从公司层面和个人层面,说说降低沟通成本的几个建议

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80年代,“时间就是金钱、效率就是生命”这句话,曾被誉为“知名度最高,对国人最有影响的口号”。30多年后互联网时代的今天,再回看这句经典,发现它仍旧值得我们借鉴。

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互联网追求效率,每个企业都想在最短的时间内,创造出巨大的利益。不过现实情况却是:在具体实践过程中,往往因为沟通成本太高,最终使得结果不能令人满意。

沟通成本太高,带来的危害显而易见,比如浪费时间,项目延期交付,不必要的加班,职责的混乱等等。结合以往的经历,对于解决沟通成本太高问题,笔者提出以下建议,仅供各位参考。

公司层面

一、公司部门间的沟通问题

这主要指产品与技术的恩怨情仇,运营与设计、文案的爱恨纠葛,文案与设计的悲欢离合等问题。其实,总结起来看,部门间的沟通成本太高,本质上是需求与解决方案不能达到很好的契合,或者说没有找到最优解。所以,解决部门间的沟通成本太高问题,笔者建议:

  1. 如果需求能够当面说清楚,就不要用社交软件(QQ或者微信)解决;
  2. 要习惯使用邮件,尤其是有重要需求的提出或者重要工作任务的部署的时候,毕竟邮件易保存和查询;
  3. 对于多人参与的工作,最好能够在方案确定的前、中、后期,组织小型会议,与相关人员共同商议;
  4. 梳理出清晰的流程。分配工作时,要明确谁是第一责任人,谁是第二责任人,工作过程中的各个时间节点应该固化下来,明确奖惩机制,一切按照流程办事。

二、总部和分城市的沟通问题

除了部门之间的沟通可能出现成本过高问题,总部和分城市沟通时也会出现这种问题。由于距离较远,总部城市和分城市消费观念存在差异,这就导致了在策划活动时,总部的统一部署与分城市的的不一致、分城市自主运营能力较弱,分城市不能及时回复、活动方案修改时间较长,修改次数频繁等问题。针对以上问题,笔者的建议如下:

  • 大型活动应由总部统一部署,各分城市可根据方案进行不同程度的微调,但总原则不变;
  • 对于小型活动,应给分城市独立的自主权,但方案应向总部报备;
  • 在分城市的组织架构还没有完善,需要总部扶持的情况下,分城市要将具体的工作需求罗列清楚,由总部委派专人统一调度,分配各项任务,然后将工作成果汇总到被委派人手中,再交由分城市;
  • 应该定期举行城市间的电话会议,进行阶段工作任务部署与复盘;或总部、分城市互派人员定期出差考察,了解分城市和总部的运营情况,学习总结;
  • 由于距离问题,总部人员可用社交软件和邮件进行任务的通知,但如果分城市没有及时回复,可致电分城市负责人知晓。

个人层面

笔者认为,在与各部门、各城市沟通的过程中,最重要的角色就是对接人。因为对接人不仅是传声筒,同时也是工作执行部门的任务分配者,以及整个工作进程的把控者。所以,这就对对接人的工作提出了很高的要求。我认为作为一个对接人,应该至少这样做:

  1. 将需求罗列成清单,并按照紧急程度进行时间的分配。
  2. 对每项工作所要取得的效果进行提前评估。
  3. 将每项工作分配给各个工作承担者,并规定完成时间。
  4. 在工作承担者工作过程中,跟踪进程。
  5. 工作初稿完成后,与任务承担者共同修改。
  6. 修改完之后将工作汇总,检查有无遗漏,并将已完成的工作,逐一勾掉。
  7. 将完成的工作交由需求者。

工作中的沟通问题至关重要,希望笔者在工作过程中总结的这些经验,对你提高工作效率会有所帮助。

以上。

 

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评论( 1

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  1. 正好我们公司去年也遇到类似的问题,特别是跨部门交流。产品和技术和设计,简直相爱相杀。我们当时也考虑到文中所说的解决方案,当时执行起来太难,增加一项管理内容增加大家的负担。最后我们用鱼骨执行力app来解决内部沟通问题,用目标管理的方式来做协同,把工作拆分成一个个任务,每个任务都有负责人、完成时间、目标,沟通讨论留存,所有人对自己的工作负责。有时候效率不高真的不是不懂方法,只是少一个顺手的工具。

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