开票系统与流程设计

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作者从工作实践出发,简单讲述了传统开票方式与电子发票的区别,希望通过此文能够加深你对开票系统的认识。

写在前面的话,上期发了个下集预告,在写的时候发现两个问题无法融到一篇文章里。

根据XX速率发现自己着实犯了个傻乎乎的错误。一次解决一个小问题。

我们现在获取发票不再像以前一样需要和客服或销售员申请,然后等待发票邮寄给我们,而是直接在操作界面订单入口线上进行申请,而且发票很快就可以以电子发票的形式发送到邮箱或手机短信中,电子发票的开具在很多商家中已经不用人工操作了。

那这次我们就来讨论一下订单是如何触发开票的,讨论之前我们先来聊聊以前只有纸质形式时传统开票的流程。

传统开票流程

财务一般根据销售订单和销售明细开具发票。销售出去的订单伴随的就是销售收入,电商互联网公司一般后台都会设计销售订单系统(比如国美、京东),便于财务查看每月各类商品/业务的订单的销售数量,正确的核算各项的收入金额。

如买家申请开具发票,卖家有义务为买家开具增值税发票。

传统的开票的大致流程打颗栗子:一位客户在一家公司买了一批材料,付款1万元钱,后台会生成一笔已经支付完成的订单信息,客户支付完钱款后向销售员表示需要采购材料的发票,销售人员问询了客户需要开票的信息后,会找到财务部的工作人员说明开票的情况,财务部通过订单系统查看到确实有此笔订单收入,并且查看订单明细后面显示的是“未开发票”的状态,

于是财务给用户通过开票系统开出发票后给客户进行邮寄,将“未开票”状态勾选成“已开票”状态,并备注上已邮寄发票的情况。

传统开票流程如下:

上面举例的例子中的客户可能是公司,也可能是个人,如果是一般纳税人公司的话,大部分公司会索取增值税专用发票(上篇文章说了增值税专用发票的作用是可以进行抵扣);

如果客户是个人或小规模纳税人的公司索要发票,只能开具普通发票,是不可以给开具增值税专用发票的,根据《中华人民共和国增值税暂行条例》第21条,属于下列情形之一的,不得开具增值税专用发票:

(一)向消费者个人销售货物或者应税劳务的;

(二)销售货物或者应税劳务适用免税规定的;

(三)小规模纳税人销售货物或者应税劳务的。

因为小规模纳税人的公司和个人是不能抵扣进项税的,所以只需要开具增值税普通发票即可。

其实为这两方开具增值税专用发票不仅没有意义,而且如果开具专用发票,会在税务系统中形成滞留票,最终可能会被核查。

财务在开票前需要明确客户是否为一般纳税人,避免给客户开具的专用发票由于未认证而产生滞留数据。

所以一般需要客户出示一般纳税人证明才能对其开具专票。税务局认证的《增值税一般纳税人资格登记表》等税务事项登记表可以用来证明纳税人具备增值税一般纳税人资格。

再继续延伸一个话题,如果客户没有要发票怎么办?财务会怎么处理呢?

如果客户没有索要发票,可以判断这个客户很可能是个人,因为如果是公司在公户上发生了一笔钱款的转账是需要发票作为支付凭证证明钱款使用方向和使用目的的。

那客户没有向我们要发票财务还需要开具发票吗?答案是具体要看公司的规定,如果公司要求全部开具发票的话,财务是需要开具的。

如果公司没有明确的规定,客户也没有索要发票,发票是可以不进行开具的。

但是不开票不代表就可以不交税了,不开票的收入也是收入,如果不开票的收入不申报不交税是违反征管法的,会追责还会进行罚款。

那财务在报增值税时会如何处理呢?

财务在月末/季末财务进行报税时会将已开票收入和未开票收入拆分开计算进行报税:开具发票的收入会记录在开票收入栏次里面,未开票的收入会记录在未开票收入栏次里。

报税系统会自动带出总收入和应交的增值税税额。(所以无论是否开票都是要交税的哦~)

传统开票的工作量

传统开票由于需要财务将发票信息输入在开票系统再用开票机打印开具纸质发票,需要财务线下操作完成,往往会在月末给财务人员带来很大的工作量:

记得我做财务工作的时候每逢月末必然是发票需求最多的时候,月底10天左右的时间可能要开出150多张发票,我们这还是小公司,想想电商行业月底可能1天就有100张发票需求(还是往少了说,往多了说1天可能就要几百张左右的发票需求)。

因为大部分公司员工为公司垫付采购物品的钱款一般都是下月初进行报销的,所以销售人员会催什么时候为他的客户开具发票,而开具发票是需要纸质发票的,打印发票也是需要时间的。

而纸质发票还是有数的,如果纸质发票的存量全部打印完,就需要向税务局购买纸质发票(买发票不花钱,是申请发票数量的意思),发票给的数量也是有数的。

财务每天面对大量的开票需求,录入开票内容很容易将信息输入错误、即使有订单系统也依然容易漏开发票(因为可能会点错把没有开票的订单点成已开票)、地址邮寄错误等等。

买家很可能无法及时收到发票报销钱款。传统开票是因为线上无法将业务数据直接使用进行开票,固企业ERP数据无法与开票数据进行对接,财务数据也无法被充分利用。

随着电子发票的普及,开票方式逐渐从线下打印纸质发票转变为线上伴随着订单推送到发票管理系统再自动推送生成发票内容。

电子发票让很多商家的产品经理将用户下单后开票的流程进行了完善:

用户下单后可以根据公司要求的开票时间规则,在可以开票的时间范围通过查找订单直接进行自助开票,或手工提交开具专票的申请(由于目前专票还是纸质发票需要线下开具),财务看到申请,并通过开票申请的审核,开票邮寄后会更新开票状态,让用户及时知晓。

这种方式避免有的时候因为开票工作量巨大为用户漏开发票的情况,也同时避免了让财务人员在繁琐的开票工作中占用太多的宝贵时间,可以更加专心服务公司的财务核心工作。

订单什么时间状态会触发开票?

公司一般会将开票的时间规则设置成下面2种情况发生的时候就会进行开具发票:

1)订单完成状态触发开票(此时开具正数蓝字发票):

物流显示签收和用户确认收到商品后,都代表交易已经完成,货物已经交付,商家收到的用户的钱款从预收款转变成了商家收入,在这个时间点商家需要进行开具发票。

而还在送货途中(有快递物流的信息)或是用户没有确认收货,都不能代表交付的状态,收到的这笔钱还是从用户那边收来的预收款。

2)交易退款收到货物退货入库后触发开票(此时开具负数红字发票):

用户收到货物后,发现不是自己想要的,要求退货,如开具的是纸质发票,且退货和购买的时间已经跨月或开具的是电子发票,由于此时发票也已经开具了,所以退货的时候需要让用户将货物退还给商家,商家收到货物后,给用户退款,同时触发开具红字发票。

京东的触发开票规则如下图:

 

淘宝是在下单的时候进行勾选开具发票的,目前没有在订单完成的信息里面看到发票的入口,但是店铺商家设置的自动回复里面有的已经给出了相关的开票的规则:

产品经理在设计开票流程和规则时需要和财务以及公司领导充分了解公司实际业务的情况下再制定相应的规则,和触发开票的时间节点。

那今天咱们就聊到这,如果有需要和我讨论的欢迎给我留言呀~

 

本文由 @财务产品人 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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  1. wx为啥搜不到呢

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    1. 因为换啦 改成了这个:Pimrih0712

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  2. 感觉跟没说一样,开票前端申请了,然后后端怎样处理?怎样定是自己开发还是选用微信或者支付宝的合作开票平台?

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  3. 说的很清楚!感谢分享

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    1. 😉 感谢鼓励呀

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  4. 你好,有问题想请教下怎么联系你呀

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    1. dida6686 😉

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    2. wx

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  5. 你好,想请问,如果公司平台(类似京东这种)想给用户生成电子发票,是需要借助第三方接口吗?收费还是免费的?

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    1. 你好,公司有两种方式为用户生成电子发票:

      第一种是自行搭建电子发票服务平台(费用很多)http://www.chinatax.gov.cn/chinatax/n810341/n810755/c5136392/content.html这个链接是《企业自建和第三方电子发票服务平台建设标准规范》,可以进行参考或委托第三方服务供应商搭建(费用需要具体咨询)

      第二种是找第三方电子发票服务平台,可以让公司的财务人员直接找航天金税或百旺的发票供应商(具体哪个供应商需要看您公司的开票供应商是哪家)去咨询需要向税局和航天金税/百旺提供什么材料,提供材料后并交服务费后,财务人员根据航天金税/百旺工作人员告知的操作流程操作开票系统,并下载相应的软件即可为用户开具电子发票。

      关于第三方电子发票平台的服务费,一般是根据公司相应发票业务开票量的大小选择选择不同的服务产品。不同产品所收年费不同。具体费用需要咨询不同的供应商。

      😉 不知道我的回答是否能为您解惑,如果还有问题我们继续沟通。

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  6. 谢谢,有了初步了解。

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    1. 谢谢你的留言 😉 让我有更多的动力。

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