议事法则:为什么 2/3 的会议都是低效或无效的?

AI时代,如何更快入行抢占红利得高薪?前阿里巴巴产品专家带你15天入门AI产品经理。了解一下>

每周管理者要花18小时以上(1/3的时间)在会议上,但是,众多的会议并未达到预期的目的,25-50%的会议时间被认为是在浪费时间。那为什么 2/3 的会议都是低效或无效的?

今天要和大家讨论的话题是管理者经常参与的,但是有时被诟病最多的工作内容——会议。

会议是在公司内部用来传递、沟通信息以及达成决策的工具。越是高层级的管理者,在会议上花的时间越多。

哈佛商学院做了个统计,每周管理者要花18小时以上(1/3的时间)在会议上,但是,众多的会议并未达到预期的目的,25-50%的会议时间被认为是在浪费时间。人们对开会怨声载道,认为开会是浪费时间。

能否开好会议,是高效管理者和普通管理者之间的区别。因为会议决定了你的执行效率,那我们一起来看看如何能开好一场会议。

给大家举个例子:产品部的小李在吃过午饭后接到了会议通知,这个通知提到了下午2点在二楼会议室开会。

小李准时前来开会,看到许多同事都已经在了,包括市场、财务、开发部门的同事。于是小李就问大家这次会议开什么内容,大家都面面相觑,说都是刚刚接到通知。不一会,业务部的负责人张总来了,说召集大家讨论一下这一批产品上市后用户的反馈和应对,然后花了半小时介绍了目前事情的背景和情况。

经过一下午的讨论,大家从各自的角度出发提出了很多观点。会议结束了,第二天小李继续着手进行了原来的工作,前一天的会议内容就被她抛之脑后了,这是一个非常常见的会议的情形。我们一起来看看这场会议存在哪些问题,还有哪些地方值得提升。

第一个严重的误区和问题,也是多数会议都会有的通病:

如果我们开个一小时的会议,从下午1点到2点。这个会议所用的时间资源,也就是所谓会议时长,是一小时。但是,这个会议所覆盖的时间周期可不止一小时。

如果想要一个会议有成效,我们必须要关注到会议前与会议后的这两个重要时间段:

一、会议前

我们需要做什么?

创办人想要创办一个好的会议,在时间条件允许的情况下,要提前24小时给参会人员发出会议的通告,要告诉与会者这次会议的:

  1. 目的;
  2. 时间、地点;
  3. 需要阅读的材料和要准备的信息。

会议是一个特别耗费时间的活动,例如:一个一小时的会议,如果有八个人来参加,那么这场会议不仅仅耗费了参会人员一小时的时间,还等同于耗费了公司八个小时的生产力。因此,对于一个团队和公司来说,开好一场会议的前提是会议的内容需要集体来交流以及做决策。

如果一场会议的目的仅仅是让参会人了解信息,像这种可以个人完成的任务,就没必要放在会议上解决了,这是许多会议都会出现的问题。参会人往往在进入会议室之前对本次会议的内容一无所知,以至于一场会议需要占用大量的时间,来跟参会人普及背景信息知识。

其实,普及背景信息这项工作可以在会议前做,就是把相关信息发给即将参会的人员,让他们利用好各自的时间来了解这次会议的内容。只有在参会人充分准备的情况下,大家才能在会议的现场有效地交流、做决策,以及最终达成一致的结果。只有这样,会议才会变得高效。

二、会议后

当会议开完,会议门被关上的那一刹那,并不代表这场会议的结束,而只是进展了一半,因为会议上达成的决议还没有开始被大家执行。因此,每场会议后都要得出清晰的会议纪要,明确要达成的目标和要完成的具体任务,以及任务的执行者和完成的时间。

这样的会议纪要要在会议后24小时发给与会人员,并要求相应的与会人员在确定的时间点,对会议所要求的事情给予进展的反馈。那么,这样的会议才算是画了完整的句号的会议。

对于一场会议来说,重要的不仅是会议的成功举办,还要求会议是高效的,并且一定要关注会议前与会议后所要做的事情。除了需要注意会前和会后,会议的举办现场,也需要注意一些重要的事项。

三、注意事项

1. 每一场会议一定要有一个明确的发起者,或者叫做决策者

在一场会议当中,如果没有决策者和最终的负责人,这场会议就会变成一场漫无目的的空谈和讨论。

因为会议的目的是做出一个决策,以及行动计划。即便这项决策可能不是最完美的,但这项决策需要有人来拍板。有时候在一场两个部门之间的会议中,如果没有一个更高层的角色来参与时,这样的会议很容易让大家都以妥协来收场。

2. 在会的时间观念包括参会一定要守时

在会议过程中,对于时间的把控要非常的严格。在很多情况下,参会人员会觉得这场会议已经没有要继续进行的意义了,但是没有人宣布会议的结束,所以参会人还得在这场会议中继续浪费时间。

所以,主持人需要能够把握会议的议程。

一般来说,一个会议的议程可以包括以下几个步骤:

  1. 表明目的;
  2. 介绍简要的背景;
  3. 提供决策信息;
  4. 表达观点;
  5. 达成一致。

在会议的讨论过程当中,要确保每一位角色都能发表各自的观点,如果你发现某些角色,在整场会议中不需要发表观点,或是从来都不发表观点,那么这样的角色未来可能就不需要参与这样的会议了。

3. 杜绝在会议当中的小会议和子会议

每个人讨论的观点都应该让所有人听到,要杜绝他们与身边的人进行交头接耳沟通的情况,有时候一场会议会引申出一些新的议题。那这个时候,会议的管理者需要意识到这些问题可能会用一场新的会议来解决,而不应该在这场会议中进行讨论解决。

4. 要严格控制会议的规模

通常要求便于管理即可,一般与会者最好不要超过八个人,十个人是上限。

在会议的过程当中,尽量保留用于放幻灯片以及用于做记录的电脑。如果一些人员带着电脑来参会,这将是一个非常低效的行为,因为经常需要把这些人员重新拉回讨论现场。

另外微信也是会议效率的杀手,除非有非常要紧的事,或者客户急需解决问题。否则,一边开会一边浏览手机将是非常低效的。

对于参会人来说,要学会说不。如果觉得这个会议确实不用参与,参会人可以拒绝,而不用勉强去参加一场全程都很讨厌的会。成员对于会议的决策可以在会议现场提出不同的意见,但是一旦达成一致,哪怕你有保留意见,也要百分之百的完全执行。

有些公司或团队采用站立式开会的方式也是一种不错的选择,至少这样的会议不会开得很长。

下次开会的时候,检查一下这些点。一个好的团队管理者,一定是关注细节的。请大家思考一下,你在开会过程有哪些需要改进的地方?

以上希望对你有所帮助。

#专栏作家#

倪云华,公众号:倪云华新知,人人都是产品经理专栏作家。十年跨国管理咨询顾问,曾服务普华永道、IBM全球咨询服务部,为华为、海尔、腾讯等公司提供咨询服务。多家创业公司管理顾问。著有《共享经济大趋势》。

本文原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

给作者打赏,鼓励TA抓紧创作!
5人打赏
评论
欢迎留言讨论~!
  1. 小事开大会 大事开小会

    回复