从产品经理到总监,就差一张高价值Excel表

零基础学产品,BAT产品总监带,2天线下集训+1年在线课程,全面掌握优秀产品经理必备技能。了解一下

职场江湖上,流传着这样一句话:「职场有三宝,Word做总结,PPT做报告,Excel才最好!」高价值的Excel,能够体现一个人的严谨思维,能够促进职场沟通。那么,如何设计一份高价值的excel呢?以下,笔者将为大家详细讲述。

落笔点睛,入木三分,我是阿北,也可以叫我「北先生」。

新东方年会,一首改编版《释放自我》引起全网轰动,一句「干活的干不过写PPT的」,如阿北这般,经常做PPT汇报的人士,不幸中枪。当然,阿北不是那种“拿PPT装逼,不干实事”的管理者。

今天我们课程的主角,就是PPT的“表兄弟”——Excel。

阿北的团队,流传着这样一句话:「职场有三宝,Word做总结,PPT做报告,Excel才最好!」

为什么Excel是最好?

它很少拿来被展示,却是“三宝”中最体现思维效率的工具。今天,阿北就从数据型Excel的重要性、核心设计技巧,以及实战演练,逐一介绍。

数据是职场沟通,最有效的手段

一场会议,为什么讨论的无休无止?为什么观点难以统一?为什么观点统一了,有时也往往落实不到位?

因为在表达观点时,太多人使用「我认为/我觉的」这样的字眼,很显然,没人听你的。

那什么是更好的表达方式呢?

“大家看,通过这个数据,我认为/我觉得……第1步是……第2步是……”

说服他人的技巧在于:只要在“我认为”前面,拿出相关数据,后面说明步骤,那你的观点极有可能左右整个会议结果。不出3次,你的形象就会高大而华丽起来。

不过,我们今天讲的不是沟通技巧,而是数据型Excel的设计方法。

同时,阿北想说:在上百人乃至上千人的企业中,只有让自己的观点和建议不断被采纳,才能证明自己越来越擅长某个领域,自己在真实的进步。

要做到这一点,你就要学会「为自己的观点找到证据」。而这个过程,大多时候我们只能选择Excel来完成。

比如:

你是一名HR,再推出一项新考勤机制前,至少要关注2项数据:员工工作时长和员工工作热情。如果推出前没有关注数据,机制推出后在追溯数据,很可能失真。

你是一名产品经理,在设计产品新版本之前,你至少要关注老版本的用户使用率、用户满意率,以及企业商业诉求,这3项数据。

你是一名平台运营,那么就要实时关注供应商数量和用户增量之间的关系。

你是一名班课讲师,使用新的教法和教材之前,你应该关注学员到课率,以及学员课后学习时长。

你是一名活动策划师,在做全年的活动计划时,应该围绕活动第一目标,为活动的分类标准,评估活动执行过程中人力成本和生产预算。这才能提高下一年活动落地效果。

无论是年度计划、产品分析、管理制度,在设计之前,把相关数据通过Excel提前整理出来。随着你储备的数据越来越充分,你所参加的会议,就会大大提高效率。

越高级的人才,越拥有严谨思维

这样的人才,越善于把抽象拆解为可处理信息。

公司1年前,加入了一位20年资深的财务总监,他在和所有高管普及财务知识时,有句话让我印象深刻,他说:财务的工作,无非就是3张Excel表。

还有一次面试,我问对方:“如何理解产品经理的主要工作”。

一名腾讯籍产品经理回答:“产品经理主要管理《需求规划表》《产品分析表》《产品进度表》《产品prd》,以及《UAT报告》。”

可以看出:产品经理的核心工作并非「沟通」,而在于这4张Excel表的处理(prd,在我们团队一般不以Excel方式呈现,而是用原型界面工具来表达)。

从数以百计的面试者,到身边任职5年-10年的职业经理人,我得出一个结论:Excel看似人人会用,但真正在设计表头时,能准确把业务拆解成可处理信息的人,不超过5%。而这5%的人,就是我在面试或选拔重要岗位时,果断给出高分的人。

所以,尽早地将自己的工作,拆解成几张Excel表,将岗位经验转化为可处理的数据信息,在未来一定成为「入行第一门槛」。如果你之前还没有这样的意识,同时你又想在未来收获职业成就感,达成事业成功的目标,那从本文开始,学会设计一张标准规范的数据型Excel。现阶段,会让你在同级别选手中,脱颖而出!

下文,我会手把手和你介绍「设计一张数据型表格的核心思维」。讲解过程,会列举图文实例,请你多一些思考,遇到不理解的地方,可以反复阅读。

高价值Excel,核心在于「表头设计」

高价值Excel,指的是:「表内记录的信息可以被分析、统计、可处理」。

设计一张高价值的Excel,并不需要懂函数、懂代码,甚至可以永远不懂这些。关键在于,对当前业务的理解,以及如何拆分成一列列有价值的信息。

首先,我们先来同频两组概念:

第1组概念:「统计表」or「明细表」

在团队协作中,他人需要你提供一些数据时,首先你要听懂:对方要的这些数据,要一张统计表,还是一张明细表。

像下面这些问题:

  • 近3个月市场名单如何?
  • APP运营情况怎么样?
  • 用户现在的整体反馈如何?
  • 你们的用户画像是谁?
  • 过去一年的财务状况是否亏损?
  • 这家公司人效水平如何?
  • ……

这些问题背后的潜台词,一定是要给对方提供一张「统计分析报表」,简称「统计表」。

明确是统计表后,你还思考一件事:这张表的时间跨度是年、月、周、日,哪一种?

按照年来呈现的统计表,我们简称「年报表」,以此类推,还有「月报表」「周报表」「日报表」。

如下图,就是一张典型的月报表:

从产品经理到总监,就差一张Excel表

A列代表月份,B-F列数据共同反应着“市场运营效率”这个指标。

那什么是「明细表」呢?

当你把这张统计表分享给老板时,老板问:“你这些数据从哪里来的”。

这句话背后的潜台词就是:我需要一张明细表。

如下图:

市场名单明细表

明细表:顾名思义,就是最原始的数据记录表。

明细表的表头设计,决定了你在日后做相关数据的统计表时,能分析到哪些维度。

举例:上面这张《市场名单明细表》,若在设计之初,表头遗漏了「是否拨打」这一列,那统计报表中就会缺少「拨打率」这一指标。当企业“名单转化率”下滑时,市场部和销售部就容易相互埋怨。

第2组概念:「字段」and「主键」

当员工发给我一张“凌乱”的表格时,我会先问对方一个问题:这张表的主键是什么?弄清「主键」是什么前,我们先要弄清什么是「字段」。

「字段」简单解释,就是每张表的表头信息,比如:上图的《市场名单明细表》,其中的手机号、姓名、“是否拨打?”、“是否接通?”、“是否报名?”、拨打时间、接通时间,表头的每一项信息,都被称作这张表的「字段」。

而「主键」就是从这些字段中,选出一个“老大”。其他所有的字段,都要围绕着这名“老大”进行设计。

再拿上图《市场名单明细表》举例:“手机号”这个字段,就是整张表的主键。

如何判定哪个字段是「主键」呢?

主键最明显的特征:唯一标识列,比如“手机号”这列数据,每一行的手机号都是唯一的,不会出现「重复项」。所以,“手机号”作为整张表的主键,最为合适。

了解了数据型Excel的两组概念后,让我们来检验一下你是否已经理解:

下图是一张《活动年度规划表》,Ta是统计表还是明细表呢?Ta的主键又是什么呢?

从产品经理到总监,就差一张Excel表

——答案很清晰:这是一张明细表,Ta的主键就是B列的活动名称。

PS:一般,我们在明细表中,才需要确认主键;统计表中不需要确认主键。在统计表的设计过程中,更多讨论的是维度和精度,这部分知识,我会在以后的文章中讲解BI分析时,更详细的介绍。

实战演练

第1天:

老板在核心群留言:接下来,我们要搞一些促活活动,提高用户对我们的认可度,加强转介绍。明天下午开会讨论下。

第2天之前:

优秀的你,这样思考:

  • 促活活动常见策略:收集包装客户见证、设计排行榜PK、上线勋章分享功能,或直接奖励刺激用户形式等。
  • 客户见证:对品牌效果最佳,对用户整体日活提高有限;
  • 直接奖励:短期有效,效果不持久;
  • 排行榜PK:对整体促活效果最佳,但传播效果差;
  • 勋章分享:最容易让用户形成习惯,短期效果不明显,长期做有利于稳定提升日活,传播效果高于排行榜策略,低于其他两种策略。

根据以上策略特点,在会议前,整理好关于「用户量、用户日活、用户平均使用时长,以及企业转介绍率」4项数据,准备参加第2天的会议。(如果这个会议对你很重要,那你一定要做这样的准备。)

第2天:

大家通过你的策略建议和企业目前的数据情况,结合企业自身的发展需求,最终将“勋章分享策略”作为优先级最高的项目。

同时,大家针对“勋章触发的各种场景”进行了头脑风暴。

优秀的你,将会议记录整理如下:

X月X日,勋章功能头脑风暴,会议记录:

  • 用户在首次绑定时,获得勋章。
  • 用户在连续7天登录时,获得勋章。
  • 用户在使用产品达到10小时,获得勋章。
  • 用户在平台首次购买课程,获得勋章。
  • 用户在平台完成1次课程学习,获得勋章。
  • 用户首次评论,获得勋章。
  • 用户评论达到50次,获得勋章。
  • …………

第3天:

回顾昨天会议记录,着手开始设计《勋章功能列表》:

第一步,确认该表类型为明细表;第二步,确认该表“主键”是什么。

第1位设计者小A,设计了如下表格:

从产品经理到总监,就差一张Excel表

小A的这张表,最适合作为主键的,应为C列的勋章名称。

补充说明:对于开发团队,在数据库建表过程中,会将A列作为主键,便于关联搜索;对于产品人员,在设计Excel时,不建议将A列这种无实际意义项,作为主键;同样更不建议将B列,这种长文字备注列,作为主键。

小A的这张Excel,并不是一个合理设计,第一眼看过去,和会议记录没有太大区别。

设计不合理的原因在于:

  • 用户连续登录7天,会获得勋章。那用户连续登录14天、28天、50天、100天……是不是都有可能获得勋章?
  • 用户首次评论,会获得勋章。评论达到50次、100次、500次……是不是都有可能获得勋章?
  • 用户首次购买,会获得勋章。购买10次、20次、50次……是不是都有可能获得勋章?
  • …………

所以,将上面这些场景都考虑进去,这张表如果按照小A这样设计下去,整个表格的数据会非常多,而且主键(勋章名称)的数据命名没有统一性。(即:勋章名称的文字没有规律,可长可短,不容易记忆。)

于是,大B看到了小A的设计,将这张《勋章功能列表》优化为下表:

从产品经理到总监,就差一张Excel表

这张优化后的表格,第一眼看上去,清晰许多。

大B增加了「勋章类别」这个字段,不仅让勋章名称的命名具有统一性,而且有助于设计者在分析场景时的严谨性。

其最具价值的地方,莫过于:未来做《勋章统计报表》时,可以按照「勋章类别」做很多有效的数据分析。

但是美中不足的,是大B这张表的主键依然是C列的「勋章名称」。

这里有人会问:这张表的主键难道不是A列的「勋章类别」吗?当然不是!因为主键不应该出现“合并单元格”这种情况。一旦合并单元格,就意味着该列出现了“重复项”,必然不是主键。

这张《勋章功能列表》,还有没有更好的设计方案呢?

如果是北极来设计的话,不会选择大B这种方案。虽然比之前小A的版本更加清晰,但是随着用户行为越来越复杂,这张表的数据会达到几百或者上千。当勋章功能一旦系统化,每一个勋章都要单独配置(如勋章图标、勋章规则等),运营人员的工作会几何倍数增加。

所以,阿北进一步优化为下表样式:

从产品经理到总监,就差一张Excel表

阿北这张表的主键为A列——勋章名称。

用户拿到勋章时,系统可以将“勋章名称和勋章等级”拼起来,显示给用户,格式如:登录达人LV1。

这样设计,整张表的数据变得很简单,其中增加的几个字段,大大缩减了运营人员后期维护勋章模块的人力成本。(如果无法get到这种设计思维的好处,可以给阿北留言。)

小结:对于一张《勋章功能列表》的设计,我们举了以上3种设计方法的差异性。同时也是你在产品经理的路上,从初级到高级的思维差异。希望读者好好理解,第3张表的设计思路。

第4天:

拿着这张设计好的《勋章功能列表》,和运营团队讨论一番,把未考虑到的场景补充完整。

第5天:

和开发团队、架构师再讨论一番,将未考虑周全的表头设计和实现方式,做补充,并双方各归档一份最终版的《勋章功能列表》。准备立项,启动开发!

第6天:

和开发团队最终确认开发周期和里程碑,并邮件至企业上下级,保证信息统一。

正式立项,开干!

以上这6天的介绍,就是一个小型的产品功能,进行需求分析的全流程。

按照这样的流程来做,整个项目看似花了一周的时间“搞一张Excel”,但后期返工概率低,对于开发团队和运营团队,则大大提高了人效。这个流程,是每名产品人员,必须要掌握和严格遵守的。如果之前的你,还没有做到这样的标准,那是不合格的,要尽快加强表格的设计训练。

关于「主键」的进阶训练

进阶训练这部分,作为产品运营人员,需要掌握;从事其他行业的读者,可选择性阅读。

下表是一张《消息推送需求表》。请问,主键是哪个?

从产品经理到总监,就差一张Excel表

A列和K列,不用考虑作为主键,(不理解的请查看上文“第3天的补充说明”部分。)而其他列全部都会出现“重复项”,那该表难道没有主键吗?

首先明确:任何一张标准的数据型明细表,都一定要有主键。

上图这张《消息推送需求表》的主键其实是由两个字段共同组成——即B列和D列共同组成该表的主键。简单理解,就是当你把“B列和D列”的数据合并,就符合了主键的「唯一标识」特征。

那这张《消息推送需求表》,有没有更好的设计呢?

当然有,其实可以根据“D列接收方”,将其拆成2张表格,如下:

从产品经理到总监,就差一张Excel表

从产品经理到总监,就差一张Excel表

拆成《学员端》和《讲师端》2个表后,2张表的“事件”这个字段,就成为了表的主键。逻辑和界面看起来都更加清晰,节约了业务方和开发方的理解成本。希望产品运营人员,注意这样的设计细节。

讲到最后,有人会问这样的问题:小北,我平时有看到许多Excel,都是没有主键的,比如这些:

从产品经理到总监,就差一张Excel表

从产品经理到总监,就差一张Excel表

这里,笔者要说明下:上图这些表格虽然也是通过Excel制作的,但采取的是一种「可视化设计」。和我们今天讲的「标准数据型Excel设计」有着很大差别。如果你平时习惯于这种可视化设计,希望你能在今后多多尝试,将其转化为数据型设计方案,只有可处理的Excel,才能对日后的工作起到复利作用。

今天我们讲解了Excel如何区分统计表和明细表;学会了如何确定Excel中的主键;实战演练了一整套需求分析的全过程;重点设计了两张明细表,分别是《勋章功能列表》和《消息推送列表》;拓展了一个“双字段组成主键”的知识点。

借此文,希望刚入行的产品人员或团队经理,可以改变思维模型,通过设计标准的数据型Excel,为自己的人生尽早“架设一台大数据系统”,随着工作经验不断被数据化,你的后期价值将几何倍放大。

当你成为一家上市公司的总监时,你已经具备了独当一面的信息壁垒!

思考题:

学了今天的知识,请各位读者,找一个生活或工作场景,列出其中的字段有哪些,标注主键是哪个——比如:我打算买一台电脑、我要设计一套课程等。请在下方留言,我们一起来交流你的设计方案。

 

作者:✔李小白,微信公众号:温暖的北极

本文由@✔李小白 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash, 基于CC0协议

给作者打赏,鼓励TA抓紧创作!
评论
欢迎留言讨论~!
  1. 这是一篇教授“道”的文章,比教授“术”的要高级许多,技巧只能在坚实的思维底层上发挥作用,否则就是空中阁楼。我是在别处看到文章的,百度后找到这里,非常好,点赞,持续关注

    回复
    1. 感谢,今晚发新文,估计审核1-2天。

      回复
  2. 这应该是基本功吧

    回复
  3. 很棒,不能从一课中学到所有知识,但是可以学到思维模式就是最大的收益

    回复
  4. 感谢大佬分享,学习中

    回复
  5. 写的很好,其实像我这样的产品新人最缺乏的就是整理问题,抽象问题的能力,作者和当时带我的产品总监想法出奇的一致,都是说要用好excel表格,而表格最难得就是表头

    回复
    1. 🤝

      回复
  6. 有一种为了Excel而Excel的言论?什么叫做就差一张表?沟通难道不比你一张表重要?自身管理与规划不比表重要?我倒觉得产品的思维与逻辑,策略与规划 远比表格重要的多。

    回复
    1. 感谢你的分享。借您的评论,分享一个自己近期的案例:
      除了带产品团队和运营团队,我同时管理着一个7、8人设计组。公司对这个设计组提出了“成本太高、质量不高”评论。我花了2天时间,和设计组长一起,在原有的《设计师工作明细表》《设计师月度工资表》的基础上,增加了2张表:《设计项目规划表》《项目成本统计表》。其中《设计项目规划表》表头设计优化了N多次,最后确认为6列:项目、事件(主键)、质量要求、状态、设计师安排、本月已完成工时、本月费用。设计团队2周不到时间里,质量提高了,成本下降了,高级设计师的工资还上涨了。

      回复
    2. 这件事的底层逻辑:设计组经理通过这张规划表,清楚了项目级别和设计师分配方式。把好的设计师用在“刀刃上”。我认为我们的观点,有相通之处,我鼓励把思维和规划落地于“Excel这种表现形式”。

      回复
  7. 太棒了,这个文章解决了多年的臭毛病。

    回复
    1. 😂

      回复
  8. 好文,先评论了。

    回复
    1. 井路川是真实名字吗?难得遇到同姓

      回复
  9. 上数据库吧,维表 事实表,最后接个tableau,比这excel好用

    回复
    1. 🤝是的。设计好一张表是入门,表结构和表关系的思维模式,才是王道

      回复
  10. 是呀,多数excel表创建起来,都不具备创建数据透视表的能力,需要在开始就考虑到表格未来的编辑和能力应用场景。国人对excel还只是一个静态的数据表,殊不知,人家是活的,活生生的。。。

    回复
  11. 感谢楼主超赞的分享! :?:
    另外想要加入起点学院官方微信群,更互联网更多产品运营人一起讨论学习,可以加下我微信:qdxyCoco 备注:【微信群】 我会拉你加入群聊哦!

    回复
  12. 请教一下,关键主键部分的配图中,约课成功的描述,出现(0),(1),(2),这些是什么啊?变量?

    回复
    1. 是的,变量值。你一下就懂了。

      回复
    2. :lol:

      回复
    3. :smile:

      回复
  13. 感谢经验分享

    回复
  14. 挺好😊

    回复
  15. 已订阅~希望以后还能有这么优秀的分享~

    回复
  16. 很棒的文章,感谢分享 ;-)

    回复