产品人自述:有道云笔记团队协作功能是如何诞生的?

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[核心提示] 云笔记产品进入团队协作领域需要经历什么样的思考和打磨?把握好取舍之道是问题的关键。

编者注:有道云笔记是网易有道旗下的云笔记产品,目前已覆盖了 PC、iPhone、iPad、Android 和 WP 平台。

上周末有道云笔记正式开始内测其团队协作功能。本文由网易技术总监、有道云笔记产品负责人蒋炜航投稿,从一名产品人的角度讲述了「有道云笔记·协作」诞生背后的故事。

文章篇幅较长,较为详尽地回溯了产品从创意到完善的过程,其中对产品定位和理念的反复思考尤为值得关注。


有道云笔记在 2011 年 6 月第一次和大家见面,在过去的 3 年里,有超过 2400 万的用户通过有道云笔记开始了他们的云端记录之旅。而我们也在思考,云笔记的下一个创新点在哪?是更炫酷的功能,还是开拓一个更新的领域?

为什么瞄准团队协作领域

事实上,在云笔记产品研发的过程中,我们调研过一些潜在的方向,也尝试过不少微创新。真正让我们决定云笔记向团队协作方向突破的,其实不是有道的任何一位高管,而是用户。

在和用户沟通的过程中,我们发现一些小规模的团队用云笔记创造出了很多新鲜的玩法。

罗辑思维团队是首先引起我们兴趣的团队。他们对云笔记的创造性运用给了我们很大的启发。罗辑思维的编辑团队使用同一个云笔记账号,每位编辑建立一个自己的笔记本组整理预料素材,而主编将不同团队成员贡献的素材整合在一起,形成最终罗辑思维的节目脚本。

随后我们为罗辑思维团队开通了公众账号,号召更多的普通用户通过有道云笔记向节目投稿,经过筛选整理后将优秀内容共享到云笔记公众账号中,公众账号变成了一个粉丝做出贡献也得到回报的地方。从 2013 年初我们接触到罗辑思维,在使用过程中他们向云笔记团队提出了很多急切的需求,比如设置权限,需要看到修改过程等等。

云笔记之前的版本并不是为团队协作设计的,所以类似逻辑思维这样的团队使用起来会有种种障碍,但这些团队愿意尝试新东西,把效率看得很重要,也不受大公司那些条条框框的约束,他们想到很多办法来规避这些障碍。

另一个例子是 NGO 组织黑龙江青基会。这个只有四五个人的小团队要同时处理几十所希望厨房和希望小学的项目进展,对他们来说最大的挑战在于要随时随地协同处理信息。这四五个成员共用一个有道云笔记账号建立了一套资料协作机制,日常工作的处理和汇报完全在云笔记上进行,即使出门在外也可以随时查看项目资料。

正是这些用户富有创造力的操作方式给我们释放了一个很强烈的信号:用户在寻找更好用的团队协作产品。

有道云笔记·协作是怎样诞生的

把一个好想法变成好产品是一个充满挑战的过程。而且中国用户的团队协作方式与国外有着极大的差别,照搬国外的现成产品几乎不可能。于是我们开始了漫长而艰苦的快速构建原型、试错、推翻重建的过程。

第一阶段:2013.3 – 2013.5 尝试云笔记共享版

在一开始,我们的思路是做云笔记的共享版。我们在笔记和资料的存储、管理方面有了一定的经验,国外同类的云存储产品 Dropbox、Evernote 也都做了共享版,或许有可以借鉴的地方。我们组建了一支很小的特别行动组(1 名后台开发、1 名前台开发、2 名兼职 PM)只用了几天时间就做出了一个团队共享笔记本的原型,团队所有成员都可以添加和修改共享笔记本中的笔记。

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(云笔记共享版的界面)

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(云笔记共享版中大家通过更新笔记标题来聊天)

然而问题很快出现了。最初几天的新鲜劲儿过去之后,参与体验的团队成员很快就沉寂了下来。我们以为是产品原型太过简单,于是又快速增加更新提示、提升共享速度,但发现仍然没有起色。通过访谈,我们才意识到简单的笔记共享,只是相当于让大家把自己手里的苹果扔到一个不会动的筐里,至于谁扔的,谁咬了一口,都看不到。我们意识到,对于团队而言,共享资料的目的并不是仅仅为了存储和备份,推动项目的进展才是最终的目的。所以这种只能部分取代 FTP 功能的云端资料库,用户当然不愿意用。

此路不通,产品工作陷入困境。

第二阶段:2013.5 – 2013.9 重新确定产品形态

云笔记共享版的思路被否定后,我们觉得问题在于用户不知道共享笔记的内容做了什么样的修改。为此我们尝试了下面几种不同的原型来解决这个问题,但是始终找不到让我们自己满意的方案。

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(中间尝试过的协作产品原型) 

在困扰中,我们决定重头从用户的场景出发,来定义产品的形态。这段时间我把电话簿、微博微信上创业的、带团队的、做管理的、高校里做教授的好友通通骚扰了一遍,跑遍了三里屯、798、国贸、中关村、五道口的咖啡馆。一番访谈下来发现,大家要的不是一个方便的云端资料库,更多的要是一个有效的云端工作场所。在访谈中,我的朋友们一再提起微信在他们工作中起到的重大作用,以及微信在文档管理上的不足。我们意识到,在团队协作产品中,IM 是一个至关重要的模块。资料库+IM 应当成为协作产品的主要产品框架。

因为 IM 有用户习惯的交互方式,所以我们新版的产品原型也试图在 IM 的标准交互上进行改良。

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(资料库+IM 的移动端原型)

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(资料库+IM 的桌面端原型)

第三阶段 :2013.9 – 2014.2 找到资料与 IM 的平衡点,为自己做产品

在此产品基础上,我们扩大了团队规模,加大了开发力度,也引入了 UI 设计。在这个版本中,协作界面被分成三栏,左侧是群列表,中间是 IM 讨论,右侧是资料库内容。资料库中又分为笔记和文件两个类目。用户可以在 IM 中讨论项目相关的内容,资料的更新参考个人笔记,最近更新的内容排在最上面。

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(资料库+IM 的首个 UI 设计版)

为了得到更多的内部反馈,我要求整个笔记团队完全抛弃企业 IM 工具(网易泡泡),转用云笔记的协作产品。作为团队带头人,我解散了所有笔记组的泡泡群。

但毕竟协作产品当时还在开发中,存在协作 IM 消息提示不够及时等各种问题。不久之后我就发现,我的团队成员偷偷的重新建了泡泡群(只不过把我排除在外)。但如果是关于文档的交流,大家还是愿意在有道云笔记·协作中讨论的。   所以这不得不让我们重新思考协作功能的定位。如果说资料库和 IM 是天平的两端,第一次的问题是完全把自己困在了资料库那一边,而这次,则是向 IM 的步子迈得有点过大了。

经历过这轮内测后,我们意识到,有道云笔记·协作不是要完全代替团队内现有的 IM,我们要做的协作产品,核心应该还是资料,在这里资料不仅可以被管理,而且应该有更加强大的协作编辑能力,IM 讨论是辅助讨论和实时更新的手段。

在意识到这点之后,我们将笔记和文件合并到同一个功能模块中,并将这个功能模块置于客户端界面的中间,突出其核心价值。通过增加多版本对照、笔记和文件评论等功能加强了资料管理和协作能力。在 IM 讨论区增加资料新建、修改、删除的消息通知,把资料库与 IM 模块更加有机的结合,让沉淀的团队资料真正活起来。   在做完这些修改之后,我们终于初步达成了「给自己做产品」的目的。

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(以资料为核心的资料库+IM 产品结构)

第四阶段:封测 2014.2 – 至今  从给自己做产品到给用户做,与用户交朋友

接下来,我们把视角从「给自己做产品」切换到「给用户做产品」,让用户给我们尽量多的反馈,然后让他们爱上我们的产品。我们尽快地找到一批会给我们有价值反馈的用户。在过去 3 个月中,我们以 2 周为周期,优化视觉与交互、修改 bug、完善功能超过 500 项。通过与用户的深度交流,我们也获得了一些新的洞察。比如说,我们意识到在协作办公场景中,对 office 文档的支持是非常重要的。根据这个洞察,我们为协作产品增加了 Office、PDF 预览功能,并在近期将提供对 Office 文档直接编辑(不再需要下载和上传)的功能。

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(有道云笔记·协作产品内测版界面)

在封测阶段我们邀请了一些团队来体验产品,其中有道口语大师团队、网易新闻客户端团队、网易花田团队、网易游戏部、网易杭研团队、网易云阅读团队、网易云音乐团队等众多网易内部产品团队已经从最初的尝鲜用户成功转化为第一批忠实用户。除内部团队外,一些外部朋友也参与了封测过程,她生活团队、周末去哪玩儿团队、卓明地震援助信息中心、黑龙江青基会以及网易校园合伙人大赛的参赛学生等很多团队,都在协作的使用过程中给我们提出了很好的改进建议。

经过 1 年多的反复演进,有道云笔记·协作为团队用户提供了群管理、笔记、文件、图片的管理和协作、IM 交流和通知等一系列基础的功能模块。之所以把产品设计成这样,源于我们最初的一个理念:我们要做的是一个面向大多数用户的产品。这些用户迫切需要的是最为基础的文字处理软件、表处理、实时沟通。在比较长的时间里,我们不会考虑专门面向某些特定人群,比如会计、销售这些垂直领域做专门的开发。

在产品诞生的过程中最难的不是技术上的问题,而是要准确判断出哪些功能应该上,哪些要抛弃。我的看法是,研发过程中当然应该保持专注,要弄明白哪些事情为什么做,哪些事情为什么不做,哪些事情要做透。

产品的取与舍

对我们来说,原则很简单,我们提供的产品应该是为一线团队项目推动者服务。

所以我们要让资料的共享、编辑、协作变得更加高效、对于项目的讨论要更加实时。而过于复杂的组织架构、OA 流程管理、层级权限设计,就显得没有那么重要。这都是我们不做的事情,因为我们的用户都是一些没有层级观念的人。他们可能只是几个想合伙把一件事做成的小伙伴,不需要那些复杂的东西。

我们希望团队用户可以根据自己的需要和想象去灵活使用有道云笔记·协作,形成最适合自己团队的使用模式。而我们云笔记团队也将在内测阶段中根据大家的反馈继续尝试更多的创新。

归根结底,一切的一切还是要回归到用户应用的场景上去。这是我们产品成功的根本和保障。

李彦宏在百度联盟峰会上谈到未来趋势的时候讲到,提升企业内部效率的企业级软件将是大市场。我们很高兴有更多的企业关注这个机会。对我们来说,这既是一块崭新的领域,也遵循着我们一贯的理念。连接人,连接团队,从个人到团队全面提升效率。

via:极客公园

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评论( 2

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  1. 一句话说得很对!互联网产品最终还是归结到用户场景

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  2. 用了差不多一年放弃了,原因是重装系统了忘了装。。。后来就用QQ备忘录了,反正只是记一些琐事的事情。

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