如何打造企业内部的年度报告?

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SaaS产品由于其特殊性很少向用户发布年度报告,但作者做了这么一次尝试,决定发布企业内部APP的年度报告,并总结了其中的工作流程和一些没有实现的遗憾。

越来越多的互联网产品开始在年末或年初时,向用户发布其在该产品上的年度使用报告,这些报告基本涵盖了大家生活的方方面面。

但对于占据我们大半部分时间的工作来说,或许是出于对用户隐私保护的考虑,鲜有SaaS平台向用户发布工作年度报告。

2019年,我负责的企业内部APP于年中开始正式使用,并对接了企业内部多个系统的数据。

我们负责企业内部信息化的几位产品经理一拍即合,决定在2020年初,发布我们企业内部的员工个人年度工作报告。在这份报告中,我们将通过总结企业内各系统数据带领员工开启他们各自的2019工作回忆。

什么是年度报告

通常来说,年度报告是通过各种汇总数据,带领用户回忆且帮助用户分析过去一年中操作行为的产品,大部分年度报告都是在年末或年初这两个时间段发布的。

虽说各个年度报告从内容上看各不相同,但从结构上看却是大同小异,大致包含以下几个部分:

1. 年度报告首页

用户进入一份年度报告时,首页需要展示标题、引导性文案以及报告的开启按钮。

如下图中樊登读书的阅读报告:

【经验分享】打造企业内部的年度报告

若报告中包含用户隐私数据,往往还需要增加用户授权或验证用户身份的步骤。

如下两个示例:

飞书在用户授权后才可查看报告内容:

【经验分享】打造企业内部的年度报告

支付宝则需要通过指纹来验证用户身份:

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2. 数据展示页

数据展示页是年度报告中的重点内容,页数最好控制在12~15页之内,过长的报告并不能激发用户更强的好奇心。内容部分通常是以数据内容加上总结性文案的形式出现,这样可以提升用户对文案总结的认同感。

例如下图中的示例,来自鲨鱼记账:

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3. 年度报告结果页

在年度报告的结果页,有些产品会根据用户数据进行分析,生成例如用户年度关键词、年度头衔等形式的总结性语句;有些产品则会依据这些数据来预测用户明年在当前产品中的行为特点;还有些产品则是总结加预测均有。

当然,总结及预测都是会有一定误差的,所以越来越多的产品将预测改为抽签或许愿的互动性功能,这样做也增加了年度报告的趣味性。

例如小米运动的年度报告,不仅给出了用户的年度关键词,还设置了翻牌功能,若用户对翻牌结果不满意,还可以反复翻牌。

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企业内部年度报告的意义

我们在规划2019年年度报告的内容时,希望它不仅可以承载各位同事在这一年内沉淀下的各种数据(考勤、流程、业务等数据),还希望这些数据可以带领大家回顾过去、展望未来。

1. 员工激励

当我们以年为单位来审视各类工作相关的数据时,会发现数据是非常壮观的。

从企业的角度来看,通过这份年度报告,帮助员工来回忆这一年的工作进程,传达了企业对员工辛勤工作的褒奖;从员工的角度来看,这份年度报告也彰显了自己在本年度的工作成就。这两方面的含义会对员工接下来一年的工作表现起到推动作用。

例如,我们在对流程审批数据的描述上,可以配合“这一年,我一共处理过XX次流程,在公司排名第XX位。虽然我只是流程中的小小节点,但缺了我这些流程就走不通。”这样的文案,鼓励员工在新的一年中继续发挥自己最大的作用,每一个细微节点都慎重对待。

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2. 企业价值观宣传

谨慎的数据选择与恰当的文案描述,均可从侧面对企业价值观进行宣传。当企业价值观与员工日常工作产生的数据相结合时,自然会提升员工对于企业价值观的认同感,并且引导大家在未来的工作中继续践行企业价值观。

恰好我所在的企业中,销售员工占总人数的五分之一,并且在企业价值观中专门有一条是针对客户来描述的。所以,我们选择对销售跟进客户的数据描述上,配合“这一年,我累计跟进客户XX家,在公司排名第XX位。今年达成签约的客户XX家,在公司排名第XX位。时刻牢记’以客户为中心’的漫道价值观。”这样的文案,再次强调企业中的价值观。

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年度报告制作

接下来我将谈谈在这次企业内部年度报告制作过程中,经历的步骤与相应的思考。

1. 产品功能规划

1) 功能点确定

参考上文对于年度报告的介绍,我们本次开发的年度报告包含基础数据展示与总结、结果页年度关键词生成、结果页抽取新年幸运签、结果页年度报告分享的4块功能。

2) 这样设计的原因

在数据展示页中,我们收集了不同岗位的员工从早到晚在公司内可能会沉淀下的所有数据,并归纳出几乎能覆盖所有员工的数据维度,比如考勤打卡数据,除了特殊岗位几乎人人都有;流程发起与审批数据,基本每位员工都会有流程发起数据。

接下来是年度报告结果页,这一页中包含三个功能点:年度关键词生成、抽取新年幸运签、年度报告分享,这三个功能是密切相关的。

结果页的内容应该是用户乐于炫耀的,对于我们企业内部的年度报告来说,最好还是经过企业背书的内容。所以,我们认为在最后一页需要展示出员工姓名以及他所获得的通过企业授予的年度关键词。

若仅在结果页中展示企业授予的年度关键词,这份报告不免会显得有些严肃。在跨年的这个时间节点上,我们希望大家还是用一种比较轻松的心情来看待这份报告,所以选择在末页增加一个抽签功能来提升趣味性。这样年度报告就不仅包含了企业对于员工过去一年工作表现的总结,还包含了员工对未来一年的美好期许。

并且经过了各类2C产品的培养,用户已经习惯将年度报告的结果页分享至微信朋友圈或其他社交媒体中。我们希望报告一经发布,就可以通过员工间互相分享截图来引发这个活动的快速传播,所以分享功能是非常必须的。但由于我们对接的分享服务有限,此次上线的年度报告仅支持分享至微信好友及朋友圈。

【经验分享】打造企业内部的年度报告

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2. 数据展现纬度选择

对于企业内部的年度报告,选择数据的展现维度尤为重要。

在刚开始进行这一步的时候,我逐一列下了我们工作过程中需要用到的各个系统,大致有六类,我将逐一说明对应系统选择的数据及原因。

1) 人事系统

  • 员工入职纪念日及生日:入职纪念日及生日数据,可以计算出员工的入职天数及度过了几个生日,配合文案可体现出企业的员工关怀。
  • 考勤打卡数据:选取2019年度最早和最晚一次考勤打卡时刻及日期。这两条数据可以配合文案来体现出员工的辛勤付出。
  • 请假记录数据:请假总次数以及请假总时长。我所在的企业,除年假外,大部分员工假期都来自于加班的调休。加班数据与请假数据相比,会比较敏感,所以仅选择了请假数据。对于法定节假日之外的假期,可以与员工外出旅行、陪伴家人等事务相结合,体现出企业在假勤政策上的灵活性。

2) 财务系统

流程相关数据:财务系统中许多数据比较敏感,不适合公开。所以我们选择了可以体现在财务系统中工作量的流程提报与流程审批数据。

3) 客户关系管理系统

  • 客户数据:包含2019年总共拥有的客户数量和2019年新增客户数,这可以体现销售的拓客技能。
  • 客户联系人数据:与客户数据类似,其中包含,2019年总共拥有客户联系人数量和2019年新增的客户联系人数,这两条数据是销售人脉资源的体现。
  • 销售机会数据:其中包括,2019年创建的销售机会数量和2019年赢单的销售机会数量,这两个数据的对比,可以进一步帮助销售重视对于未签约客户维护工作。
  • 流程相关数据:由于我们企业自研CRM系统中不少操作需要提交流程进行审批,这些流程不仅与一线销售相关,也能体现出销售中高层领导的工作量,所以我们选择对这部分数据也进行采集。

4) OA系统

流程相关数据:OA系统中流程数据繁杂,我们选择对流程发起量与流程审批量进行统计(由于大部分流程包含多个节点,所以这两个数据一定要区别看待)。

5) 开发运维系统

流程相关数据:每次更新迭代的发版免不了提交审批与线上代码审核,这基本算是研发部门员工的日常了,所以对于DevOps系统中的数据,我们收集的也是流程发起及流程审批数据。

6) JIRA系统

工单相关数据:我所在的企业中,工单可以说是产品、研发、测试三方链接的桥梁,工单的数据可以体现出他们工作间的互动。所以我们从JIRA系统中统计了个人的工单提交量已经工单处理量,并给予这两个数据进行计算,得出了互动频次最高的员工集合。

7) 内部企业门户与企业门户App

我们的内部企业门户作为信息集中展示的载体,不仅汇集了各系统数据,还在工作之外为员工提供服务。由此整理出的数据有以下三类:会议参加数据、企业内部培训数据、晚餐预订数据。这些数据的价值主要体现在每个员工的数据统计以及在企业中的排名上。

数据维度确定之后,需要进行分类汇总,保证每一页中最好仅出现一个系统的一类数据,但是各个系统的流程数据格式相同,可以放在一页中进行展示。

3. 文案编写

收集数据仅仅占年度报告制作的三分之一,随之而来的任务则是为数据匹配上最合适的文案。文案的编写包含两部分,一部分是结合数据的描述文案,另一部分是根据数据特性生成的总结文案。

1)文案的重要性

【经验分享】打造企业内部的年度报告

2018支付宝年度账单

生动有趣的文案不仅可以帮助用户根据数据概括行为、激发用户的分享欲望,还可以带领用户从新角度来看待对应的数据。

2)文案与数据的结合

根据数据来编写对应的文案需要经过反复推敲,并且文案需要具有通用性。若对每一页中文案上固定的、不随数据而更改的,那么在编写文案的时候,大脑中最好不要代入数据。

下表是我为本次内部年度报告编写的部分文案:

4. UI设计与功能开发

在数据与文案确定之后,UI设计工作就可以展开了。

根据我的经验,这个部分耗时最长,设计师需要对每类数据设计不同的插画,并辅以合适的动效。

1)UI设计风格的选择

在UI设计风格的选择上,可以参考本次年度报告的主题。

比如,我们此次的主题为“2019年度工作回忆”,在设计上就将重点落在了回忆两个字上。确定出的设计风格偏暖色调,并且配合了带有回忆属性的插画。

2)动效的应用

除了插画本身的动效,在其他部分也可以适当地运用动效,比如数字的滚动效果、页面的翻页效果等。

5. 用户试用与上级部门验收

数据全部收集完成后,就可发布至测试环境并邀请用户体验与上级部门验收了。

1)邀请用户体验收集反馈

因为本次年度报告中每一页的总结文案不随数据而更改,为确保文案的通用性,我们邀请了不同部门的用户进行体验,收集了宝贵的反馈意见后对文案进行了优化。

2)上级部门验收(数据公开风险评估)

年度报告中包含太多数据,虽说我们在数据维度整理时已略去较为敏感的数据,但不同的角度可能有不同的考量。所以,上级部门验收是非常重要的一步,尽量不要省略。

遗憾与反思

以上就是我这次在企业内部年度报告项目上的经验分享。

虽说整体来看过程还算顺畅,但这其中还是留下了遗憾的,主要有以下两个点:

1. 数据收集有遗漏

在数据收集过程中,有非常多有价值的数据由于数据未统一存储、篇幅限制等原因,没有展示在这次的年度报告中。但这也提醒了我们,在未来的日子里,还有很多事值得我们信息化团队去完成。

2. 分享功能被隐藏

虽说是企业内部年度报告,但是没有分享功能的年度报告总是看起来不那么完整。

但是很可惜,这个功能由于没有通过分享评估,在上线前就被隐藏了。

 

作者:今天吃洋葱;公众号:今天吃洋葱

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
欢迎留言讨论~!
  1. 企业内部数据 做分享干啥😂

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    1. 可以炫耀呀😁员工有这个需求的

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  2. 内容很实用了,赞楼主

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    1. 🙏🏻🙏🏻

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