「零代码」搭建简易招聘管理系统

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编辑导读:人才是公司发展的基石,招聘人才是一个复杂繁琐的过程。对于一个小公司来说,如何搭建一个简易的招聘管理系统呢?本文将从四个方面展开分析,希望对你有帮助。

在上周的分享中,我们用两张表——一张是候选人基础资料及应聘记录,一张是面试评价记录——实现了基础的招聘过程管理需求,并且通过对第二张表进行数据透视及切片,实现了招聘漏斗分析和各环节/面试官通过率统计的仪表盘。

可以说,只要把这两张表传到云上,比如用 Office 365 或者金山云文档,开启多人协同编辑后,管理一个百人规模以内的招聘项目应该不成问题——超过百人规模可能就会涉及到数据量过大带来的操作效率问题。

不过,在效率问题之外,其实还有一个问题是使用 Excel/WPS 无法解决的:多人编辑时的干扰。虽然在 Excel/WPS 中开启单元格保护就可以精确控制每个单元格的编辑权限,但依然解决不了多人编辑时对行或列的筛选及隐藏问题,一个不小心就容易造成数据的错漏,尽管有历史版本可以回滚,但还是不方便。

所以,我们可以考虑在更成熟的 SaaS 平台上搭建这两张表,来实现更「傻瓜式」的操作和更自动化的招聘过程管理。用流程规范行为,避免人为失误。

市场上有很多 SaaS 供应商,各家都有各自的优缺点,但大体上功能基本一致。在今天的案例中我使用的是明道云。

听起来,「搭建一套招聘管理系统」好像很复杂的样子,哪怕加上了「零代码」和「简易」两个修饰词依然没办法消除掉固有印象,其实真没那么麻烦,只需要三步。

一、梳理场景需求

假如业务场景是这样:候选人选择岗位投递简历,然后对应的面试官进行初筛,如果合适的话就打电话做电话面试,通过了的话就安排复面,复面也通过了的话就安排 HR 面,然后就是发 offer。所有环节淘汰的都要发拒信。

我们可以画出来类似下方的流程图:

同时,再结合上周梳理的 E-R 图和两张 Excel 表,我们大致可以梳理出来这样一个逻辑关系:

有了这个图,下一步就是「照葫芦画瓢」了。

二、设计表单和自动化规则

首先,我们需要创建一个 SaaS 应用,就叫它「易招」好了。然后在这个应用中创建两个表单。第一个是「候选人基础资料及应聘记录」,为了方便理解我们缩写为「简历库」吧。

这个表单要设计哪些字段,每个字段的属性和取值范围(数据字典)是什么,也是需要根据业务需求来确定的,这里省去需求沟通的过程,直接给例子:

第二张表是「面试评价记录」。

在设计这张表的时候,就会涉及到「引用」的概念,因为面试评价是基于具体某个候选人的,所以我们需要在添加面试评价时,要求面试官指定这是给哪个候选人的面试评价。建立好引用关系,两张表的数据就能互通了(这其实就是在上一篇分享中的 Excel/WPS 表中的候选人 ID 字段)。

直接在 SaaS 平台上配置好这两张表,我们就可以实验手动来试验一下具体的效果。不过肯定会有同学说「候选人要怎么投递呢?总不可能 HR 手动录数据吧?」,先别急,后面会说。

试验 1:候选人简历入库

试验 2:面试官添加面试评价

现在就可以看到,在表一中,候选人已有一条面试评价记录,点击详情就展开表二中的具体内容。

OK,到这里我们已经把上次所做的 Excel/WPS 表格全部搬到了这个招聘应用中,但 SaaS 平台的功能远不止如此,我们还可以添加自动化规则来实现更高效的管理操作。

为了实现场景需求梳理中得到的规则,我们需要用到「工作流」这个功能。当然,不同的 SaaS 平台可能叫法不同。

明道云所支持的工作流有这几类:

  1. 基于工作表事件触发:当工作表中某个字段发生了特定变化时,就执行某个操作。举例:当电话面试环节的面试评价为通过时,就将该面试者的当前所在环节调整为复面,并提醒对应的岗位负责人。
  2. 基于时间触发:当时间到了某个设定的节点时,就执行某个操作。举例:每天中午 12 点,给所有应聘状态为「淘汰」,拒信发送状态为「待发送」,且应聘状态变更日期为「当前日期减一天」的候选人发送拒信。
  3. 基于 Webhook 触发:在指定的 URL 接到 Webhook 数据时,就执行某个操作。这一条放在第三点来讲,我们获取候选人投递的简历数据就是需要使用这个工作流了。

根据场景需求,我们可以设定这两条工作流:

工作流 1:基于面试评价表中的「面试环节」和「环节结论」字段,自动调整简历库表中候选人的「当前所在环节」和「面试状态」。

工作流 2:基于简历库表中候选人的「拒信发送状态」是否为「待发送」,自动在面试结束的第二天发送拒信,并在发送后调整「拒信发送状态」为「已发送」。

设置完成并发布后,我们来看一下具体的效果。

试验 3:给新投递的候选人添加简历筛选环节的面试评价,评为通过。该候选人的当前所在环节自动变为「电话面试」。

试验 4:给该候选人添加电话面试评价,评为淘汰。该候选人的应聘状态自动变为「淘汰」,拒信发放状态变为「待发放」。PS:由于拒信功能需要配置邮箱,暂且略过。

基于工作流,我们可以创建多种业务逻辑,通过自动化操作来实现工作效率和质量的提升。

三、连接简历投递入口

到目前为止,我们已经实现了招聘过程的内部管理,剩下的问题就是如何让候选人投递的简历直接进入「简历库」,省去 HR 手动录入的工作。

为了解决这个问题,我需要引入另外一个工具:公开表单。当然,明道云本身就有公开表单的功能,而且如果有其他支持 Webhook 功能的表单工具也是一样可以使用。但基于多安利一个功能的出发点,这里还是拿一个外部工具举例,比如金数据。

根据你在「简历库」中所创建的表单字段,在金数据中创建一个一样的表单,或者说问卷,然后开启「数据推送」。然后回到明道云,创建一个基于 Webhook 的工作流,并复制对应的 URL,粘贴到金数据的「数据推送」中。

然后,需要将金数据中的 JSON 样例复制到明道云中的「自定义参数」中。

接下来,我们就可以开始配置金数据中的字段如何跟明道云中的字段进行关联了。

保存后,我们再来试验一下。

试验 5:在金数据填写简历投递表,会自动推送数据到明道云的「简历库」中。

至此,就像搭积木一样,不用写一行代码,一套简易的招聘管理系统就搭建完成了。

当然,这只能实现最基本的招聘过程管理,稍微再提点优化需求,比如候选人上传简历自动解析到对应字段,比如候选人能够自助查询面试进度,再比如候选人可自助选择面试时间等,就需要更多的开发工作才能实现。但这不是这篇推送的重点,所以略过不谈。

四、总结

在我看来,就实现「招聘过程管理」这个需求而言,用 Excel/WPS 和用 SaaS 应用的最大差异就在于后者的自动化规则所带来的成倍效率提升。当然,SaaS 应用能做的远不止这些,越是复杂的业务,就越能体会到这套轻量、便捷且易迭代的工具所带来的改变。比如销售的商机和订单管理,采购的物料管理,生产制造的排期。

但需要指出的是,目前我使用的明道云还只能做非常简单的数据统计功能,尽管可以自定义图表,但能够实现的功能十分有限。

稍微复杂一点的数据分析,比如基于 Excel/WPS 的数据透视和切片功能的场景需求,暂时还没办法满足,更别提需要用到 BI 分析的复杂业务了。在这一点上,不同的 SaaS 服务提供商都有自己所擅长和不擅长的领域,也许在未来可以通过开放平台解决。

同样需要指出的是,「封装」如此完善的 SaaS 产品在与其他业务系统的对接上不可避免会存在水土不服,对于现有系统接口的改造同样需要企业内部投入较多的 IT 资源。

同时,目前国内绝大多数公司也缺少把自己的核心业务数据「上云」的信心,哪怕服务商能做到 5 个 9 的服务承诺——即便不考虑为了达成这 99.999% 的服务可用性需要花费多少成本,这也意味着在一年 365 天中会有 5.26 分钟的「掉线」可能。尽管部署在本地有可能还达不到 5 个 9 的保障,但就现状来看,国内企业的习惯依然还是「数据放在自己家比较安心」。这是目前的大环境。

不过话又说回来,像是对于非业务敏感类的数据,比如人力资源相关的人事,薪酬,招聘,培训等,「上云」其实已经是个趋势。然而尴尬的是对于这部分需求,大企业倾向自研,中小企业又不愿意多花钱。市场需求的确存在,但能不能养活一到两家独角兽,也只有时间才能告诉我们答案了。

 

本文由 @Tony Wu 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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  1. 人力资源相关的人事,薪酬,招聘,培训,除了外培和招聘,人事和薪酬是绝对的业务敏感甚至机密数据。

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