运用得当时间,有效管理每一天

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最近,我碰巧读到一篇布伦尼·韦尔(Bronnie Ware)写的短文《临终病人的五大憾事》。许多年来,韦尔一直在照护临终前返家的病人。这些病人最常出现的遗憾是什么?“希望我曾经勇敢地选择忠于自我的生活,而不是照着别人的期待过日子。”其次呢?“希望我没那么努力工作。”

我们可以通过以下两种方式来理解这些遗憾:1、不要工作得太卖力,要把时间花在忠于自我的生活上;2、一样努力地工作,甚至更努力,但要做自己看重的事。这些事必须忠于自我的生活,是你认为重要且有意义的事。

如果把临终病人的两种遗憾放在一起看,就可以了解人们之所以感到遗憾,并不是因为花那么多时间在工作上,而是竟然那么努力去做一些自己并不看重的事。如果我们的工作是我们所看重的,能代表忠于自我的生活,我们就会活得更充实。当我们即将告别人世之时,就不会有遗憾。

  专注于少数几件重要大事

这世界上有太多事要完成,有那么多有趣的人、好玩的活动、值得去做的事、有吸引力的机会,实在太难选择了。所以我们干脆不选,每一样都来一点?

大多数的时间管理方法都有个问题,那就是它并不是协助你解决这个问题,而只是专注于教你怎么以最少的时间完成所有事。但这是个错误,就好比在自助餐厅里每一样多吃一点,是个错误的做法一样。因为想要完成所有事情,会让人抓狂、筋疲力尽。

想从自助餐厅安然撤退,秘诀就在少吃几样。想要过着生气蓬勃的日子,秘诀也是一样,那就是少做几件事。也就是说,对于要做什么,必须要有策略;对于不该做什么,也得痛下决心取舍。

说得再具体一点,我们应该专注在少数几件事情上。我自己在经过多次的尝试错误之后,得出的数字是五件事情。

我决定把这一年的重点放在五件事情上,其中三件与工作有关,两件是私人事务。我做的(几乎)每件事,都必须属于这五个领域。如果不是,只好礼貌地拒绝。

为什么是五件事?因为对我来说,这样似乎运作得不错,必须完成的重要事项都包含在内,而且不至于筋疲力尽。但适合你的可能是三件事,也可能是七件,只要对你有效就行了。你会知道运作的效果,因为如果有效,你在每个领域都能得到成就感,不会杂乱而手足无措,或丢三落四。

那又为什么是一年?因为一生太长,一个月又太短,用一年来实现长期重点刚好。我们常以年进行思考,像是学年度、生日、宗教节日、薪资、红利、绩效评估,都是在一年期限内进行,而且一年的时间刚好足以得到真正的进展,却又不致迷失。

以下是我的五项重点:

·三项与工作有关:服务现在的客户;开发未来的客户;写作及演讲。

·两项与个人有关:与家人和朋友相聚;做些有趣的事,照顾好自己。

这些事大都是无法明确量化的,但没关系,这些并不是目标,也不是所有事情都要有个量化的目标。这些是重点领域,是你想要投入时间的事项。如果你想要的话,可以再为每个领域设立特定的目标。

你的清单会不同,因为你和我不同。重点在于你得有意识地去列出这张清单。在接下来的这一年,你想要专注在哪五件事情上?它们必须对你有重大意义,你才会投入那么多时间在上面,并知道你对时间使用得当。

换句话说,就是在自助餐厅用餐时,拿一个可装五种菜色的盘子,不能再多了。既然只能选择五种,就要确定拿到的是既营养又好吃的菜色。

怎样运用时间才算得当?确认你的清单能够运用你的能力、包容你的缺点、强调你的独特之处,并反映出你的热情,那就对了。同样重要的是,也要包括接受挑战、与他人合作的机会,以及受到认可的机会。

一旦确认能够反映出上述元素的领域,接下来就得针对不适合放入盘里的东西,做出困难的决定。

当决定好你的五个重点之后,把95%的时间用在上面,剩下的5%用来做其他零碎的事:帮忙同事;换机油;读完针对iPad的评价,然后排队去买一台,这些都能运用那5%的时间去完成。但如果这些事占用你20%的时间,那表示你花太多时间在别人的要务或无聊的生活琐事上,没有留足够的时间来进行自己的要务。

有时,你会面临重点之间的冲突;我就曾遇过,那次是TED邀请我去演讲。我觉得TED大会很令人赞叹,而且演讲明显符合我的“写作及演讲”重点,但日期和我妻子伊莲娜40岁及她父亲70岁的生日晚会相冲突。最后我决定推掉演讲邀请。

并没有任何公式可帮助你在五个领域之间做抉择,但当冲突发生时,静下心来想一想,大多数时候你会有答案。如果没有,那这里提供一种方式:想想看你最近花最多时间做哪些事,如果其中某个领域占用的时间明显较少,就选它,作为平衡。如果不能决定,那选任何一个都好,至少你知道两个都值得做。

  一件一件选定要做的事

你已经知道这个年度首要的五件事是什么。这些事必须成为每日生活的基础,也就是你的组织结构。想让你的年度重点工作有进展,就必须专心把时间投入其中,每天都是如此。

这时,一份有条理的工作清单就能帮上忙。这份清单必须保持单纯,否则光是制作工作清单,就又多了一项工作。制作工作清单时,请依据你的五个领域来分类,然后加上第六类,并标示为“其他5%”。

以我的某一天为例,工作清单会像这样:

  透过这样的清单架构,把令人手足无措的事项,切分成容易管理又切实可行的工作区块,同时确保时间花在对的地方。光说不练没有意义,要真的花时间去做。我的工作清单就是我的计划,也是我要投入时间心力的重点。

这个架构既单纯,又有助于专注,是你展开一天的好方法,但功用不仅于此。它还能提供信息,让我知道自己怎么处理各项重点领域、各领域之间如何建立关系,以及为了在各领域取得进展所做的努力。

看看前述清单,你会发现在这个特定日子,“服务现有的客户”的比重远超过“开发未来的客户”。只有一天这样没关系,但如果是长久现象,在整个月当中,关于现有客户的工作都填得满满的,而对未来客户的工作却空荡荡,我就会知道自己必须调整,才能让业务成长。

当工作时间发生冲突,必须有所取舍时,这个清单架构尤其有用。例如有两个会议都很重要,而我必须择一参加,这时就可以根据自己运用时间的多寡,看哪个重点领域的活动较少而做出决定。这能帮助我保持平衡。

另一方面,在“做些有趣的事,照顾好自己”的领域,我也只有一个活动项目,但因为写作、家人和朋友全是我能量的来源,所以没有关系。

我也注意到“其他5%”的活动总是满的,这些都是非常行政事务导向的,而且占据我超过5%的时间。这可能表示我应该雇用一位行政人员,或该把一些事项延后,直到行程表空出更多的时间。

只要有条理的把任务栏成清单,着重在本年度想完成的目标,就可以减少令人窒息、动弹不得的状况。

 18分钟轻松管理每一天

你可能不知道:人们在工作时,平均每小时会被打扰四次,而且有40%不会回到被打扰前的工作;有将近95%的经理人认为,最浪费他们时间的三件事是不必要的会议、不重要的邮件、冗长的简报内容;而电子邮件与电话造成的分心,会让人的智商降低10分,比抽大麻的影响高出一倍;一心多用,则会让生产力下降40%。

成功者都有一个管理工作生活的好习惯,而这个习惯可以只占每天的18分钟:

·上班前花五分钟,规划当日工作重点。在打开计算机前,先坐下来,拿出工作清单,看看有哪些项目可以让这一天变得很有成就。有哪些事项是实际可行的,能让你更专注在年度重点上,并让你在一天结束时感到自己过得很有效率而成功?然后,把这些项目从工作列表上挪到日程表。别忘了:要确保列表上的任何项目不会留在那里超过三天,要么把它们写入日程表,要么就从清单上拿掉。

·每小时花一分钟,重新聚焦。把手表、手机或计算机设定成每小时响一次,然后开始针对日程表上面列的事项工作。当闹钟响起,深呼吸,问问自己,过去一个小时是否有效率。然后看一下日程表,有意识地承诺自己要如何度过下一个小时。一小时接着一小时地管理每一天,别让时间来管理你。

·下班前花五分钟,诚实检讨并反省自己。在一天工作即将结束之际,关上计算机,回顾今日,问问自己三组问题,例如:今天过得如何?今天学到了什么?需要向谁回复最新消息吗?快速写几封电子邮件或打几通电话,确保自己与应该联络的人联系。

每天给自己18分钟。你将学会如何有效管理每一年、每一天、每一刻:掌握专心的秘诀,有效排除干扰;除了管理自己,还要熟知如何设定界线,以防别人浪费自己的时间;不必忙于搞定所有的事,而要在有限时间内完成真正重要的事。站高一点看自己,心灵富裕,工作才有效率。

彼得·布雷格曼(Peter Bregman)是战略咨询师。

来源:产品中国

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评论( 1

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  1. 不错!

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