你的办公软件产品方法论是什么?

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用产品化思维去思考办公软件,将会对办事效率大有助益。

办公软件作为职场普遍存在的“利器”,尤其关键。如果还停留在一些基础功能使用,或者没有形成一套套复用“模版”,就有些说不过去。

阅读指南

1. 受众人群:产品经理及其余职业岗位的初学者;

2. 阅读收获

  • 对5类常用的办公软件有初步认知;
  • 掌握不同办公软件应对的常用场景,以及思考方式;
  • 对建立基于自身的办公习惯和规范,有一定帮助。

一、办公软件 VS 产品化思维

使用办公软件前,尤其是常用的几个如“Word”、“Excel”、“PPT”,都需要思考主题、对象、价值、内容等方向,这几个方向本质上同属于产品化的思维,即定位、用户群、需求、功能。

  • 主题 VS 定位:它的主旨是什么,就确定了接下来的输出是什么;好比一个产品,初始确定了定位,就确定了产品后续的方向。
  • 对象 VS 用户群:我们在做办公方面的输出时,都会有接收方,那么在交付的时候,就需要了解对方的职责、习惯等,从而在一定了解的情况下输出高质量的交付物;同样道理,产品也是,需要对用户了解,知道他们的画像属性,从而有针对性服务。
  • 价值 VS 需求:在做这样的输出物时,是需要强调对对方有帮助,有作用的;任何简单按照自己的思维去产出,大多反响寥寥;也就是说,我的产品是满足用户本质需求的,能够服务匹配上的。
  • 内容 VS 功能:输出物的具体内容,同样好比产品功能,每个内容都对不同的人产生帮助,受众可以从中获取价值信息。

一般情况下,常用的办公软件为三大神器“Word”、“Excel”、“PPT”,除此之外还包括邮件、OA系统等。

接下来,将整体介绍一下这5类,到底如何通过产品化思维去加以利用。

二、Word文档

使用文档的应用场景,主要是2类,一是输出PRD文档,二是输出方案书或计划书。

但不管是哪一类,都需要具备基本的行文规范以及必备的结构信息。

2.1 受众定位

在编写文档之前,除了明确主题外,首先需要确认这个文档是给哪些人看。因为确定目标群体,才能明确自己需要输出的主要内容,他们需要了解哪些方面的信息。

比如,假设需要输出某需求的PRD文档(主题),那么对于设计同学,就需要知道原型、交互信息;如果是开发同事,就需要了解流程、功能定义、业务逻辑等。

又或者是宣发一个通知信息,就需要明确知道这则信息的人都是什么人,他们需要知道什么内容,有什么前后变化,是否需要反馈等。

2.2 内容结构

不同应用场景,有不同的内容结构,目前Word文档常接触的场景主要有3类,分别是PRD需求文档,计划书,以及公文通知。其中第3种相对应用较少,但可以了解一下。

1)PRD需求文档

作为一名产品经理,Word文档是输出PRD文档的一种常用方法。由于已经有很多文章详细介绍如何使用Word文档撰写PRD文档,这里仅介绍主体结构。

  1. 第一部分:封面、修改记录、目录
  2. 第二部分:正文,包含需求背景、需求内容;其中需求内容需要说明需求定义、原型交互、业务逻辑等关键信息。
  3. 第三部分:非功能性需求,包含测试需求、数据需求等方面。

2)方案书(计划书)

一般这种类型的读者,都是领导、客户、合作伙伴等,所以这类文档,最核心的是“我是谁”、“我有什么作用”、“我能够给你带来什么价值”以及“未来我可以成长什么”。

2.3 公文通知

这种文档大多属于告知型,即“这是一件什么事,现在告诉你是什么情况,你需要关注什么信息”即可。而这块属于专门的行政公文,大部分岗位大多为读者,关注即可。

2.4 注意事项

对于此类的软件,需要熟悉基本的规范,比如标题格式、目录制作、页眉页脚,段落结构,以及一些基本的排版,都是必须掌握的。毕竟好的布局,阅读起来会比较舒服。

三、Excel表格

Excel是所有办公软件中十分常用的一种,应用的场景很多,具体有4类:需求管理、版本管理、数据分析、工作管理。一定程度上,Excel满足大部分的需求场景,适应面比较广。

3.1 需求管理

在需求管理过程中,Excel使用十分普遍,但主要在于2种,一种是需求池管理,另一种是需求内容管理。

1)需求池管理

由于Excel是表格化管理,所以十分适用于需求池这个“字段”较多的情况。而且Excel有明显的条理性,在较多的需求项中,进行有效的排序、筛选等。

2)需求内容管理

① PRD文档

众所周知,Axure和Word常用输出PRD文档的工具,但其实Excel也可以进行这方面的输出。行业已经有不少这样的干货,完整的Excel文档输出,建议可以看下,这里不多说。

② 需求提单

一般情况下,小需求是不需要进行大篇幅的PRD文档撰写,输出一个提单表格即可,这样内容直观清晰,又不会显得很散乱。当然,这样的需求清单同样适合不同的对接同事,包括设计、开发或者测试等。

3.2 版本管理

Excel因为是横纵轴显示,符合一个时间轴的展示概念,所以在做版本管理方面,也是比较合适的一个工具(当然更多使用婵道)。

3.3 数据分析

由于很多平台导出的数据大多以Excel结构呈现,所以就不可避免需要用到Excel进行数据处理。

那么这里的处理方式有两种,一种是进行数据分析,另一种是数据可视化。

1)数据分析

在Excel当中存在较多数据公式和函数,除要求很高、处理数据量大的数据分析外,Excel是基本满足了大部分的数据分析需求。那么,在使用Excel过程中,涉及几个方面的数据函数方式:

  • 文本类型:Left、Right、mid、len、lenb、find等;
  • 求和类型:sum、sumif、sumifs、subtotal、sumproduct等;
  • 计算类型:count、countif、sumproduct等;
  • 查找类型:vlookup、match、index、offset等。

2)数据可视化

做完数据分析,如果需要share,那么就使用可视化图表去关键信息,这才是一个合理的闭环数据分析操作。

那么什么样的数据结果,展示什么样的合适图表呢?这里可以参考麦肯锡的《用图表说话》,这是十分基础但有常用的图表展示规则。

3.4 效率管理

表格化管理,因为条理清晰,所以在一些分工协作、工作管理等方面,Excel有明显的优势。

例如工作管理:

 四、PPT软件

做PPT一般应对“项目汇报型、产品介绍型、培训分享型、分析报告型”等4大场景,每种场景都有不同的风格、结构和规范。所以,在输出PPT前,先确认这个属性以及阅读人群,并明确目的才去进行策划输出。

另外,值得注意的是,不同场景下,PPT的调性和规范都是不尽相同的。

4.1 项目汇报型

通常项目汇报都有一个大致的汇报思路,且由于对象多数为上级领导,所以整体结构是:项目基本介绍-项目的价值-现阶段的成就-未来计划。

除此之外,根据目的还可以3种:伸手要资源、定期汇报以及项目请示。不同目的需求,在PPT叙述中有不同的先后顺序以及侧重点。

1)要资源

这个说白了其实就是说,我现在人力不够,或者资金不足。那么凭什么领导,看了你这个汇报就给你划拨资源呢?所以,在制作汇报PPT时,可以稍微侧重项目的优势,能给公司、领导带来什么价值,而且是比较match的。

  • 项目介绍&成就:这里主要介绍项目,以及目前取得的成就。
  • 项目计划(愿景)&目标:这里则主要分2部分介绍,一是目前市场上的情况,以及机会。二是项目团队打算怎么做,制定了什么计划,期望取得什么样的突破。
  • 问题&支持:前面说了那么多,到了这里就是自己的真正目的,我要完成上面的目标,现在哪里有不足的地方,需要公司和领导给予某方面的支持(1、2、3点等等)。
  • 总结:最后,大概就是对以上内容的一些关键内容进行总结。

2)定期汇报

一般情况下,项目都会定期给上层汇报情况,比如双周、每个月等等。所以这种类型的汇报在主题、对象都是比较固定,基本就是汇报目标的过程及里程碑等。

同时,因为项目在推进过程中,总会时不时遇到一些不可控的情况,这个时候就需要及时反馈风险。

  • 项目介绍&目标总览;
  • 各个目标的进度:主要为完成度,取得什么样的效果;
  • 风险反馈:每个目标达成过程是否有风险阻塞事情,具体是什么情况,并提供建议方案(至少2个以上);
  • 总结。

3)项目请示

项目总会遇到具体执行人一些无法决定的事,这个时候就需要请示上层去做决定。

但正如所有人都知道,永远只能让老板做选择题,而不是问答题。所以我们在表达这个目的的时候,建议思考充足的方案,去让领导进行决策。另

外,在跟领导汇报这样目的时,建议采用金字塔结构模式,即结论-方案内容-问题背景-再次请示去梳理。

  • 当前问题&目的:在汇报初始,就需要大致说明问题,以及说明我这次汇报的目的(即结论),需要领导针对这个问题去做决策;这样做的目的,就是告知领导,需要他来给我针对这样的问题进行决策。
  • 方案内容:前面已经说了主旨,接下来就是要说我有什么样的方案,这时候就需要抛出多个方案,方案包括怎么做、优缺点等;在这里建议2-3个最优方案即可,太多会导致思考决策成本更大。
  • 问题背景:这部分主要是更多地去说明项目当前遇到的问题,以及这个问题的背景是什么;这部分放在最后说,主要是让领导了解前恩后果,提供决策的判断依据。
  • 请示决策:到了最后,该说的已经说完了,可以让领导基于以上的汇报内容,再次让他针对方案进行决策,或者听他有什么建议。

4.2 产品介绍型

很多时候,产品经理不管是B端和C端,都需要给内部或外部去介绍产品,好让别人知道我是干嘛的,我能给你带来什么价值。主要对象可能有领导、客户、合作伙伴、媒体、公司同事、用户等。

  • 基本信息:这里主要说产品的一些基础信息,包括产品名称、定位、历史发展等,让受众对产品有一定的认知。
  • 现状&价值介绍:这部分主要介绍目标市场的现状痛点,以及产品的价值;简单来说,通过现在的问题去说明这个产品有什么优势,有什么资源,可以解决什么问题,并提供了什么价值;对B端用户就是赋能,提供企业者的效益;对C端用户可能就是生活的某些方面提供便利。
  • 核心功能&案例介绍:这部分主要抽取产品的一些核心功能,重点介绍这些功能是干嘛的,怎么用的,能提供什么帮助;并通过案例加深受众对这个场景的认知。
  • 未来规划:说明上面我们已经做到的地方,这里可以大概说说产品未来发展的前景,可以做到什么程度,取得什么样的突破,从而为大家提供更优质的服务;往小里说,就是画饼,往大里说就是愿景。

4.3 培训分享

日常的经历很多时候都可以总结成经验,通过分享来帮助别人提升。

不管是产品经理,还是其他岗位,平常都会不可避免给别人进行一些培训分享。培训的核心目的,是传递一些知识,来提升受众的认知,期望他人在工作、性格等方面都能够有所收益。

所以,在输出的时候首先需要知道受众是哪些人,他们对哪些方面的认知是不足的,并针对且确定培训的“主题”。

同时,由于培训很多时候属于相对轻松的环境下,所以PPT制作可以稍微“活泼”一些,减少大家的压力环境。

  • 明确主题&对象:这属于第一步也是最重要的一步,因为明确主题和对象,是此次分享的最终目的,明确方向才好进行后面的梳理。
  • 说明现状&问题:在明确的主题范围下,掌握受众目前遇到的一些问题,并结合自身了解的情况,去整理大家常遇到的或者未来会遇到的现象,这样才能对症下药。
  • 阐述方法&案例:基于自身的经验,针对以上的现状和问题,提出某些见解,并通过举例来加深认知。
  • 总结:这部分同样是对整个培训主题下的经验总结,提出一些全局性的原则,梳理一定的方法论体系。

4.4 分析报告

这类报告的核心是发现问题和解决问题,所以针对此类的PPT,需要着重问题的现状,有什么正、负面影响,基于这些制定什么样的方法和执行计划,最终在与会达成共识。

  • 主题:明确此次分析的方向
  • 现状&问题:针对主题通过定量、定性等方法了解现状,并总结问题的正、负影响。
  • 建议&效益:针对以上的情况,制定方案及执行计划,同时需说明方案优缺点,优点如何保持,缺点如何解决。同时针对这些建议,可以带来什么价值效益。
  • 总结:阐述此次分析的主题和关键观点,并确认最终结果。

4.5 小结

PPT在阐述时,是比较有结构化的,所以建议在输出前使用思维脑图,梳理核心要点,以及整体的结构。

五、邮件

在一些公司里,都会使用到邮箱作为办公工具,甚至可能是最重要的沟通工具,像Outlook,QQ邮箱等。

使用邮箱的场景,一般是基于几种:咨询问题、汇报请示、信息通知。

5.1 咨询问题

这类邮件,主要需求方对一些业务有疑问,需要进行澄清,通过电话沟通不一定能解析清楚,以及口述不便于反馈整理。那么应对这样的场景,发一封邮件就十分恰当。另外,使用金字塔结构进行询问是十分合适的。

  • 抛出主题:正文的第一句话,就是说明我是来干嘛,这样好让收件人知道你的核心动机。
  • 介绍背景:说完动机,接下来说这个事的背景,也可以理解为需求,我为什么要了解这方面的信息,是因为我最近在做什么事,又或者有哪方面的需求需要了解。
  • 反馈问题:针对以上的内容,发件人就需要罗列哪些问题点,到底是哪些问题,并通过一一罗列,这样回答会更有条理性。
  • 期望解答:回到最终目的,就是希望收件人能针对以上的问题进行回复,这里更多的是起到一种结尾的方式。

5.2 汇报请示

邮件通常也是汇报请示的一种方式,性质和PPT中的“项目请示”一样,只是输出的工具不同,但内容和目的是一致的。

因为对象是领导,所以在输出时最好简单直接、观点清晰,目的明确,减少老板的阅读和思考成本,并注意避免太多不确定性的信息。

所以整体的结构仍是“目的&结论”、“问题&方案”、“事情背景”、“请示决策”。

5.3 信息通知

此类场景只要为向多方同步信息作用,比如项目进度、公告、会议纪要等。这样的邮件,大多不需要回复,仅为了解当前事宜的一些相关情况。

  • 主题:首先,需对收件人告知此次信息的主题是什么。
  • 具体内容:罗列这件事的具体情况,建议分点梳理,这样对于接收者而言阅读起来比较清晰。
  • 结论:大致总结上面的情况是什么样,并说明后续计划,让大家了解接下来会怎么样做。

六、OA系统

各公司都会基于公司的日常沟通,使用OA办公系统,既帮助公司业务效率提升,又能便于同事之间的交流。

除一些大公司自研OA系统外,大多数企业都使用企业微信、钉钉、TIM这些产品,但不管哪种,本质上都是业务沟通和办公的有效工具。

所以,基于以上的场景,职场人士应该熟悉自身日常与公司相紧密的业务,一定程度上提升自身的效率,例如通过企业微信“工作台”快速使用汇报、文件存储等。

另外,能够通过“消息”快速与公司的任何一个人打交道,又或者针对某一细节问题,通过建群去异步沟通解决,在效率上并行处理也不耽误太多时间。

七、总结

  1. 工作当中不可避免都使用这5类办公软件,善加利用可以提升工作效率和质量;最好是能够针对常用场景形成模版,可以快速复用,从而最终达到方法论。
  2. 每个人的业务侧重点不同,可以根据自身的业务优先级,多锻炼侧重的地方;另外除非业务要求特别强以及兴趣,能够胜任大部分的业务即可,不需要太过钻研。
  3. 任何的办公场景,可以参尝试用产品化的思维,从定位、需求、功能等方面换位思考;比如先了解“对象是谁”,其次是“我的需求和主题是什么”,然后采用“合适的方式和内容”;简言之,就是人、主题、方式及内容结构。
  4. 多采用金字塔结构进行思考表达,能起到一定的引导性。

 

作者:A.D,世界TOP50强公司产品一枚;公众号:吾某

本文由 @A.D. 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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