当设计遇上时间,我们的时间管理

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推荐理由:作者@雅秋168 。很多时候,设计师在项目中出现的问题已经不是设计本身的问题,更多的是管理时间的问题。今天我们将会带来两篇文章的分享,一起来关注我们的时间管理。

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设计师内心都有着某种“匠人情节”,他们喜爱有自己独立的空间和时间,期待有个无人打扰可以沉浸自己爱好的木屋或是在某个海边拿本书放空…..但是仔细想想我们怀揣的这些梦想如今完成了几样?(就像首歌唱得一样伤感)为什么事情那么多,总是做不完?明显觉得体力不行了,却根本没空运动?总是没时间么?

有人说时间是这个世界上最公平的东西,但是世界上总有一些人用20%的时间完成后一种人用80%完成的事情。因此前一种人忙着考虑如何打发闲暇时间,后一种人红着眼眶熬着夜。

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如果每天做一个表格记录下每小时的时间是以哪种形式花费的?集中精力工作、无意义的浪费时间,还是真正的休息。最后你会发现真正用在正事上并不多。多数都停留在 无意义的浪费,这些浪费被称为时间的黑洞。

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常见的时间的黑洞有:超市、电视和网络时间黑洞。

什么是超市时间黑洞?比如下午和老婆逛超市,想买点水果、估计最多花费10分钟。走进超市想,买什么水果呢?看到苹果,不错——哇,那里香蕉在打折!怎么办呢?先去拿个购物篮吧,装进香蕉和一些苹果之后发现苹果旁边还有进口果酱,看起来蛮不错的,早上不能总吃油炸食品,不如从明天早上开始烤面包、夹着果酱、喝牛奶。不过先在此之前把购物篮换成购物车吧….

电视时间黑洞:本来想做个ppt,已经1个小时了,劳逸结合,先休息下,打开电视,正在演《大话西游》虽然看了无数遍,但是每一遍都不能错过。看完换个台,这不是那谁么参加这个节目,看看有什么八卦….就这样本来打算休息1小时结果3小时过去了。

我们现在遇到最多的是网络时间黑洞:早上来到办公室,倒好水,打开电脑,开始新的一天的工作,不过别着急,先打开qq看看谁在线。打开微博看看最新新闻,看到有人发新片预告,又上网找到下载地址….结果想到工作的时候上午已经过去了。

上述的例子共同特点是:提供很多相关信息(超市的苹果=梨子=果酱等等,互联网上提供的众多浏览信息)吸引我们的注意,使消耗的时间在不知不觉中膨胀。这源于我们的大脑喜欢创造性思维,不善于记忆规律、枯燥、目的性不强、没有主动性的事情。大脑对形成强烈刺激的事情才能被存储下来。人们在网络中尤其容易丧失空间感和时间感。(另外一面,内容型互联网产品可以充分利用这点,提供更多相关信息,从而增加用户粘度。)

避开时间的黑洞有很多方法:比如,

  • 尽量隔绝自己
  • 设置任务最后期限
  • 做事情要分轻重缓急,先解决最重要最迫切的

最后一点非常有效,先搬掉最大的石头,做掉紧急而重要的事情,相信之后身心都会轻松很多。设计页面的时候我们经常按照优先级 ,对于页面的主要功能进行优化和布局,比如重要内容在第一屏,重要操作要做颜色重点区分。时间管理也是同理。如果把事情按照紧急和重点来区分,可以分为四个维度:

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关于第四象限-不重要且不紧急的事情,比如,看无聊的电视节目等等,这个作为其他三个象限以外的调节是可以的,但沉浸其中,时间的价值就大大折扣。第一象限重要且紧急的事情:比如:项目时间点设计师交付文档、发布前的bug。这些事情必须马上做,否则后果很严重。

对于第一象限和第四象限我们很好理解,也容易行动。但是对于第二象限和第三象限的事情我们往往做着错误的判断。你是会先处理第三象限更紧急但不重要的事情,还是优先处理第二象限重要但不紧急的事情呢?很多人恐怕毫不犹豫选择先做紧急的事情充当救火队吧?答案是大错特错。很多人都会被这象限的假象迷惑,认为紧急=重要,其实紧急和重要一点关系都没有。

我想设计师没少遇到突然某天接到朋友请托,做个设计这种事儿吧。虽然我不明白为什么很多人觉得设计是个分分钟搞掂的事情,而且经常是“免费”午餐。(无奈啊….)这些都属于第三象限紧急但不重要的事情。在这个象限投入的时间是相当可惜而且无奈的,忙活了半天可能没什么效果,反而耽误了重要的事情。我们该思考如何减少这里的事务?有个方法就是甩掉身上的猴子。源自比尔、翁肯提出的猴子法则,他把工作比喻为活蹦乱跳、随时可以跳到你身上的猴子。试着想这样的情况:某天在走廊遇到产品经理,他说设计某个项目时候有个地方很麻烦,能不能和你谈谈?于是你开始关切地听他讲述。结果果真很麻烦,你听了半小时才弄清楚怎么回事,而且还没法给出建议,于是,你说这个问题很复杂,我现在没有时间和你讨论,让我想想,回头咱们再谈谈。在走廊偶遇之前这只猴子还背在产品经理的背上,你甚至都不知道这只猴子的存在。接着,你开始听他的讲述,猴子的一只脚悄悄地跨到你的背上。听完后你表示要仔细想想再讨论。这时候猴子已经完全转移到你的背上,而产品经理变成了监督者。此后,他还会时不时跑来问:那件事你考虑的怎么样了?生活中还有很多这样的猴子,比如老婆问:明天下午是否可以陪她逛街,父母突然要买新的电器…..如何甩掉这些猴子,这里也给出些参考回答:

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解决这些问题的标准就是甩掉自己身上的猴子,或者把猴子放回到主人身上。逐渐走出第三象限。这点的重要性,没有比微博上看到小帅童鞋的一段话更能说明了:

“设计师在项目中的价值体现于成体系的细节之中,这需要全身心甚至忘我的投入。同时参会与或管理多个项目的设计师,基本发挥不了这个价值,不要妄想多做。质量都好,基本不可能;多做,质量一般,那有苦劳没功劳;少做,质量一般,那是不合格;所以,设计师只有一条出路:就是少做,精做,保证质量。”

所以,设计师们尽量学会甩脱猴子,去做更重要的事情吧。

走出了第三象限,对于第二象限-重要但不紧急的事情:比如,学习某个工具软件、制作常用axure原型组件。这些看起来不紧急的事情,一旦不处理迟早有一天会发展到第一象限。所以要有计划的去做。

如果你和我一样都是拖延症候群患者,某天要做个ppt,摆好咖啡,打开电脑,额该怎么写呢…..对了,上次某某给的资料可能有用,网上搜搜资料,哦对了今天有生活大爆炸,打开网页看视频吧….这个有够难写,从哪里开始写呢。就这样40分钟过去了依旧一个字没动。这是为什么呢?主要是错把项目当作行动

比如为一些重点项目(大改版,新产品)制定设计策略,一上来可能手足无措。如果思考的问题变做“确定产品定义”是不是就容易找到感觉了呢?

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以上这些都是关于GTD(getting things done),来自大卫艾伦《Getting Things Done:The Art of Stress-Free Productivity》(《尽管去做:无压工作的艺术》)。之后被扩大成更宽泛的含义——时间管理。

总之,好的设计师不仅要会处理页面的优先级,也请设计好自己的时间和生活~空了大家可以继续研究下时间管理,最后推荐两本书《番茄工作法》和《小强升职记》。

Via:作者博客

 

下面是来自腾讯科技的一篇文章,原标题《创业者的10个生产力咒语:不要试图控制他人》

时间管理项目公认专家珍·叶格(Jan Yager)博士刚刚发布了《从零效率到高效率 : 用20%时间 完成80%工作》(Work Less, Do More: The 14-Day Productivity Makeover)一书的最新版本。

叶格在书中加入了赋予你竞争力的10个生产力原则:

1.很好的控制自己。但不要试图控制他人。你首先需要解决的关键问题是分心。这就是无休止邮件、电话和日常危机的痛苦,它妨碍了你取得真正重要的成就,像接触客户等等。成为一个良好典范就是要具有成效,但试图对他人进行控制往往是徒劳的。

2.不要试图去做每件事件,否则你可能只有小作为。帕雷托法则(Pareto principle)指出,你80%的成就,来自于你20%的努力。找出值得你付出20%努力的工作,然后关注于这些工作。每天先开始做你当天需要做的高优先级工作,将电子邮件和电话留在一天结束的时候来处理,如果你那时还有时间的话。

3.花时间对自己进行安排,这将会节省你的时间。一个重要的生产力杀手就是混乱无序,以及浪费时间来寻找东西。用点时间来打造一个联系人数据库,并且构建一个包含整个搜索能力的在线文件归档系统。如果需要,聘请一位专家,以便能自动执行重复性的任务。

4.目标是达到卓越,但拒绝完美主义。根据定义,没有人或者业务是完美的,因此达到完美并不现实,并且注定要失败。卓越的目标,让人称赞,但如果将其理解成完美,那么将弄巧成拙,毫无生产力可言。

5.理解和克服拖延问题。担心成功和害怕失败是多数拖延行为的根源。心理学家认为,拖延者实际上是在破坏自己。他们在自己的道路上设置了障碍。他们实际选择的道路,损害了他们的生产力,限制了他们在业务上的成功。避免出现这种问题。

6.掌握节奏,使你不是不停的工作。休息让你拥有足够的生产力。拥有足够的睡眠,能使你在整个白天以及晚上,保持活跃。在你的时间中安排出休息时间,像安排远离你的办公桌来吃午餐,以及每隔一段时间出去呼吸一下新鲜工作等等。

7.使用你的聆听技巧来变得更加高效和有效。通过聆听团队和客户的需求,对症下药,来最大化你自己的生产力。但仍要挤出时间,来设定高层次的业务战略和目标。

8.生产力是一个相对概念。业务中的感知是真实的。最具生产力的团队成员,是那些一直以来做的多的人,尽管这些人很少做出承诺。生产力是每单位时间的感知价值,与用于工作的具体时间或者工作强度无关。生产力是可量化的结果。

9.对于你的生产力,拥有明确的衡量尺度。如果你不能或者不会衡量结果,那么你就不能管理任何活动,或者运营一项业务。一位企业家最终的工作是按照要求的结果,来定义成功。没有了目标,也就没有可以进行衡量的生产力。

10.委托工作,而不是关系。将工作委托给能够快速或者低价从事该工作的其他方,这是一个增加生产力的方法。但要与所有关键的相关方保持联系。如果你你不能与关键客户、消费者和卖家进行沟通,你就不会拥有管理生产力所需的关系。

 

来源:互联网er的早读课

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