简单看下完整的财务预算是什么样的过程:

如果在FMS财务管理系统中做成这样,需要买本预算管理的财务书先补习一下了;所以在我们的财务进销存体系统中可以略去以上复杂的过程,简单的做一个应付资金预算的模块,可以包括以下几个模块:

  1. 财务组织与业务部门的映射关系表:每个业务部门可以确定其所属的成本中心;
  2. 采购计划表:根据历史的销售预测与采购数据来制定本期的采购计划(计划也是供应链中的重要部分,计划不一定准确,但是有计划比没有计划好),根据采购计划表即可以得出预计的采购金额,从而推算出每期的应付计划金额。;
  3. 应付资金预算:根据上面计划得出的应付计划金额,业务部门进行调整考虑促销等因素,确定最终的资金预算,然后上传到系统中由部门及财务审核。

3. 应付账龄表与预警

  • 账龄报表:账龄表可以统计出我们各期的应付金额,此部分在财务上属于负债,最终会体现在的资产负债表中;报表中主要体现30天、60天、90天、180天的应付金额及占比;补充一句应收款也要有对应的账龄报表。
  • 预警报表:通过生成的结算单可以根据合同账期提前预警应付的金额,可以以系统站内信方式休现出来。

4. 付款流程

在审批过程中设置各个节点,以确保付款单的正常及时流转与付款金额的准确性,下面可以看付款审批流程图。

(1) 结算单

结算单在上一篇中已经介绍,经过审核、对账、税票维护后便进入到待付款申请状态中,这里就不多说了。

(2)付款申请

1)付款申请单生成:

已经进入到待付款申请状态的结算单,可以生成付款申请单,多个结算单可以在一张付款申请单中,为了方便审核建议一个供应商的多个结算单在一个付款申请单中。

由于在与供应商合作过程中,可能涉及一种场景即和同一个供应商有多种合作模式,但是如果签定多个合同,在前端业务系统处理计算会非常复杂,所以建议一个供应商编码有效合同只有一个,如果有多个合作模式则建立多个供应商。

这便产生另外一个问题,即当多个供应商实质上是同一家公司时,财务如何控制风险?

解决方案:在供应商编码上级增加一个父供应商,用父供应商的汇总数据来有效的控制应付款,降低我们的资金风险。

2)付款申请单审核:

根据审核规则:父供应商总应付金额为负数,或前面在供应管理中供应商为冻结状态的,有冻结金额的需要进行判断;供应商在清户结算状态要注意库存金额等数据。

审核粒度:申请单是由结算单汇集的,所以我们审核的是结算单,结算单的状态应该为通过或不通过的终结状态后才可以生成付款申请单;这里可以自行设计原型与操作。

(3)付款单

当付款申请单生成后,需要再次确认生成付款单,对于付款单的数据来原有三种:

  1. 预付款:当需要预付款时,SCM中产生预付款申请单,审批后生成付款单;
  2. 质保金返还:录入质保金返还单,审批后生成付款单;
  3. 付款申请单:审核通过生成付款单。

(4)对接银企直联

付款单应该与第三方银企直联对接,实现审批通过后自动付款,这样能极大减少财务同事的工作量;但系统自动化则要求数据的准确性及审批流程的严格性。

总结

至此,财务应付部分涉及的几个模块(结算明细报表、结算单、税票、付款流程)都介绍完了,每一部分的流程和关键环节做了说明,希望您读后有所收获,独学而无友,则孤陋而寡闻,期待您留言,共同探讨,感谢您的阅读!

 

作者:倔强的大萝卜;公众号:倔强的大萝卜

本文由 @倔强的大萝卜 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议

给作者打赏,鼓励TA抓紧创作!
评论
欢迎留言讨论~!
  1. 关于付款这部分,有个问题想请教大神,订单退款也算是支付里的一种么?

    回复
    1. 是的,这个属于逆向流程,可以通一归结到付款,但财务凭证挂的科目不同,要通过类型区分

      回复