10大原则召开高效会议,避免坑爹的会议

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开会的目的什么?是聚合相关的人员,为了某个目标和问题的解决方案进行讨论和交流!

出来工作,加班开会在所难免。 曾经听到很多朋友向我抱怨:“召开一个会议,各种扯皮,会议花费几个小时,需要解决的问题没有解决,时间却白白浪费,最后自己手头的工作还没有做完,加班加点……内心苦恼啊!”同时,依据网络的调查统计,57%的调查者认为职场当中70%的会议无效和浪费时间!

围绕上面疑问问题,今天笔者与大家一起探讨和聊聊会议管理,让会议不坑爹!

一、为什么会有坑爹会议?

开会的目的什么?是聚合相关的人员,为了某个目标和问题的解决方案进行讨论和交流!

对的,开会的核心目的就是为了解决问题和达成共识目标!但是,为什么在大多时候会议在浪费时间?

其实归根总结,一个没有达到预期目的的会议,就是坑爹的会议!那如何召开高效会议呢?

二、高效会议十大原则

国际项目管理协会PMP与国内的高级信息系统项目管理师中对高效会议进行了总结:

1. 事前制定会议制度

无规则不成方圆,会议也需要制度。一般会议制度包含什么内容呢?

  1. 会议的批准流程制度,召开的一个会议,需要根据会议的属性(如产品评审会,项目Kick-Off启动大会,项目总结大会)等,进行不同领导层面的批准和申请。
  2. 会议分为的类别,不同类别会议需要注重的内容。
  3. 会议基础纪律和要求
  4. 会议资料的存档方式
  5. 会议纪要的格式……

会议制度文件

会议申请单

其实在这里,大家可能会问了:搞这么个会议制度,麻烦,恶心!其实,想深沉一点,这个是很有必要的。因为一个会议的制度,可以让所有人有一个共识!让大家知道会议的基础规则和相关会议的重要程度,可以以此来保证相关人员在想要召开会议之,经过深思熟虑,降低无效会议的概率。

当然,大公司和小公司的在会议制度上还是有很大的区别。其实,不同的公司内部的规定各不相同。假如是在大公司的兄弟,会议制度可以直接找公司组织资料阅读并遵守即可;假若是小公司的兄弟,那可能需要相关人员在开会前,提前设计好会议的制度,并让其他人员确认签名,并要求遵守。

其实,在一个会议中主持者很重要。在有会议制度的前提下,主持者可以根据会议制度进行引导,保证会议高效进行!

2. 放弃可开可不开会议

其实一个会议的召开,是很耗费资源成本的,所以在召开一个会议的时候,小伙伴们需要进行的预估,问一下自己这个会议召开值不值得,一些可开可不开的会议,就让他去吧!

3. 明确会议的目的和期望结果

会议需要有一个中心点,一个必须要达到的结果,没有目的的会议都是耍流氓,就是失败的,其实召开者可进行简单的成本预估, 假如会议漫无目的,参会人员所消耗的时间乘与人员的薪资,这个就是会议的基本成本!当然,会议的目标越具体、明确,会议讨论的效果会更好!

4. 发布会议通知

会议由于需要召集各个成员,一般建议提前1天时间告知需要召开会议。

5. 提前发出会议资料给到参会人员

一般要把会议的资料提前发出,并给到相关参会人员。让参会人员提前知道会议的内容和大纲主题,提前准备!避免在会议中参会人员现场发挥,成会议达不到预期效果!

6. 借助视频设备

会议为了更好的介绍,建议可以准备ppt,同时借助视频设备,让所有参会人员直观了解.

7. 明确会议规则程序

不同的会议,会议主持人员需要明确先做什么、后做什么、再做什么。主持人员需要告知会议分为多少个栏目,有目的和顺序的引导参会人员进行探讨。

主要的议题往前排,相对次要的议题往后排;时问紧迫的议题往前排,时间余地大的议题往后排;需要与会者高度集中讨论的议题往前排,与会者兴趣较大、已经掌握相关知识的议题往后排!确保会议的规则顺序,才可以有效地促进会议目的达成!

8. 会议要有总结,提炼结论

会议的结论,其实就是对当前会议成功与否的一个批判。一个没有结论的会议……那开这个会议干什么呢?浪费人力物力。

9. 会议要有纪要

会议结束后,应将会议内容整理成会议纪要,会议纪要中应包括相关部门应承担的责任、责任人,完成时间及验收标准等内容。会议的关键在于落实,应根据会议纪要的内容检查会议决定的落实情况,使会议做到议而有决、决而有行、行必有果。

10. 做好会议后勤保障

举个简单的例子,假如投影仪在召开会议的时候坏了,会议就会被推迟,在一些需要老板参与做决定的会议中,这个推迟的时间就会被放大,天知道什么才能在开始?

三、总结

会议管理,核心为了保障目的和目标的达成。理论与实际相结合,把握好以上的10大原则,会让自己的会议更加高效!让我们对无效会议说不吧!

 

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  1. 您好~我是公众号新关点负责人L,特别喜欢您的这篇文章,希望分享,申请转载,请通过~谢谢🙏

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  2. 请问可以公众号转载吗?谢谢

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  3. 会议系统做成e化的

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