FMS财务管理系统:审计流程

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本文是电商系列的终结篇,笔者在本文介绍了审计流程及注意事项。

本篇是介绍财务审计的,作为电商系列的终结篇。后续计划去完成供应链后台的相关系统的梳理与学习,非常感谢朋友们在阅读过程中提出的问题与建议。

一、审计及流程

财务审计是每年都要进行的,有的公司是内控部进行的内审,有的是国内会计师事务所来进行。如果公司计划上市或已经上市则会请四大会计师事务所进行(普华永道PwC、德勤DTT、毕马威KPMG、安永EY)。

审计工作包括两部分:IT审计和财务审计。

IT审计主要审核公司的信息系统建设情况,包括IT的组织架构、运维管理流程、系统开发流程、项目管理流程以及各个内部系统的建设是否符合相关的标准。

财务审计主要针对财务系统及涉及的业务等系统进行业务逻辑的验证、财务报表的逻辑、财务部结账流程是否符合流程、财务数据的准确性及合理性测算、财务原始凭证、记账凭证、财务专业软件中的总账与分类账的核对。

审计是非常重要的,在审计过程中会核查出不符合流程的操作或问题,这些都需要技术部配合财务部进行合理的解释与处理。

根据个人工作经验,将审计的相关工作流程整理如下,以供大家参考。

FMS第十六篇:你需要了解的财务审计流程

二、如何配合审计

审计工作中,财务部的相关工作,由公司财务部同事配合进行;技术产品主要配合审计人员与财务部进行相关的支持工作,提交各种审计要求的文档及规范流程,针对审计提出的系统问题与疑问进行数据的提供及相关的脚本测算验证等工作。

一般情况下,是由财务研发组进行主导,其他同事配合,因为最复杂的工作是财务进销存系统中的各种单据及逻辑的说明与数据提供。

如果运维与DBA等日常工作规范,则相对工作会比较容易些。

产品部和项目组(如果有项目部)主要配合提供相关的项目和产品文档即可。

三、审计中注意问题

审计是公司对外的工作,所以需要建立审计项目组,由专门的人员作为接口人配合审计工作,主要规范如下:

四、审计工作节点说明

FMS第十六篇:你需要了解的财务审计流程

1. 接收审计需求清单

一般在审计开始工作前,会计师事务所审计人员会提前一至两周提供一份审计需求清单给公司,公司收到审计清单后会进行工作分类,即哪些是财务审计内容,哪些是IT审计内容。

这时会根据需求清单分析与判断本次审计的工作重点,对于有疑问或不清楚具体的工作内容,需要提前与外审人员进行电话或邮件沟通以确定最终的需求清单。

2. 建立审计项目组

根据审计确定需求清单,建立公司审计项目组,确定财务与技术接口人;由于是对外沟通,接口人必须有相关的经验并对财务工作与技术部的整体流程与系统有一定的了解。

项目组成员则根据需求清单进行人员的确定;一般审计的工作三至四周,所以此期间审计项目组的成员工作应以此为重点。

由于大部分电商公司的技术部都是职能型弱矩阵的组织结构,所以抽调的同事要尽量少参与各研发组其他项目工作,一般研发组长对系统需求了解比较清楚,由他们参与最好。

3. 制定工作任务及计划

工作任务拆解与计划,每项工作任务都要进行分析与理解,判断工作量及难点并进行WBS工作分解,完成时间要准确确定,保证及时提供资料;对于审计入场前的资料要提前准备并提供。

4. 审计入场后工作内容

1)访谈及业务流程了解

审计入场后,首先会进行访谈以便了解目前公司的流程、系统结构与组成、潜在的问题等;在此期间访谈的人员可能不是审计项目组同事(以尽量安排项目组内人员参与)。

访谈过程中要严格注意,该说的说,不该说的一定不要多说,因为你不知道哪个问题会引起外审人员的注意;访谈时接口人尽量能够全程参与进行补充与说明,同时注意安全性与规范性。

技术产品同事并不像销售市场同事,有的时候会实事求是的讲述,在访谈时往往会成为问题控诉的过程,代码不规范、上线不规范、项目文档缺失等等,所以此部分一定要谨慎谨慎再谨慎。

2)需求细化与脚本准备

此部分主要是审计项目组人员与外审人员的直接沟通,以明确需求提供的资料细节,这也是工作量比较大的部分,此部分的工作又可以细化为以下几个部分:

FMS第十六篇:你需要了解的财务审计流程

  • 备份测试:主要测试涉及财务数据的各业务数据表到财务库、数据仓库的数据备份过程;
  • 业会项测试:各业会项的脚本、代码及数据的测试;
  • 接口测试:各业务数据流之间的逻辑、脚本、数据及原因;
  • 新系统及项目:包括需求PRD、开发设计文档、数据字典、测试报告及环境部署等;
  • 上传数据:从各业务系统到财务库、内部ERP与第三方系统如WMS的数据上传;
  • 下传数据:从第三方系统如WMS到内部ERP数据;
  • 差异类型:目前根据审计的结果确定差异类型,需要进行分类和解释。

5. 审计总结

审计工作结束后要进行问题的汇总与总结,并制定出后续整改方案(针对需求清单及审计过程中的不合规内容)。

由于外审是一个标准化的过程,所以有些要求可能不符合现在的电商流程,需要进行比较并整理尽量按审计要求进行。

总结

审计是必不可少的工作,在财务进销存系统的设计开发过程中,我们要考虑审计要求,尤其对于一些系统逻辑计算要进行整理和总结,对于财务数据要进行保存和备份,在开发过程中也要遵循审计规范。

对于相关的业务系统的开发与更改也会影响到财务系统,所以财务研发组要积极参与其他系统需求、项目的讨论。

目前很多公司都采用敏捷进行项目开发与管理,文档的缺失几乎是所有公司都存在的问题。

所以,要想顺利通过审计,完善的项目流程是非常重要的。每个外审公司对于相关要求可能不一样,以上仅是个人的一些经验总结,希望对大家有所帮助,感谢您的阅读。

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作者:倔强的大萝卜;公众号:倔强的大萝卜

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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