面向中小企业SaaS的权限管理系统

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本文基于面向某个垂直行业的SaaS系统的设计经验,抽象出一套适合中小企业的权限管理体系,目标是最大限度保留系统弹性的同时,把系统复杂度和开发成本尽可能降低。enjoy~

面向企业级的SaaS(软件及服务)系统,由于企业用户的规模和内部管理模式千差万别,设计一套具备足够弹性、符合绝大部分目标企业用户需求的权限管理系统,是一个很大的挑战。

我们可以看到,市面上面向多个行业的综合性SaaS系统,例如销售易、纷享销客等,由于它们的目标客户跨越了多个行业、多种规模,这些企业具备各种各样的内部管理风格和模式,在权限系统的管理上,往往做得非常复杂,不仅具备部门、角色、职位、数据等各个维度的权限管理,各个功能模块还有自己独立的权限管理,虽然具备最大的弹性,却给企业的系统管理带来较大的负担。

本文基于面向某个垂直行业的SaaS系统的设计经验,抽象出一套适合中小企业的权限管理体系,目标是最大限度保留系统弹性的同时,把系统复杂度和开发成本尽可能降低。

提炼的三个核心原则:

  • 企业-管理员-普通账号三级权限
  • 功能和数据权限分离
  • 部门和角色分离

围绕上述三个基本原则,我们力图在满足中小企业需求的前提下保持足够的弹性,并严格控制复杂度和开发成本。详细描述如下。

1. 权限从上到下分为三个层级:企业账号(老板账号)、管理员账号、普通账号

对于中小企业来说,公司的实际控制人,往往是公司的创始人或自然人大股东,因此企业账号的使用者以及对应绑定的手机号码,都是公司的实际控制人,他应该掌握最核心、权限最大的企业账号,所以也可以称为“老板账号”。

但是在实际场景中,公司的实际控制人并不会直接管理公司的业务支撑系统,因此,需要在系统首次部署时,创建好企业账号,并由企业账号授权给某一个或多个系统管理员,由系统管理员去完成日常的角色创建、员工导入等工作。系统管理员,对应的一般就是HR或行政部门的管理人员。当然,企业账号的权限高于管理员账号,如果是小微型企业,也可以由企业账号直接替代管理员账号的功能。

除了企业账号和管理员账号之外,其他各级员工所持有的账号,都属于普通账号。普通账号的部门、角色、数据等权限的设置,一律由系统管理员配置。

三个权限层级示意图如下:

在实际系统中的核心业务步骤如下:

(1)企业购买系统时,创建一个企业账号,这个企业账号绑定的手机号码为公司实际控制人的手机号码。该手机号码必要时可以解绑(例如公司实际控制人变更),由于该功能触发频率很低,因此不需要在前端功能中实现,只需要在购买协议中写明,“购买企业可以通过书面方式提出企业账号手机号码绑定变更需求”即可。

(2)在部署和培训阶段,可指导企业账号持有人创建一个或多个管理员账号,该账号一般授权给行政总监或人力资源总监,后续配置即由管理员账号进行。

(3)管理员账号持有人需要接受系统培训,掌握部门创建、角色创建、功能和数据权限分配等基本操作。管理员所有操作都必须记录在案,供企业账号持有人监督,且管理员操作触发异常行为规则(如大量分配高等级权限等)时,系统会通过短信方式通知到企业账号持有人,确保企业账号对管理员的全方位掌控。

(4)企业账号可随时将管理员账号禁用或设定为离职,但管理员账号不可对企业账号进行任何配置或操作。

(5)企业账号默认拥有所有权限。

2. 功能权限和数据权限分离

功能权限,定义为可见、可以操作的功能范围。例如某一部分菜单,或者某个页面里的各种操作。

数据权限,定义为若干个数据类型里的具体可见范围,例如“客户”就是一个数据类型,它的权限举例如“无权限”、“我的客户”、“我所在部门的客户”、“我所在部门及下级部门的客户”。

通过功能权限和数据权限的分离,我们可以做到以下场景:需要开拓和维护客户的角色集合,都可以拥有“客户”这个菜单的权限,但不同的角色进入“客户”菜单的列表时,看到的客户范围各不相同,极端情况是看不到任何客户。且不同角色在同一个客户页面上,能进行的操作也不同,例如有的角色可以新建客户,有的却不行,这就要由功能权限来控制。

可见,通过功能权限和数据权限的分离和配合,我们在具体的权限分配上有了非常大的弹性,且在技术层面的后台系统的设计上,也非常合理、清晰。

而在具体设计上,需要保证以下4点:

  1. 正确区分功能和数据,入口性和操作性的都应该归类为功能
  2. 正确对数据进行分类,避免存在分类后的某些数据存在交集
  3. 数据分类到多细的颗粒度,需要由行业特性决定
  4. 数据权限区分为查看、编辑和删除

示例图如下,由于涉及具体产品,对某些文字进行了打码:

3、部门和角色分离

部门的定义,自然就是公司行政组织架构下的部门。

在本设计方案中,角色等同于职位,而在许多大型的SaaS系统中,为了更大的灵活性,往往会把角色和职位分开,但根据我们的判断,对于中小企业,设定角色一个就够了,职位当然还存在,但仅仅是一个不涉及权限管理的文本title了。

以一个销售公司来说,角色可以包括:“渠道专员”、“渠道总监”、“销售专员”、“销售经理”、“总经理”等等。

所谓的部门和角色分开,就是不同的部门可以有相同的角色,例如如果有渠道一部、渠道二部,则这两个渠道部的员工的角色都可以设定为“渠道专员”,这两个部门的管理者都可以设定为“渠道经理”。再配合功能和数据权限,则进一步配置“渠道专员”具有“渠道”菜单的功能权限,其能够查看的渠道数据权限范围则仅为“我的”,而“渠道经理”同样具有“渠道”菜单的功能权限,但其能够查看的渠道数据权限的范围则扩大为“部门”。

具体设计上:

  1. 最大部门即为公司
  2. 管理员账号和普通账号均可禁用或设置为离职
  3. 不同部门可以配置相同角色
  4. 相同角色的功能权限和数据权限是一样的

4. 权限系统和其他功能设计的关系

总结完权限系统三个核心的基本原则后,我们还需要指出一点:权限系统的设计方案,在整个系统中绝不是孤立的,它能否实现设计目标,并和整个系统完美配合,还需要做到以下几点:

首先,菜单和功能的设计,必须是最小颗粒度,否则就和数据权限产生冲突。例如:我们只需要一个“客户”菜单即可,不同角色在“客户”菜单里能干什么事情,由功能权限和数据权限配合进行控制,但切不可出现“我的客户”+“全部客户”两个菜单,这明显和数据权限有根本冲突,且也是一种不优美、不合理、扩展性差的设计。

其次,数据的分类,必须符合业务需求,且划分合理。有些数据都是公开的可以不归入数据权限进行管理,所有角色默认都有即可;有些数据需要进一步细分,例如同样以“客户”举例,在某些公司的业务规则中,就需要将客户的基本信息和联系信息分开控制,管理层可以看客户基本信息,但只有客户负责人才可以看联系信息,这种情况就需要将客户的数据权限分为“客户基本信息”和“客户联系信息”两个。

最后,权限变更的记录和所有账号的行为轨迹记录一样重要。权限系统本质是进行权力的限制,没有监管的权力必定是会失控的。在出现问题的时候,必须同时配合权限变更的记录、角色变更的记录和账号的行为轨迹记录进行追责和存证,确保维护企业的合法权益。

总结

在合理设计的前提下,权限系统也并非越复杂越好。只有符合目标客户需求并具备最大弹性的权限系统,才是最好的。

 

本文由 @Alex 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来源于网络

评论
欢迎留言讨论~!
  1. 我还有一个问题就是,好像我只要确认员工的上下级关系就可以确定数据的范围权限了 – –

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  2. 为什么在数据权限那里区分查看,编辑,删除呢? 查看 编辑和删除不是功能操作权限吗?

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    1. 同问

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  3. fusion,干货

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  4. 但感觉saas面向中小企业,权限配置还是过于繁琐,一直在思考着一个轻量级的,毕竟中小企业架构不复杂。

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  5. 不错,深受启发,希望以后多分享一下干货! ;-)

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  6. 最近正在做这块,很有帮助。感谢分享

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  7. 做过一些特定行业内的管理系统,涉及权限。因为行业数据数据差异,权限差异挺大的,特别复杂,而试图做的简单通用则不满足业务管理需求,存在风险。
    如果说权限体系抽象,感觉还是有点困难,不知有没有什么好的建议,谢谢。

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    1. 事实上,就算是大而全、覆盖全行业的那些SaaS,具体到特定行业也普遍存在不满足全部需求的情况。所以这些SaaS公司才会同时也搞Pass,让大家一起针对特定行业去定制开发。

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  8. 这样会存在一定的局限性,例如一个部门的人员只需要处理两个门店的销售数据,就会存在局限,可以适当考虑将数据权限做成可配置项。

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    1. 确实是。进一步扩展是往数据分类和具体权限灵活配置的方向去了,但复杂度也大大提高了,这个方案只能说是精简版

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  9. 订阅了,期待下一篇作品

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  10. 呢【【,=】】

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  11. 非常好,最近正在做一款产品的权限设计,多谢了!另外想请教下,想以后往中后台产品设计发展,请问有哪些学习途径和方法?谢谢

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    1. 中后台侧重对业务流程进行合理抽象、简化或优化,强调逻辑性,各类状态也更复杂。具体的学习途径可以从几个方面着手:首先学习工作流设计、权限设计等通用的内容,这些已经有现成的成熟套路;其次可以选择一些知名产品,注册试用账号进行全流程分解学习;最后在试用或工作实践中,建议重视流程图的规范性,在规范的流程图中不断提高抽象思维、提炼和简化能力。

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    2. 谢谢您的回复,现在有做一些中后台的产品设计,但是感觉都在皮毛上,没有深入的全局了解、掌控和规划,总感觉还游离在体系在外,谢谢您的建议,希望以后能和您多交流

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    3. 希望互相学习 ;-)

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