如何去管理一个远程工作团队

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远程工作,或者说是「分布式团队」,是当下较为流行的一种办公办法。很多科技公司都是利用这种办法来快速实现对项目的开发。本文作者 Hugo Messer 是 Ekipa 公司的 CEO,同时也是全球 IT 人力资源整合的专家。他曾经管理过多个远程工作小组,在该领域有着非常深厚的经验。

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远程工作现在越来越成为科技公司青睐的办公方式。它彻底打破了地域上的限制,让全世界的人才自由地实现岗位上的配置。应该说,远程工作进一步更新了「公司」这个词的定义,让它从形态上更加松散,从效率上更加高超。但是,它也有着自身的弊端。如何扬长避短,更好地顺应日趋明显的科技潮流呢?主要通过下面几个方面来真正管理好一支「远程工作团队」。

关键的工具

传统意义上,一个团队里面的成员都是在一栋楼里的。因为身处相同的地理位置,这让大家都共有一种公司文化,同时也有了更多交流的机会。有鉴于此,创业者很容易将自己对项目的想法,对公司的期许传递给团队里的每个成员。但是如果创业团队成员散落在世界各地,这一切都变了。大家不能经常在一起喝咖啡,线上的见面和线下看着对方眼睛说话是有着本质不同的。

所以如果要所有人的步调整齐,那么远程工作团队的负责人需要一张纸。这张纸见下图:

六年前,Hugo Messer 从 Gazelles 那里得到了「一张纸的商业计划」这个电子,后来发现这简直太有用了,这让他们能够将远期的目标视觉化,并且能分享给每个人,将这个目标分解成每一天的行动。

每年 12 月的月末,团队会集体填写这张表格,尤其管理层的每一个人都要填写,不管是在本地的同事还是异地的同事。往往会在一次电话会议中来完成这项非常重要的工作。这样的会议能够让每一位员工都对公司最基本的东西有着更加深刻的反思和总结。大家都会想起来在这过去的一年时间里,那些曾经传递出核心价值的员工,并且相互评估每个人的使命愿景,分析如何实现这些目标的手段。尽管团队成员都各自身处不同的地方,这些讨论会加强彼此之间的情感纽带。

不仅会有年度计划,团队还有季度计划。他们会在年度计划的基础上,回顾上一个季度进度情况,然后再在现有基础上面做出下一个季度的规划,同时列出 2 到 5 个工作重点,把工作重点限制死了最多不能超过 5 个,因为 Hugo Messer 知道眉毛胡子一把抓的结果是什么都做不好。在季度计划的基础上,进一步细分出来周计划。

下面就是周计划的样板

周计划和季度计划按照下面的流程来做:

首先创建按一个 Google 文件,然后分享给其他人,每一个成员都根据自己的情况,填写出来属于自己的那张表格。

这些定期召开的会议以及定期填写的表格能够帮助团队一直走在正确的,既定的轨道上。每天,团队还会在 Skype 上召开 5 到 10 分钟的会议,一般参会人员 3 人到 5 人不等。如果涉及的人数较多,那么将分成好几次的小型会议。这些会议可不是为了拖慢公司前进的步伐,而是要让团队成员能够在当下什么是工作重点上有着更加清晰的判断和认识,这样一来才能够让剩下的工作时间更加有效率。团队在开会的过程中,一般都会提出下面的三个问题:

  1. 你昨天取得了什么成绩?
  2. 今天你计划做什么?
  3. 你在当下的工作中是否遭遇到一些问题和障碍?

Hugo Messer 注意到,如果他没有每天都在去问这些事情,人们往往完成不了周目标,因为他们都在等着别人。如果有个人因为时间太紧张把计划好的会议推迟或者取消了,那么其他人也会有各种各样的借口了,比如「我没办法在周一参会,因为 ABC 没来。」如果你将这个会议定成每天例行的必须完成的工作,那么就不存在上述问题。

现在,线上通讯协作工具和平台真的很多,比如 Skype, GoToMeeting,Sqwiggle 以及Speek。这些工具都非常优秀,足以满足「管理远程工作团队」的需要了。

执行计划

几个月之前,一个听完 Hugo Messer 演讲的观众从台子下面走了上来,特别好奇他是怎么说服团队开这么多次会的。不是有句话是将在外军令有所不受吗?为什么遍布世界各地的团队成员都能够老老实实统一在他的指挥下统一在线上开会?

从 Hugo Messer 的个人角度而言,他本人特别喜欢通过一份具体的,深入到各个行动细节的计划表,将每一件工作敲定,完成。这种感觉对于 Hugo Messer 来说非常享受。从公司远程工作团队的管理上来说,这些大大小小,频繁召开的会议是保证一个公司能够稳定前行的保障。在这里不存在「怎么去做」的问题,而是「必须做到」。

在会议上大家对工作的反思和讨论,让整个团队都变得格外具有生产力,因为大家都无所遮掩,每一个人都对完成自己的计划真正地负起责任来。他们变得更加专注,因为每一个目标都非常清楚,明明白白地写在那里。

对于 Hugo Messer 而言,最主要的任务就是拟定全年的项目进度路线图,他按照这个计划来分时段地划清自己的工作重点。而且他特别推崇《洛克菲勒的习惯》这本书,将其称为必读读物。读完之后,读者会对「一页计划表」以及「洛克菲勒行为习惯」有更加深层次的理解。

总结一下,一个真正负责管理「远程工作团队」的人应该按照下面的步骤行事:

  1. 让每一个人都阅读《洛克菲勒习惯》
  2. 下载「一页战略规划」你可以从 Gazelle 这里下载 PDF 版本,从 Google Sheet 这里下载我修改后的版本
  3. 计划花上 1 到 2 天的时间,跟你全队成员一起来填写这个表格。如果可能的话,能够让大家在一起地点头碰头的来填写这些最好不过了。
  4. 让团队中每一个人都在以上基础上,创建属于自己个人的「季度规划」
  5. 然后找到一个开会的频率,分别是日电话会议、周在线会议、月在线会议以及季度在线会议。
  6. 保证这样的节奏一直稳定下去。

作为团队领导者的你的能力才干如何?

世界上最棒的工具已经罗列在你的面前,但是如果你自身能力跟不上的话,你也将一无所获。

从 Hugo Messer 的个人角度上来说,除却具体的技术要求之外,远程工作团队的管理者必须具备以下的四点最起码的素质,它们分别是:同理心、组织性、耐心,以及对团队成员的信心,从而能够有勇气放权给每个人。

同理心:同理心对于一个「分布式团队」非常关键。如果他们生活在另外的文化中,而他们的行为肯定是从这种文化中熏陶出来的。所以团队成员如何协作就是你需要面对的一个问题。如果没有同理心,无法一碗水端平,很有可能一方成员会觉得自己的价值更高,又或者是对另一方远在异国的同事感到绝望,认为「即便是给他们把事情掰碎了说,他们也不会真正明白的。」

这种团队中的不和谐会让整个团队分崩离析,让管理变得越发艰难。所以,作为团队负责人,从一开始就应该以同理心来面对每一种文化,并且保证这种同理心会感染到下面的每一个成员。

组织性:远程团队工作需要一个更加复杂细致的结构。领导人需要通盘考虑整个协作的过程,开会频率,以及「互动的规则」。为了能够让整个过程更加高效,达到相当程度的条理化和结构化,让每个成员都知道现在的目标是什么,下一步又该采取怎样的行动,正确的工具必不可少。它们分别是 Trello,Jira Asana,Slack,Skype 以及 Github。

在 Hugo Messer 公司,大家一起画了一张表格,上面涉及到了合作的每一个最细小的方面。在面试远程工作团队的新成员的时候,方块中的每个内容都能够给你更好的指引。

耐心: 下面引用 Eknath Easwaran 的一段话,他是世界上著名的个人发展导师。他说:

「耐心不可能一夜之间获得。它就像是打造自身的肌肉一样,只有通过每天的联系,才能逐渐获得你想要的耐心。」

请记得,如果真的想要让远程工作团队能够发挥出应有的作用,必须给这个团队一定的时间。就算是再能够为别人设身处地着想的人,在面对来自另外一个国家的人的时候,也是需要花费很多时间才能体味各自思维方式和行动的不同。Hugo Messer 意识到,最不适合领导远程工作团队的人往往就是创业者本人。

为什么这么说呢?因为创业者本人满脑子想要的都是速度、增长、改变,这些渴求的背后是「不耐心」。当然它对于打造一个企业来说是一把双刃剑。团队是需要时间来培养的。人们总是会犯各种各样的错误,误会彼此的意思,人们需要机会来了解怎么和别人在一个互联网平台上共事。

团队间的信任。在一个高效的团队中,人们在执行过程里是需要对结果负起责任来的。在一个远程工作团队中,这意味着身处异国的团队需要担负起整个项目大部分的工作量,而负责人往往是在本国,需要将百分之一百的信任放在他们的身上。这个人必须做到真正的方式,将微观下的管理和控制交由底下的一些人来完成。

他所需要关注的就是最后评估结果。

以上就是团队领导人需要注重的方面,相信把以上的这些要点做好了,远程工作团队会发挥出来真正的潜力,创造出更大的价值。

 

本文来源:readwrite

来源: TECH2IPO/创见

译者:花满楼

译文地址:http://tech2ipo.com/101330

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