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需求文档2.0:三个原因,解答我为什么用excel写需求文档

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不只是我自己在用excel,我还推荐朋友使用,在培训时,我也将excel需求文档的写法教给大家,并且将excel版本定义为需求文档的2.0阶段。

这篇大概是我改的次数最多的文章,因为好处实在太多,最开始我从使用特性来分析,然后又从管理来分析,但总觉得不妥,毕竟这些好处并不是绝对的,还要看个人和团队的升级应用,然后就有了这版 ,绝对肯定一定大概也许可能打死不改的版本。

我决定,写几个最基础的好处,属于每一位用excel写需求文档都会拥抱它的好处。

一、需求可量化

如图,我们一旦使用excel写需求文档,会立即知晓需求数量,图有14个需中便求点。你还记的上一个版本做了多少个需求吗?

我们使用excel来攥写需求文档,会很明确每个版本的需求量,比如我在上一个版本里总共开发的需求点有240个左右。

不论是word版本又或者是原型图标注,在这一点上都无法做到与excel相同的效果。(ps.我始终不认为原型图标注是一种需求文档的撰写方法,他应该是表现形式才对)

需求量化以后,我们能做到哪些事情?

将需求量化以后,我们可以轻易得到以上四个信息。

产品输出:

基本上每位产品经理都能生产需求,但却无法将这些需求进行均衡,这也是许多创业团队的PM进入成熟团队后,很难适应的问题。

每个开发团队的生产力都是有限的,越是成熟的团队,周期内开发的需求量越是显得均衡,比如一个月固定开发量在400-500之间。

当然开发团队的规模,技术能力,以及需求复杂度,都会影响可开发的需求量。但这些的前提,我们得有能量化下来的需求才行。

需求变更:

需求变更不仅仅是让开发,测试同学深恶痛绝,也是我们产品从业人员心理的痛。谁不想消灭需求变更呢?毕竟被大家不信任,以及质疑,总不是一件让人感到高兴的事情。可似乎我们总是做不到“不变更”,甚至不知道自己的变更算严重还是在可接受范围。

量化以后,这些数据就能成为我们最大的评判工具。

在上个版本一共有40个需求点出现了变更,这个版本变更记录只有20条,是不是离目标近了点?即使某个版本出现变更较多的时候,比如出现了60个需求点变更,我们也能立即发现问题出在哪个环节,能发现自己对何种类型的需求掌握不足。

开发输出:

大概是习惯使然,我们一般都会质疑产品的需求遗漏,却不怎么会留意到功能漏做,一个好的团队 ,出现功能漏做的可能性比较低,但在团队初期时,这个问题,可是非常常见的。

我们可以借助规范的方法来避免这个问题,也是寄托于需求可量化的特性,能够统计到漏做的数量 ,也能关注到哪些需求容易漏做。

这是word乃至原型标注所不能达到的效果:需求可量化

需求量化后就可被统计,而有了统计,就会出现完成率,变更率

这部分就不再展开了,我们来看看除了需求可量化以外,我选择excel撰写需求文档的其他好处。

二、认识功能

这是我强调的另一个概念,对于产品经理而言,这是一个分水岭:认识功能。其实有许多产品经理认识需求,但却不认识功能。

这并不是一个值得提倡的趋势,需求的来源我们可以理解成分析阶段的产物,也是一种想法,思考的表现,但却终要功能来实现。

互联网产品经理本身有很大的局限性质,我们的想发必须依赖功能才得以实现,而这些功能都受到编程语言的限制,那就表示,功能是有限的。

需求是什么呢?

用户将内容从A产品里分享到朋友圈里,如果他的微信好友访问了他分享出去的内容,那在A产品里能够记录并通知用户:你的微信好友xxx ,访问了你分享的<xxxx>。

这是一个需求,也是我所做过的一个需求,实际的效果非常好,我们不需要将用户的微信好友转移到A产品里,就能实现简单的熟人互动。‘

怎么实现呢?

Word版本的需求文档,大多是以描述需求为主,就像这个案例一样,这个描述里有多少个功能,都有哪些功能,我们都是不知道的。

但excel的需求文档里,如果我们不认识功能,就无法撰写,excel并不只是将需求点罗列出来而已。

按照列顺序,依次是 功能模块 ,需求点,需求描述, 参数

功能模块可以有多个需求点,需求点却只能包含一个功能点。

我们只有认识到什么是排序规则,什么是首次加载,什么又是翻页,什么是缓存,才能去将这些功能罗列出来,并且对单个功能点进行描述。

我们只有认识到什么是参数,才能在参数列里,将参数的内容独立出来。这就反过来对我们产生了督促效果。

在撰写的过程中,会反复思考需求如何实现的,并且向开发询问,进行技术调研,经过了这一系列的过程,最终写出来的需求文档,就会极大的规避遗漏掉的需求,以及会变更的需求。要知道,在我们掌握一个需求的实现方案之前,这份文档是写不出来的。

所以,使用excel写需求文档的PM ,在相同的一年里,往往能比word版本的PM,具备更多的功能素材,积累更多的关于技术的认识。

这并不需要学习代码,excel写需求文档就能达到这个效果。

三、积累需求库

当我们进入这个行业后,会逐渐的发现,功能的复用度很高。

我所了解的设计师有一些开源的素材,开发也会有封装好的SDK,可以直接使用。

产品经理也可以,我们的需求文档也可以积累下来,也是可以被复用的。

图中是一个功能模块的需求文档,我们会发现很多产品里使用到发布时间的,都会有一些相同的表现结果。那么这部分的需求文档就可以复用到多个项目中。

随着这样的模块化需求越来越多,我们自身就会积累非常高效的需求库。怎么做呢?

这只需要我们单独再建一张EXCEL,将每个版本的需求,按照一定的规律进行集合就好了。

Excel的需求文档,由于是对功能进行定义,也就是说从功能的角度来写,这就导致复用性非常高,不牵扯到业务逻辑,需求场景,功能就是功能。

久而久之,就会让我们发现其实不同的需求所用到的功能很多都是相同的。不论我们做什么样的项目,图片还是那个图片,输入框还是输入框。

这时,我们再写一份需求文档,大概只需要1-2小时,从我们的需求库,提取出相应需求就可以了。

需求库的形成,会有几个典型好处:

  • 对功能的认识可积累下来
  • 极高的复用性能
  • 逐渐完善需求,减少遗漏

有时候,我们会反复在同一个类型的需求里反相同的错误,就拿统计数字来讲吧。

统计数字现在经常被使用,像是点赞数,评论数,关注数,粉丝数,照片数,阅读数等等,非常多的地方使用到了统计数。我们可能在第一次写统计数字的需求时,会漏掉单位转换,没关系,我们将这个遗漏掉的需求,以需求变更的形式,记录下来。

第二次写的时候,我们会直接复用这块的需求,可能还会漏掉四舍五入,同样的,还是用需求变更的方式记录下来。

到后续的第三次,第四次,直到我们不需要再补充了,直到不会再因为该类型的需求,增加需求变更记录了,我们的需求库就成熟了。后续使用时,直接复用就好,无须再思考了。

这篇文章,我给大家讲述了三个选择使用excel的原因,但就如同我在前文里提及到的,excel的好处实在太多了,甚至还有很大的挖据空间,等待大家的发现。

枯叶讲需求

今天来说说前端的“判断”逻辑。

判断逻辑是指在指定结果里,选择某一个结果进行展示。

每个结果,都会有一个唯一的原因。

以关注按钮而言,后端会告诉前端该用户是否已关注对方,0表示 已关注,1表示未关注,前端就判断这个参数是0还是1。如果是0的话,就显示已关注按钮,或者隐藏关注按钮;如果是1的话,就显示关注按钮。

判断条件的结果可能有多个,但一定是有限的,而且是一对一的。比如有四种结果,那就是在四种结果中间进行判断。

#专栏作家#

枯叶,近6年经验的产品经理,人人都是产品经理专栏作家。擅长社交,社区,细分群体挖掘。微信公众号:枯叶咖啡馆。

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  1. 求源文件学习!!!谢谢~~ 799041852@qq.com

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  2. 求源文件学习,感谢~~mengya223@163.com

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  3. 这种方法适合做B端产品吗?需求评审主要是讲业务,更多的向开发人员传达价值,讲清楚业务,让整个团队明确目标,所以原型也是按业务逻辑来呈现,像老师你提到的用表格,会不会太碎片化?开发接触需求会不会不能理解我们的需求是什么?要通过什么手段解决什么问题,就只知道这个版本要做什么功能,有多少功能? 请问老师怎么有机结合呢?

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  4. 求源文件学习,感谢~1303225059@qq.com

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  5. 十分实用,可以的话,求源文件学习,感谢~409576552@qq.com

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  9. 从开始做产品那天起就有这个想法, 被带我的人打消了,今天看到你的分享,决定干起来

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  10. 能不能发我一份学习,谢谢楼主

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  11. 你好,文章写的不错,但是我想问下,excel怎么体现流程和模块之间的关联关系呢

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    1. Excel写需求文档的最大好处在于在下方可以进行分模块标签管理,一个模块一个标签,每个模块里面展示对应的流程、原型图、描述、规则等内容,逻辑展示非常清晰;
      而且另外一个最大优势是在进行需求评审的时候,不需要像word一样上上下下滚动几百米让人眼花缭乱

      非常赞成楼主的观点!

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  12. 公众号搜不到哦~

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  13. 入行一年左右还未完整的写过需求文档。每次都是用excel列名需求点,文字说明都是直接写在原型上的,前面觉得很直观,后面说明多了,很多点都会被忽略掉,用excel确实有很多复用性可以借鉴。谢谢大佬的文章

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  14. 求需求文档,公众号搜索没搜到,楼主~

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  15. 入行时间不久,接手几个产品线之后发现很多功能重复性很高,但因为自己不注意整理和积累,每次还需要重新写,最怕的就是页面个性化定制,对自己和开发工作都带来了负面影响。看到作者大大的总结,很受用,是时候整理下自己的原型规则了。 😉

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  16. 不错,求源文件,谢谢~13410158354@139.com

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  17. 跟我们老大讲的使用usecase的思想方式写需求文档是一致的,非常赞

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  18. 用Excel的确是比较好的表现数据,但有两点是比较不好处理的,1.插入图片,有图片后,与文字的关系就非常不好排;2.不方便排版,尤其是PRD往往需要大约存档的,对打印排版并不友好

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  19. 赞一个

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  20. 非常赞,小白看完收获了一些基础知识,也学到一种方法,感谢博主分享

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  21. 非常细,配合原型设定规则非常棒~

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  22. 求楼主分享文档,想规范化自己的需求文档,371966475@qq.com,万分感谢

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    1. 关注我个人公众号“枯叶咖啡馆”,底部菜单栏的“往期文章->功能分析”里有案例分析,可以参考下~

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  23. 求楼主分享文档,对于不懂技术的人要写需求文档是很好的解决方法,542368441@qq.com ,万分感谢您!

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